提升檔案管理科學化 開創檔案工作新局面

文/山東省濱州市優撫醫院 孫紅方

提升檔案管理科學化 開創檔案工作新局面

文/山東省濱州市優撫醫院 孫紅方

面對全新的形勢，提升檔案管理科學化水平的要求顯得日益緊迫。本文分析了檔案管理科學化的內涵及重要意義，探討當前檔案管理工作存在的問題，就怎樣提高檔案管理科學化提出幾點具體措施。

檔案管理；科學化；創新發展

隨著社會主義現代化建設的不斷推進，科學技術的不斷突破，檔案作為一種信息資源，已經滲透到各行各業，融入社會生活的方方面面，成為單位工作和人們日常生產生活不可缺少的重要內容。如何主動順應發展要求，更新檔案管理內容，提升檔案管理水平，全面實現檔案科學化管理，是檔案管理工作者需要面對和認真思考的重要問題。

一、提高檔案管理科學化水平的內涵及意義

提高檔案管理科學化水平，其內涵就是以科學理論指導檔案管理，以科學方法推進檔案管理，以科學制度保障檔案管理，推動檔案管理規范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質量和效益。檔案管理作為一項基礎性工作，集管理性、服務性、政治性于一體。隨著社會信息化進程的加快，檔案管理在各個領域的地位越來越高，作用越來越大，與人們的生活和機關、企事業單位聯系緊密。因此，如何提高檔案管理科學化水平，保證生產生活以及各項工作高效、有序、協調地運行已經成為迫在眉睫的事情，其重要意義主要體現在以下幾個方面：

（一）提升檔案管理科學化是順應科學發展觀的必然要求。新時期檔案工作體現出了更強的社會性、全民性和公益性，檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進檔案館，登錄互聯網。因此，檔案事業只有走出神秘的象牙塔，聯系于社會、根植于大眾、服務于現實，才能有廣闊的發展空間，才能實現可持續發展。

（二）提升檔案管理科學化是推進信息化社會發展的前提條件。隨著媒體設備和網絡技術的發展，信息技術被廣泛運用到多個領域中，人們的生活方式發生了翻天覆地的變化。如果仍然沿用傳統的檔案管理模式和方法，難免會造成一定的信息滯后，也不利于檔案管理工作適應性的提升。為此，我們必須不斷關注社會和科技發展趨勢，努力創新，不斷提高檔案管理的科學化水平。

（三）提升檔案管理科學化是促進檔案事業健康良好發展的重要保證。經過長期努力，我國檔案管理工作日益完善，其范圍由小到大，門類由簡單到齊全，技術由舊到新，取得了長足發展和進步。但與新的形勢和任務相比，檔案管理工作依然任重道遠，面臨許多亟待解決的矛盾和問題，比如整理不規范，分類不科學，利用率低等等。因此，要在新起點上推動檔案事業健康良好地發展，必須在提高檔案管理科學化水平上下功夫。

二、當前檔案管理存在的問題

在新時期的時代背景下，檔案管理工作面臨著巨大變革，而我國在檔案管理科學化水平程度上還存在很大差距，一系列問題的出現制約了檔案管理的進一步發展。

（一）檔案管理的觀念相對滯后。結合當前檔案管理的實際現狀來看，很多人對于檔案管理工作并沒有真正的理解，甚至存在很多偏見，大部分人認為檔案管理工作不需要太強的專業性，就是檔案的收集、整理、歸檔，缺乏對檔案管理工作真正的理解與重視，從而導致檔案管理工作的質量不理想，甚至敷衍了事；此外，在現在的檔案管理工作中，大多只是保存，而疏于利用，很多檔案館不對公眾開放，即使開放，也只是小范圍開放，公眾想要查詢利用檔案資料比較困難，檔案成為一種死的資源，不能發揮其應有的價值和作用，直接影響檔案管理科學化水平的提高。

