“互聯網+”背景下檔案工作的問題和對策研究

文/浙江省湖州市疾病預防控制中心 潘青

“互聯網+”背景下檔案工作的問題和對策研究

文/浙江省湖州市疾病預防控制中心 潘青

檔案管理屬于傳統的管理領域，檔案管理范圍十分廣泛，可以包括財務檔案、人力資源信息、項目資料等，這些資料和檔案都或多或少關系到集體及個人的利益。不過傳統的檔案管理是有局限性的，那就是管理檔案的效率很低，而且信息也容易丟失。我國現在的網絡技術已經很成熟了，應用在信息管理上游刃有余，并取得了令人滿意的效果。本文進一步分析“互聯網+”的現狀，并對檔案管理進行研究，提出對應的改進方案。

互聯網；檔案工作；對策

一、“互聯網+”背景下檔案工作面臨的挑戰

近年來，我國將“互聯網+”這一具有時代意義的理念列入國家發展戰略中，并且越來越重視。各個行業都掀起了“互聯網+”傳統行業的熱潮，在這樣的背景下，檔案工作也面臨著巨大的挑戰。

（一）管理模式變革。傳統的檔案管理會重點依靠管理人員的經驗，沒有重視科學系統的檔案管理。由于互聯網的信息技術是很新的技術，其所建立的管理系統也有別于過去的材料管理模式，傳統的模式沒有標準化流程，網絡技術去建檔也是需要標準化的模式，同時對管理人員也有專業要求，管理人員需要具備互聯網技術，也要懂信息的背景知識，這樣的話可以馬上適應檔案的管理工作。

（二）管理難度增加。新興的網絡信息技術對傳統的檔案管理沖擊很大，互聯網信息的優勢是可以標準化管理信息，檔案自身也是信息的一種，只是檔案的動態差異性會更強一些。另外檔案的數據也會增加，同時會加大管理的難度，互聯網是新技術，對信息的建檔管理會有幫助，仍會遵循記錄編號、分類整理、審查修改等過程，雖然新的手段方便檔案管理，但是網絡數據也會存在安全隱患，保密性無法保證，無形中增加了信息的泄露風險，此外，如果沒備份檔案信息的話，會出現遺失檔案無法補救的可能性。

（三）管理意識落后。建立信息技術的檔案，需要同時配套管理系統，對管理操作人員也有很高的專業要求，一方面一些檔案管理工作人員會存有傳統的意識，不熟悉網絡技術的相關流程，對互聯網的理解也存在片面性，基于互聯網信息技術的管理，檔案也需要責任感。另一方面，整體的專業檔案管理團隊水平也是有限的，我國現在很多的檔案管理者業務水平都不高，操作管理檔案能力不強，而且也沒有培訓機構去針對培訓。

二、“互聯網+”背景下對檔案工作的要求

（一）存儲介質過去是紙，現在是電子多媒體和網絡等多元化的方式，互補融合去發展。數字化是檔案管理的必然，利用現代化工具可以使工作事半功倍。檔案變成數字化就可以形成電子媒介，相比傳統的檔案管理會更加豐富。把文字圖像和聲音畫面聯系到一起，從而能夠生動地去還原資料。數字化檔案的優點還可以依托于強大的網絡平臺。來自不同地方的信息通過計算機網絡系統就能夠聯系到一起，建立一個檔案數據庫，把數據資料統一管理保存。同時它也能給有需求的人提供方便，能夠查到相關的數據資料，快捷去查閱修改，打破了傳統的檔案管理弊端，提升了管理效率，服務于社會。

（二）檔案信息的特點在轉變，由真實可靠性轉向了完整綜合性。檔案網絡化以后，對信息的管理系統也具有綜合性。可以實現辦公系統、人事系統、文件審批系統等多系統的結合，使得檔案管理者從內部文件中去整理歸檔，單位間的人事變動文件審批，過程也可以在網絡中清晰明了去進行處理。同時保存文件審批交換的過程，在系統中都可以追溯。在整體文檔框架中對數據庫分層管理，對各部門分開管理，最后再信息匯總，從而保存了資料，提高了完整性。

（三）檔案管理與檔案服務更有效率，成本更低。把檔案和網絡二者結合在一起，快速而又便利，對各方收集的信息進行歸納整理，整理到單位的局域網中，可以保證信息被共享，同時適應網絡環境，簡化了流程、節約人力和物力資源，也高度共享資源，加強了多部門間的溝通和交流，使檔案的管理效率提高了，對企業單位的管理效率也有促進作用。

