現代企業信息化環境下的檔案工作創新

文/陜西延長石油集團氟硅化工有限公司 雷穎潔

現代企業信息化環境下的檔案工作創新

文/陜西延長石油集團氟硅化工有限公司 雷穎潔

隨著科技的進步和社會的發展，將現代科技信息技術應用到檔案的管理工作中，既能保證科學管理，又能提高管理效率，推動了檔案工作創新突破性進展，滿足現代社會的檔案工作需求。檔案工作是一項數據量大、時間周期久的復雜工作，傳統的檔案管理已經難以保障現代社會的檔案工作，只有進行工作創新，才能保證檔案工作在現代信息化環境下正常、有序、高效地運行。

現代企業；信息化環境；檔案工作；工作創新

現代企業的發展強調的是時間和效率，中國企業信息化檔案工作雖然在不斷發展完善，但還存在諸多問題。為了適應新技術、新理論的發展過程，需要進行信息化環境下檔案工作的創新飛躍，從根本上解決思想觀念落后、創新意識缺乏和信息化程度不高、技術含量欠缺等問題。

一、現代企業信息化環境下檔案工作創新的概述

新時代對檔案工作有著新的要求，傳統的檔案管理工作耗費著大量的人力、物力和財力，通過人工歸檔管理，效率低下，容易丟失、出錯，嚴重阻礙了企業檔案工作的運行。利用計算機技術將檔案信息化處理，是一種全新的、先進的檔案管理模式，很好地解決了傳統檔案管理工作重藏輕用的特點，大大方便了檔案信息的使用和查閱，提高了工作效率的同時，適應了現代企業高速發展的需求。

二、現代企業信息化環境下檔案工作創新的問題

我國現代企業信息化環境下檔案工作創新實踐中還存在很多問題，其中最主要、最明顯的有三點，這些問題的解決能夠給現代信息檔案工作帶來便捷。

（一）檔案網絡流通、共享、查閱的安全性和保密性不高。由于網絡是以面向大眾為基礎的服務工程，因此，將檔案信息化、數字化進行網絡的傳輸和共享，就有可能造成檔案的泄露和惡意篡改，嚴重影響了檔案的安全性和保密性。一方面由于檔案管理工作人員的安全、保密和防范意識不足，導致檔案監管缺失，使得不法分子擁有可乘之機；另一方面，計算機技術的不足，電腦病毒、木馬、黑客攻擊等都會使檔案受到破壞和威脅。

（二）電子檔案的大量存在。電子檔案是將紙質檔案信息化和數字化，通過虛擬載體進行檔案的管理、儲存、調閱等服務。這種電子檔案對檔案管理工作人員的專業素養和計算機技術要求都很高，既需要清楚電子檔案的概念、數據處理模式和網絡管理方法等，又需要進行整合利用、數據管理，建立起大型的檔案數據庫。

（三）競爭與協作理念。適當引入競爭機制，既能促使檔案管理各部門溝通交流，團結協作，又能提高檔案管理工作效率，提高信息處理技術和自動管理技術，加快推進檔案管理創新進程。

三、現代企業信息化環境下檔案工作創新的策略

（一）建立檔案信息數字化和信息化理念。電子檔案存儲于內存之中，能夠將紙質信息轉化為數據信息，具有存儲數據量大、存放空間占有率低的優勢，同時能夠多樣化儲存，包括文字、聲音、圖片、視頻等，既能豐富檔案內容，又能提高信息存儲效率和正確率。同時，由于紙質檔案可能會受潮、日曬、腐蝕，造成不可修復的毀壞，而數字化檔案不受自然條件限制，能夠長期保存，如果同步到云端，還能實時共享。而且，如果對電子檔案進行加密處理，還能保證安全性，而紙質檔案的保密程度就遠不及電子檔案。因此，需要樹立起正確的檔案信息數字化和信息化理念，清楚電子檔案的優勢，積極實現檔案的電子化進程，加快數字化速度。

（二）規范檔案信息創新管理標準。只有建立健全規范的檔案信息創新管理體系，將檔案管理新模式規范化、標準化、統一化，才能保證檔案信息管理工作正常、有序進行。信息時代的檔案管理工作需要進行統一標準的著錄標引、統一的檔案管理系統和統一的數據格式結構等，只有一體化管理，才能最大限度地提高電子檔案信息的融合，才能提高檔案管理效率，才能形成體系化管理模式。

（三）完善電子檔案安全保證體系。電子檔案可以通過壓縮編碼加密等技術使得檔案讀取具有非隨意性和針對性，能夠最大限度地保證電子信息內容的保密性和安全性，然而，電子信息檔案是依托于計算機技術和互聯網信息技術建立起來的信息庫，在保證共享和實時的同時，卻由于互聯網自身存在的漏洞，出現檔案泄露等嚴重后果。這就需要在檔案管理工作中建立完善的電子檔案安全保證體系，進行保密監督和管理，進行安全備份，對檔案使用流程嚴格跟蹤監控記錄，一旦出現可疑情況及時處理。

（四）提升檔案管理工作人員素質。傳統檔案管理對工作人員的專業素養要求不高，而現代企業信息化環境下的檔案工作對工作人員的專業素養和道德素質要求很高，既需要檔案管理業務，也需要一定的計算機信息技術，能夠保證檔案的日常操作、管理和維護，能夠在出現安全和保密問題時及時解決。同時由于檔案管理工作的特殊性，需要檔案管理人員具備高度的責任心和使命感，既要重視檔案的重要性，又要保證檔案的正確性，不斷適應檔案工作的創新，才能提高自身的綜合素質。

四、小結

在我國信息化的大環境下，現代企業踐行檔案工作創新是社會發展的需要，也是企業發展的需要。面對我國檔案創新工作所暴露出的各種問題，需要深入研究，及時解決。一方面，建立檔案信息數字化和信息化理念、規范檔案信息創新管理標準。另一方面，完善電子檔案安全保證體系，還要提升檔案管理工作人員素質。給予檔案創新管理足夠的重視，才能保證檔案管理技術與時俱進，更好地為社會服務。

【參考資料】

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