（二）檔案管理的模式陳舊落后。在很多地方，檔案管理雖有一定規模，但內部管理與實際發展脫節，檔案分散保存在各個職能部門：如有的單位文書檔案保存在辦公室，財務檔案保存在財務科，科技檔案零散保存在其它業務性科室。各部門之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態，而大多數檔案管理人員沒有經過系統正規的培訓，檔案管理知識有限，不懂分類整理，影響檔案的查閱利用；除此之外，不少地方，檔案管理工作只是一種形式，沒有相應的制度進行保障，缺乏統一管理，難以保證工作質量和效率；即使制定了相關的規章制度，卻沒有明確檔案管理的方案和手段，導致很多檔案資源的使用價值難以得到有效發揮。

（三）檔案管理的信息化程度不高。伴隨著計算機技術的普及，檔案管理網絡化成了信息時代的必然趨勢。盡管如此，一些檔案管理部門依然沒有屬于自己的檔案管理系統，有些地方盡管有了類似的系統，但卻沒有配備相應的管理人員，還是習慣于純手工操作，檔案的利用依舊依賴于紙質查詢。雖然相對于電子檔案的易損壞等缺點，紙質檔案相對要安全穩定很多，但是這樣并不利于紙質檔案的長期保存，也讓工作效率大打折扣。因此，要運用現代化管理手段解決電子文件中原始信息的長期保存問題，任重而道遠。

三、提高檔案管理科學化水平的途徑

（一）進一步建立科學的檔案管理理念。要提高檔案管理科學化水平，首先需要轉變以往落后的管理思路，從思想觀念意識上打破傳統管理理念的束縛，從更高更長遠的角度去認識檔案管理工作的性質，并結合時代及社會發展需要，樹立科學全面且緊跟時代發展的全新檔案管理理念。其次要提高對檔案管理工作的重視程度，正確認識傳統理念的錯誤之處，深入了解新時期檔案管理工作的目標、任務和意義，分析傳統管理工作中的不足，從根本上提高檔案管理科學化水平。

（二）進一步健全科學化的檔案管理機制。檔案的管理機制，最重要的是要保證檔案及時和完整收集，檔案管理要滿足時代及社會發展的需要，要利于檔案管理工作的可持續發展。在具體的工作中，要通過有關的規章制度和法律法規來通過立法完善管理機制，并在此基礎上推動檔案管理的自主創新。此外，還要加強對管理者思想上的重視，從根本上提高管理工作者對檔案重要性的認識，設立相應工作機構配備合格的檔案管理工作人員，并通過對檔案管理工作不同環節管理制度的監督以及責任追究、業務考核和表彰獎勵等來深化內部體制改革。

（三）進一步加強檔案管理的現代化建設。提高檔案管理科學化水平的一個重要手段就是實現檔案管理現代化。因此，我們要加強檔案管理的現代化建設，首先要加大信息技術與設備的投入，構建綜合性較強的信息化檔案室，特別是強化紙質檔案向電子檔案的過渡，逐步實現自動化管理。其次，要加大信息安全的維護，將網絡技術、通信技術等與檔案管理有機結合起來，在提升檔案信息共享傳遞效率的同時，利用有效的技術手段保障網絡檔案的信息安全。最后，結合檔案管理現代化技術的發展轉變工作服務模式，利用信息化手段所帶來的便利，更好地為用戶提供檔案利用查詢等服務。

（四）進一步提高檔案管理的利用程度。檔案管理工作的最終目的在于利用，對于很多檔案資料，能夠使其發揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進一步提高檔案管理的利用度，讓檔案能夠最大限度地發揮其應有的價值，產生相應的社會效益和經濟效益。首先，要推動檔案管理在服務上由封閉型轉向開放型，在新的歷史時期與時俱進，適應社會不同群體的需求。其次，要推動檔案管理在資源上有數量型向質量型轉變，并不斷轉變服務觀念改進服務方式，為用戶提供更全面細致的服務。最后，在收集檔案資料時要進行系統的整理、科學的分類，深入挖掘檔案價值的同時還要促進各檔案管理機構之間的橫向聯合，建立互動交流機制，更加系統全面便捷地為用戶提供服務。

【參考資料】

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇.山東社會科學,2011(1):174-176.

[2]談亞芳.信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考,2015(3):88-89.