論社會保險業務檔案管理工作的信息化

文/白城市社會保險事業管理局 范晶

論社會保險業務檔案管理工作的信息化

文/白城市社會保險事業管理局 范晶

黨的十八大報告將“工業化基本實現，信息化水平大幅提升”列為“全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標”之一，信息化已經成為我國全面建設小康社會的必然趨勢。作為一種信息資源，在信息化的歷史大潮中，社會保險業務檔案管理工作信息化不僅是一種戰略選擇，也是一種時代訴求，更是一種歷史契機。

社會保險；檔案管理；信息化

隨著信息技術的迅速發展和廣泛使用，從20世紀80年代開始，信息化引領了一次新的、全球性的產業革命，信息化水平已然成為衡量一個國家現代化水平與綜合國力的重要指標。黨的十八大報告將“工業化基本實現，信息化水平大幅提升”列為“全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標”之一，信息化成為我國全面建設小康社會的必然趨勢。作為一種信息資源，在信息化的歷史大潮中，社會保險業務檔案管理工作信息化不僅是一種戰略選擇，也是一種時代訴求，更是一種歷史契機。

一、檔案管理工作信息化的歷史必然性

一直以來，社會保險檔案信息資料都是以紙張作為介質的實物形式進行存放，為檔案管理工作帶來了很多難題。傳統的檔案管理方式亟需轉型，以適應當今社會發展的需求。

（一）歸檔數量龐大。隨著近年社會保險業務種類的增多與參保人數的增加，社會保險檔案資料的數量逐步增加。這些檔案材料不僅數量龐大，而且容易造成損壞，如何科學地儲存這些實物檔案成為重要問題。

（二）使用效率低下。以紙張為介質的實物形式的檔案資料在很大程度上限制了它的流通效率和使用效率。由于多數社會保險事業管理部門主要以手工操作的方式調閱檔案資料，加之近些年檔案查詢需求量的增大，常常會出現經辦周期長、效率低下等弊端。

（三）管理不科學。當前多數社會保險事業管理部門以手工操作的方式對檔案資料進行歸檔、整理、調閱、維護，容易出現應歸不歸、應檔不檔等情形，傳統的檔案管理方式亟須轉型，以適應當今社會發展的需求。

二、檔案管理工作信息化的歷史現實性

（一）社會保險檔案管理工作信息化發展的社會環境。在信息產業革命的大潮中，信息化必然成為社會保險檔案管理工作的重要戰略，這不僅攸關社會保險檔案管理工作的發展前途，更是社會保險檔案管理工作努力創新的歷史契機。我們必須牢牢把握這一歷史機遇，科學規劃，積極作為，通過信息化推動社會保險事業檔案管理工作的跨越式發展。

（二）社會保險檔案管理工作信息化發展的技術環境。計算機技術、數據庫技術、網絡技術等各種信息技術的迅猛發展為社會保險檔案管理工作的信息化奠定了良好的技術條件，互聯網絡與移動網絡基礎設施的不斷升級也為社會保險檔案管理工作的信息化奠定了良好的硬件條件。

（三）社會保險檔案管理工作信息化發展的政策環境。國家檔案局在2002年發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中就已經指出，要把檔案信息化納入國家信息化建設的框架之中。在2006年頒布的《全國檔案事業發展“十一五”規劃》中，明確提出有序推進傳統載體檔案數字化進程。在2011年頒布的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，更是將數字檔案資源建設作為主要任務。

三、檔案工作信息化管理原則

（一）社會保險業務檔案信息管理標準化原則。社會保險業務檔案信息管理標準化原則主要包括下述四個方面：第一，檔案信息采集的標準化。這是指檔案信息的著錄與標引應嚴格按照社會保險業務檔案管理規定的標準進行。第二，檔案信息存儲的標準化。這是指檔案信息數字化儲存形式與方式應嚴格按照社會保險業務檔案管理規定的標準進行。第三，檔案信息網絡建設的標準化。鑒于社會保險業務檔案信息的特殊性，檔案信息網絡建設必須分出層次，以確定檔案信息利用的范圍。第四，檔案信息管理軟件的標準化。這主要體現在社會保險業務檔案信息管理軟件的統一性和通用性。

（二）社會保險業務檔案信息存儲的數字化原則。社會保險業務檔案信息存儲的數字化原則主要包括檔案信息數字化的輸入和數字化檔案信息的管理與接收兩個方面。在檔案信息數字化的輸入方面，要將傳統檔案信息輸入計算機中，由計算機提供查詢和服務。在數字化檔案信息的管理與接收方面，要關注并研究電子文件的運作規律，制定電子文件的歸檔細則和管理規范，使來自于不同數據庫和平臺的電子文件能夠及時歸檔。除此之外，電子檔案的接收還應統一文件格式，從而與現有電子檔案數字化工作融為一體。

（三）社會保險業務檔案信息利用的網絡化。社會保險業務檔案管理部門要充分利用信息化技術，將檔案信息的檢索方式由傳統的聯機檢索和脫機檢索向智能檢索和網絡化檢索轉變。通過建立社會保險業務檔案管理系統，不僅可以提高工作效率，而且可以實現資源共享。社會保險業務檔案信息利用的網絡化既是檔案數字化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。

總之，社會保險業務檔案管理工作必須實現信息化，強化管理意識、理順管理機制、提升管理質量和管理水平，創新管理方法和管理手段，使檔案管理工作與時俱進，緊跟信息化發展的步伐。

[1]馬長林,宗培嶺,等.檔案館信息化建設探論[M].上海社會科學院出版社,2006.

[2]金波,丁華東主編.電子文件管理學[M].上海大學出版社,2015.