新形勢下做好機關檔案管理工作的對策研究

文/山西省清徐縣機關事業社會保險中心 高麗

新形勢下做好機關檔案管理工作的對策研究

文/山西省清徐縣機關事業社會保險中心 高麗

在新的發展背景下，對養老保險檔案管理工作提供了更多的挑戰和考驗，要求檔案管理人員要轉變意識，正視管理中的不足，采取積極有效的對策，進一步提高管理效率。本文分析當前養老保險檔案管理中的不足，并提出對策，擬為養老保險檔案管理提供有效借鑒和參考。

新形勢；機關檔案管理；對策

在經濟全球化、信息高速發展的時代背景下，全面實現養老保險檔案管理信息自動化已經成為檔案事業的發展趨勢。為此，養老保險管理部門應該努力借助互聯網優勢，對現有的管理模式進行改革和創新，采取各種科學合理的檔案管理措施，借此提高檔案工作效率和服務質量。

一、當前我國養老保險檔案管理存在的不足

（一）檔案信息化建設意識不高。很多養老保險管理部門缺乏信息化管理意識，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成管理中一個重要的組成部分，導致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術的高速發展和大力普及，機關信息化建設步伐也得到加快。從過去手動管理、紙質保存資料逐步轉為計算機管理、電子保存，并開始創建局域網，應用辦公自動化系統以及信息系統等對檔案進行管理。但是由于很多管理人員對信息化的認識不夠深入，檔案信息化建設的重視程度不高，導致檔案管理信息化水平較為落后。

（二）缺乏一套檔案信息化建設管理標準。養老保險檔案管理是否規范與標準是實現檔案信息化建設的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的養老保險檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴格的管理制度和標準的操作流程，導致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷以及保管和利用這些工作環節時無法可依，無據可循，整體管理工作毫無秩序，混亂不堪。例如：檔案管理的數據儲存方式與接口存在著技術問題，導致數據信息沒有得到有效的轉換、對接以及共享，這些都給機關檔案工作實現信息化管理產生了不同程度的阻礙。

（三）缺乏統一的軟件應用系統。在養老保險檔案管理工作中，很多地方采取多部門、分散式共同管理模式。這種管理方式促使整個管理工作沒有統一的軟件系統作為指導，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導致很多文檔缺失。同時，很多部門所應用的管理軟件還較為落后，部分還依然應用單機版系統來進行檔案管理工作，導致系統難以順利實現兼容、對接、升級以及更新，給系統維護增加了難度，以至于無法滿足現代化管理的需求。

二、加強養老保險檔案資源管理的對策

（一）加強養老保險檔案管理信息化建設。養老保險管理部門加強檔案管理信息化建設，完善基礎設施配置。例如：掃描儀、打印機、計算機以及數碼相機等等這些設備都缺一不可，只有設備配備得當，才能實現檔案部門數字化管理，進一步提高數據處理的能力，確保檔案部門具備強大的數據存儲功能。同時，還要努力完善影像存貯系統、通信系統等現代化管理系統，配置完善各種子系統，應用各種現代化新型軟件，進一步滿足現代化管理的需求。在收集、分類、歸檔、查閱、存儲等工作環節上充分利用計算機來進行管理，從根本上來提高檔案管理的信息化建設水平。

（二）加強養老保險檔案信息化建設的同時保留傳統保管方式。充分借助計算機互聯網的優勢，加強對養老保險檔案管理工作。在檔案查詢以及存儲方面，應該努力提高檔案的信息化和數字化水平。由于當前的電子文檔不具備法律作用和憑證作用，為此，無法完全替代實物文檔。所以，在實際的檔案管理工作當中，除了要努力加強檔案管理工作的信息化建設水平之外，還應該要適當保留傳統檔案保管工作方式，把重要的實物檔案保管好，確保電子文檔和紙質文件同時進行歸檔保存，方便日后的查找和閱讀，充分保證紙質文件自身所具備的憑證以及法律作用。

（三）提高養老保險檔案信息安全管理。檔案屬于一種原始性的文件，應保證文件的完整性，防止文件在途中被惡意篡改。為此，養老保險檔案管理部門的工作人員一定要努力提高自身的管理技術水平，利用防火墻、網關等技術來提高檔案的安全性，防止檔案受到網絡的攻擊以及黑客的不法侵入。在檔案的網絡中心系統當中，設置難以破解的密碼權限，采用數字簽名、實臉認證等高級機密技術，對電子文檔實行嚴密的防護。同時，加強對紙質文件以及實物檔案的保管，把其放置在保險箱內，保險箱設置好密碼，防止密碼的外泄。任何人想要得到查詢文件，需要經過有關部門領導簽字同意，方可由檔案部門管理工作人員提供。此外，對于各種檔案數據需進行備份，加強對電子文檔的監測以及維護工作，保證檔案的安全性。

（四）提高養老保險檔案管理人員的綜合素質。聘用具備檔案管理知識的人員負責檔案的管理工作，定期對他們進行檔案管理技術知識的培訓。此外，養老保險相關部門還應該采取獎勵機制，激發他們工作的積極性，加強對新人才的培養力度，為養老保險的檔案管理工作提供充足的人才支持，確保養老保險檔案各項管理工作得以順利開展與實施。

三、結束語

綜上所述，當前養老保險檔案管理工作還存在很多不足，為了進一步提高檔案管理水平，需要不斷完善養老保險管理制度，提高現代化管理意識，加強檔案管理信息化建設、采用各種有效管理對策，推進養老保險管理工作實現可持續發展。

[1]黃建峰.檔案信息化中的標準建設——以福建為例[J].中國檔案,2015,19(02):99-101.