加強科技檔案管理信息化建設的策略

文/陜西省中醫藥研究院 周納新

加強科技檔案管理信息化建設的策略

文/陜西省中醫藥研究院 周納新

隨著計算機技術和互聯網技術的不斷發展，越來越多的科研院所通過建立信息資源網絡化，將重大的科研成果展示給人們，同時也為科研人員后期研究和開發新產品提供有價值的參考資料。但是當前科研院所在加強科技檔案管理中還存在著一定的問題，本文就科技檔案管理存在的問題，探討如何加強科技檔案管理信息化建設。

科技；檔案管理；信息化建設

隨著科研體制的改革，科研院所的研究開發活動也慢慢地與市場經濟掛鉤，研究開發活動更多的成為一種市場行為，基本收入主要來源于社會研究、咨詢服務等。所以科研檔案的管理工作必須要做出一定的轉變與調整。

一、科技檔案管理信息化存在的問題

科技檔案指的是在科研過程中形成的，以文字、圖標或者數據等形式出現的材料。在過去相關的資料大多數是以紙質的形式保存，一方面占用大量的空間，另一方面不利于資料的保存查找，開發利用。并且在科技檔案信息化過程中，缺乏科技信息開發方面的人才，信息自動化管理進程非常緩慢。這些歷史的遺留問題在一定程度上對當前科技檔案信息化管理建設帶來一定的阻礙。

(一)信息化建設基礎工作薄弱。由于科技檔案管理的歷史問題，檔案業務基礎差，案卷質量不高，尤其是在各類歸檔的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性也不夠高。這些歷史問題導致我國信息化建設基礎工作非常薄弱，由于這些歷史遺留的問題和信息化建設的復雜性，我國現今還未建立一個以達到數據交換為目的的機讀目錄系統。也就是說，我國當前的狀況是檔案信息系統和網絡建設各行其是。這樣一來，檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施，推廣統一的標準，這嚴重制約了檔案管理電子化。

(二)電子文檔不易長久保存。原來的文件大多數以紙質的形式保存，但是隨著科學技術的發展，原來的保存方式出現了占用大面積空間，不利于開發利用的問題，所以科研院所在發展中逐漸以電子的形式保存資料。在實際的保存工作中，科技檔案管理不僅要不斷收藏檔案，還要保管、保存好檔案，并且要保證檔案的永久性。電子文件形成的時間比較短，缺乏實際儲存的驗證，所以電子文件是否能長久保存是當前的一個重要問題。

(三)電子檔案系統建設的保密性。眾所周知，當今網絡發展的速度非常快，網絡本身具有高度的開放性。而電子檔案是利用網絡的相關信息來對檔案進行管理的，所以檔案管理的保密性就成為了當前建設的重要問題之一。對于電子檔案的保存，最重要的就是要確保文檔的準確性和有效性，而網絡本身是開放的，外界人員如果利用不正當的手段對檔案信息進行更改或者盜用，就會為檔案管理工作帶來隱患。所以如何做到一方面保證電子檔案的保存，另一方面又可以樹立電子檔案的權威性，是最主要的問題。

二、加強科技檔案管理信息化的建議

(一)加強檔案管理網絡系統的建設。檔案管理系統建設，包括總體設計、軟件開發、檔案整理、信息錄入、查詢管理、安全措施等各個方面的工作。而為了解決歷史遺留的問題，首先需要從硬件配置上下手，從儲存空間到整體性能，再到系統兼容等各個方面都要滿足檔案數字化管理的需求。其次要注重對軟件系統的開發與利用，并且將電子檔案管理進行細致歸類。然后開發具有時效性和針對性以及兼備安全性的系統軟件，在實現檔案信息資料共享的同時，可以兼顧安全性。值得注意的是，在信息大爆炸的時代，科研院所想要更好地對科技檔案進行管理，就必然要加大軟件系統研發人力物力的投入，并且在建立信息化系統初期應該加強調查研究，結合實際工作提出符合科技檔案法規要求的技術，為軟件的開發提供依據。

(二)轉變電子文件管理方式。電子文件的特性決定了電子文件與紙質文件的區別，所以這要求檔案管理工作人員必須要改變傳統的工作模式，接受新的電子文件的工作模式并且適應電子檔案信息處理的特點。比如通常情況下，是可以不保存草稿文件的，因為草稿文件不具備正式文件的功能，但是在保留文件的修改過程中，需要對原稿進行收集。

對于已經歸類的電子文檔要做好技術處理工作，將已經歸檔的電子文件的屬性改為“只讀”，即是在打開文件資料的時候，只能閱讀觀看但是不能對文件進行更改，運用這種方式可以識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。

對于文件的永久保存性，應該在收集文檔積累的過程中，將其制作成紙質拷貝或者是做成微縮品，防止系統在發生意外情況的時候，電子文件信息丟失。

(三)加強檔案人員隊伍建設。信息大爆炸時代，一方面為檔案管理工作帶來了發展機會，同時也帶來了嚴峻的挑戰和考驗。檔案管理人員隊伍素質的高低，決定著檔案管理工作的成效。所以加強檔案人員隊伍建設，非常有必要。首先科研院所要從內部檔案人員開始，定期對檔案管理人員進行培訓，加強檔案工作者的繼續教育，推動檔案管理理論的進步。其次是向社會人才發出邀請函，經過層層篩選，選擇最優秀的人才到自己的崗位進行檔案管理的工作。然后定期對工作人員進行新技能的培訓，提高工作人員的科技素養以及動手操作計算機的能力。通過對內部工作人員的不斷培訓，可以在某種程度上提高整體檔案管理信息化的質量。

三、總結

科技的發展是經濟發展的重要因素之一，加強科技檔案管理已經成為了我國現代化事業中的一環，也是科研院所發展的必然趨勢，信息化管理不僅可以提高信息的準確性，還可以加快信息交換的速度，提高了信息管理的準確性。相信經過科研院所的努力，科技檔案管理信息化一定會發展得更好。

[1]張海韻.基于知識管理的企業科技檔案信息資源開發利用研究[D].廣西民族大學,2015.

[2]劉陽.大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學,2015.