報社依法管理檔案工作的實踐與探索

文/福建日報社檔案室 蘇靜

報社依法管理檔案工作的實踐與探索

文/福建日報社檔案室 蘇靜

通過對報社檔案管理有章可循、按章辦事的回顧總結，探討新時期檔案依法管理的對策，來促進報社檔案工作沿著制度化、規范化軌道有序運行。

報社；依法管理；檔案工作；實踐；探索

檔案法規是檔案業務部門和人員在檔案工作中必須遵循的工作標準和原則，是法治理念在檔案管理領域的具體體現。報社檔案室嚴格按照檔案法律的規定來開展檔案業務和建設，逐步走上“依法治檔”的軌道，既保證了檔案的完整與安全，也為報社新聞報道和經營管理作出了貢獻，實踐著檔案的價值。

一、報社依法管理檔案的實踐

（一）從健全檔案機構設施入手，保障檔案管理。未設立檔案室前，檔案工作無專人負責，歷史檔案、文件資料有的丟失，有的分散在處（室）或個人手中，查閱十分困難，給新聞報道和報紙產業發展造成了很大的損失。1982年，報社成立檔案室，對創刊以來積存零散的檔案材料進行收集、分類、整理、立卷歸檔，并從檔案規范化、標準化入手，安排120平方米的空間作為檔案庫房，購置規范的鐵皮檔案箱、去濕機、自動溫濕度記錄儀，安裝檔案庫房的監控器，上世紀90年代年就開始應用微機管理檔案。

（二）以制度建設為根本，規范檔案管理。貫徹實施《檔案法》和《福建省檔案管理條例》，增強全報社的檔案意識。根據新聞宣傳的特點，建立健全各項規章制度，制定《報社宣傳報道案卷類目、排列順序表》《文書檔案借閱制度》等規章制度，做到有據可依，有章可循，防止管理混亂的現象。

1.分類規范化。遵循檔案的形成規律，保持文件之間有機聯系，把宣傳報道和產業開展中形成的各門類和載體的檔案，構成一個全宗單位，采取統一分類、編號和排列。

2.制度程序化。從檔案整理、立卷、歸檔、利用、銷毀有一整套完整的辦理手續和管理程序。

3.統計及時化。通過庫存量統計，對歸檔完整率的統計及時發現問題，及時解決問題。

4.檢索多樣化。編制各種檔案檢索工具，文書檔案有全引目錄、案卷目錄、文件匯編、專題文件目錄；會計檔案有案卷目錄；新聞照片底片有全引目錄。

（三）以檔案細節管理為抓手，務求實效。中宣部、國家檔案局制定了《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》后，報社檔案室就嚴格按照上述規章對全報社文書、財務、新聞報道、基建檔案等實行統一管理。把文書、新聞專門檔案按照年度——問題的方法對檔案進行分類，按不同保管期限永久、三十年、十年分別組成若干本案卷目錄，較好地反映了報社年度新聞宣傳報道、經營管理和行政后勤的情況。

根據閩檔〔2005〕24號文件通知要求，按時向有關檔案行政管理機構辦理檔案登記工作，向同級國家綜合檔案館報送本單位保存的檔案資料的計算機目錄信息。

報社檔案室現保存檔案近2萬卷，包括文書、宣傳報道、會計、科技、新聞圖片等檔案，在報社決策、新聞宣傳報道及經營管理等方面發揮重要參考、憑證、借鑒作用。

二、報社檔案依法管理的探索

隨著媒體變革和網絡技術的裂變式發展，帶來報業格局的深刻調整和新聞傳播生態、內容生產的重大變化。新常態下，檔案依法管理既要順應報紙產業的發展，又要吸納互聯網新技術的進入。

（一）新時期報社檔案管理面臨的新情況。包括如下2個方面：

1.報社正著力打造一個影響力、傳播力和整體實力不斷提升的現代傳媒集團，擁有子報期刊20多個，以及一攬子網站、公司，這些報刊網公司散落在全省各地。

2.新興媒體既是一個傳播渠道，也是一個數字化平臺。新生產技術推動采編流程再造，實現紙媒、電腦端和移動端信息的存儲、傳遞、借閱資源共享。

這些發展和運行模式的變化，帶來龐大、分散以及網絡環境下的檔案業務管理，必須依法統籌管理。

（二）新形勢下報社檔案依法管理對策。包括如下3個方面：

1.依據當前報社檔案管理的新要求，配套完善規章制度。報社產業發展到哪里，檔案管理就延伸到哪里，法規制度建設就要始終貫穿其中，管理的根本要靠制度，靠規矩，用法律強制力來約束和規范檔案管理，提高檔案管理者依法治檔的能力。

2.隨著媒體生產、傳播方式及產業的縱深發展，檔案室作為一個全宗號，首先要統籌運作、梳理組織架構，整合報、刊、網等資源，建立健全適應報社發展的檔案管理體系。其次，抓住靈魂、提綱挈領開展遵章貫法指導服務、執法檢查措施，采取集中管理與委托管理相結合方式，對子報刊網的檔案實行指導、監督，從以往的偏重于過程管理轉移到目標管理、效果管理。檔案通過集中統一管理，防止子報刊網各自為政的問題，也便于新型檔案的收集保管、整理加工和利用研究；而委托管理，則強化了檔案管理責任，有效解決報社規模擴大，子報刊網公司性質各異、區域分散，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全。

3.互聯網+媒體+檔案，給報社檔案管理帶來新的發展機遇。如，網絡可從檔案的歸檔、利用等運轉進行全程監控，發現違規即時警示。由于新興媒體的技術和傳播渠道屬于新生事物，檔案管理也沒有專門針對新興媒體檔案的法規，往往容易游離于體制之外，不利于報社檔案的健康發展，需制定相應的新興媒體檔案法規。如結合《網絡出版條例》，對報紙等媒體檔案網絡管理中產生的法律事實作出預見，以法規的形式確定下來。

依法管理檔案是依法治國的具體實踐和組成部分，是保護和利用檔案的重要有力措施。作為報紙媒體的檔案管理者既要依法履職盡責、做好自身各項工作，又要充分利用報紙傳媒的優勢作用，在報刊舉辦檔案法制欄目或以新聞報道、專題報道、以案釋法形式普及檔案法律知識，還可發揮網絡媒體的廣泛性、交互性特點，開展檔案法制教育。