三、檔案工作現存的問題

（一）檔案工作被其思維慣性所影響，缺乏“與時俱進”的意識。在多年以往的一段社會實踐經歷中，檔案管理工作被很多企業、事業單位當做一種檔案儲存和簡單的使用方式，沒有意識到在企業發展過程中，檔案本身可以起到指導借鑒的作用。沒有把綜合檔案內容的思想深入到企事業單位的管理思想當中，也沒有將檔案信息化建設作為一個綜合系統工程來考慮建設，單純存儲方法的改進并不能適應“互聯網+”時代對于檔案綜合利用深度挖掘的需求。企業、事業單位應該提升綜合檔案思想內容意識，在管理思想中并存，應該將檔案信息化的建設視為一項建設——綜合性系統工程。

（二）工作方式、職能單一。現今的網絡化社會，檔案工作的管理模式不是單一、封閉的。應實現資源實時共享。檔案工作在互聯網上需要單位所有員工以及領導參與其中并作出貢獻。但是就現在情況而言，大部分企事業單位員工認為檔案工作僅僅需要檔案員來做，認為這僅僅是此管理部門的責任，把檔案工作單純看作檔案歸檔、檔案鑒定、檔案統計、檔案編研等步驟的循環，導致檔案工作無法走在時代前端。

（三）落后的軟件、硬件水平和技術手段。如果想要跟上“互聯網+”時代對檔案信息的管理要求，就必須具備相關的網絡軟件、硬件的配套設施和支撐條件。因當今社會整體工作的一個現代、智能發展智慧的源頭是“互聯網+檔案”這種工作方式，所以我們需要嚴格考核檔案管理的工作人員硬件、軟件的相關素質。但就目前來看，由于受到各個方面的壓力和限制，例如檔案管理規模層次不高、經費不足，特別是每個基層單位對檔案工作在信息化建設中沒有給予重視，所以想要發展到同其他網絡行業并列的標準是有著巨大困難的。

（四）提高檔案管理人員素質。檔案工作為跟上時代的步伐，必須提升檔案管理人員的綜合素質，在擁有“互聯網+”平臺之下，對檔案管理人員的要求不僅要求在網絡信息化管理中有較高的管理能力，而且要對其他部門工作的整個流程有著透徹的了解，并具備兩種能力——管理計算機網絡的能力、處理信息技術的能力。

四、“互聯網+”背景下檔案工作發展的對策

要創新就必須先分開傳統的檔案管理和“互聯網+檔案”的不同，網絡化檔案以服務向導作為目標，拋除傳統的檔案歸檔保管的方式。同時，在發展和創新的過程中，企業和事業單位要充分發揮檔案的作用。在創新的方向上不允許借鑒經驗的情況下，可以挖掘研究檔案的深度，形成一個更科學、合理的行動計劃。

在檔案的實際工作中，要將檔案工作看成一個有機的整體，檔案工作的整個過程中每一個環節都不可以馬虎，一定要做到分工明確，責任分明。傳統的檔案工作中各個部門是彼此依托相互獨立的，而“互聯網+檔案”使檔案工作各個環節密切相連，很難進行職責的區分。因此筆者認為，將“互聯網+檔案”工作中各個環節職責任務劃分好是做好“互聯網+檔案”工作的前提。并且要從收集、整理、歸檔到流量、共享、分析等多個方面，都有嚴格明確的系統規劃，使細分職能后的檔案工作仍然可以做到細致且不亂，從而使源頭——“互聯網+檔案”得到進一步的發展。

在解決軟硬件落后的問題上，加大資金投入，切實展開網絡基礎設施建設，努力確保互聯網與檔案管理的整合。根據目前的現實情況，各部門應該需要制定出科學的促進檔案工作的網絡化建設預算和計劃。雖然“互聯網+”在各個行業中得到了廣泛的應用，但在實際工作過程中都或多或少的存在一些問題，“互聯網+檔案”也應考慮到目前的檔案部門的信息化程度，根據實際情況做到一步一個腳印穩步發展。此外，檔案工作人員的素質也需要得到一定的提升，一方面要提高工作人員的自身認識，另一方面則是要提高工作人員的業務能力和技術水平。只有多方面共同努力，在互聯網時代中要樹立與時俱進的意識，做到傳統檔案管理和互聯網的有機整合，才能真正使“互聯網+檔案”得到真正的發展。

【參考資料】

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