信息化時代加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的重要性及舉措

文/山東省青島市城陽區(qū)數(shù)字化城管監(jiān)督指揮中心 李麗 趙航

信息化時代加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的重要性及舉措

文/山東省青島市城陽區(qū)數(shù)字化城管監(jiān)督指揮中心 李麗 趙航

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和進(jìn)步，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)機(jī)關(guān)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的需求。機(jī)關(guān)檔案管理的信息化、科技化、電子化已成為機(jī)關(guān)檔案管理的一種發(fā)展趨勢，也是解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在問題和矛盾的一種重要舉措。

機(jī)關(guān)檔案；信息化；重要性；舉措

加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，對促進(jìn)機(jī)關(guān)單位各項工作有條不紊地運(yùn)行具有非常重要的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理方法還存在沒有專門存放場所、存放條件不達(dá)標(biāo)、管理人員素質(zhì)不高、紙質(zhì)檔案容易缺失等諸多問題，已經(jīng)不能適應(yīng)機(jī)關(guān)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。新形勢下隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理信息化、科技化、電子化，已成為機(jī)關(guān)檔案管理的重要發(fā)展趨勢。如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)，對于創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理方式、提升機(jī)關(guān)檔案管理水平，具有非常重要的意義。

一、機(jī)關(guān)檔案管理信息化的重要性

信息化在國防軍事、科學(xué)研究、航空航天、交通運(yùn)輸?shù)雀鱾€領(lǐng)域所發(fā)揮的重要作用我們已經(jīng)有目共睹。同樣，實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化，對提升機(jī)關(guān)檔案管理水平也將發(fā)揮非常重要的作用。

（一）可以大幅提升機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率。對眾多機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，每年都會產(chǎn)生許多檔案，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位每年需歸檔保存的檔案達(dá)數(shù)千甚至數(shù)萬件，且需要長期保存，不能出現(xiàn)閃失。這對檔案保存場所、保存條件都是一個嚴(yán)峻的考驗。假如沒有信息化的幫助，眾多紙質(zhì)檔案的整理與保存都將是一項非常繁瑣、復(fù)雜的工作。而實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化后，不但能大幅節(jié)省人力、物力、財力，還能大幅提升檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、高效化。

（二）可以解決檔案存放場所不足的矛盾。目前，部分機(jī)關(guān)單位，尤其是基層機(jī)關(guān)單位，因工作場所限制，還沒有配備專用的檔案存放場所。即便配備了專用檔案室的單位，因每年需入檔的新檔案較多，且常年積累的陳舊檔案占用了較大空間，導(dǎo)致檔案存放空間越來越少，捉襟見肘。實現(xiàn)檔案管理信息化后，通過將陳舊檔案進(jìn)行電子化處理，能夠節(jié)省存放空間，有效解決檔案存放場所不足的矛盾。

（三）可以提高檔案查詢效率。由于陳舊檔案較多，因此查詢起來非常不便。加上在檔案存放過程中對檔案的立卷、歸類、存放等工作做得不細(xì)致，檔案查詢更是困難，間接加重了檔案管理工作人員的工作任務(wù)。而通過信息化技術(shù)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化保存后，將大大提高檔案的查詢效率。

（四）可以提高檔案的流轉(zhuǎn)速度。一份紙質(zhì)檔案，如果幾個科室或多人同時需要，就要在科室間或個人間進(jìn)行流轉(zhuǎn)，浪費(fèi)時間；若是進(jìn)行多份復(fù)印，雖然節(jié)省流轉(zhuǎn)時間，但又浪費(fèi)紙張。因此，紙質(zhì)檔案不利于檔案的流轉(zhuǎn)和分享。實現(xiàn)檔案電子化后，一份電子檔案，不管多少科室多少人需要，都可以在最短的時間內(nèi)傳送給所需科室和個人，提高了檔案流轉(zhuǎn)速度和使用效率。

（五）可以提升檔案保存的穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的檔案保存方法容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案遭受破壞，比如發(fā)霉、腐爛、蟲蛀、鼠啃等等，降低了檔案的保存壽命。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理使用移動硬盤、光盤、計算機(jī)進(jìn)行保存，因上述存儲載體受外界影響較小，并且穩(wěn)定性、安全性較強(qiáng)，可以大大提高檔案保存壽命，能夠滿足機(jī)關(guān)單位長期、大量存儲各類檔案的需要。

二、新形勢下提升機(jī)關(guān)檔案管理信息化的創(chuàng)新舉措

（一）應(yīng)提升領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理信息化的認(rèn)識。機(jī)關(guān)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，一定要對檔案管理信息化具有深刻的認(rèn)識，要把檔案管理信息化工作作為單位的一項重要工作來抓，要為檔案管理信息化創(chuàng)造有利條件，從工作人員配備、經(jīng)費(fèi)保障等多方面為檔案管理提供組織保障，為早日實現(xiàn)本單位檔案管理信息化打下堅實基礎(chǔ)。

（二）應(yīng)認(rèn)真做好檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，是實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的一個必不可少的舉措，也是檔案信息化管理的根本。因此，各地區(qū)、各部門要結(jié)合各自的實際，精心開發(fā)設(shè)計適合本地區(qū)、本部門的檔案信息管理系統(tǒng)，從軟件上、根本上解決本地區(qū)、本部門在檔案電子化進(jìn)程中存在的問題，做到一勞永逸，有效提升機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平。

（三）應(yīng)配備高素質(zhì)的工作人員和高配置的電子設(shè)備。檔案工作者必須有高度的責(zé)任感、使命感和扎實全面的業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能。因此，要挑選業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作效率高、責(zé)任心強(qiáng)、愛崗敬業(yè)、能熟練使用各類電子設(shè)備的工作人員擔(dān)任檔案管理工作。要采購配置較高、在同類產(chǎn)品中各項指標(biāo)位列前茅的電子設(shè)備，從而在硬件上保證檔案管理信息化的需要。

（四）應(yīng)健全相關(guān)規(guī)章制度。機(jī)關(guān)檔案管理信息化是一個長期的過程，這個過程需要健全的規(guī)章制度做保障。因此，要制定并執(zhí)行相關(guān)的規(guī)章制度，如電子檔案收集制度、歸檔制度、紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化制度、電子檔案查閱制度、電子檔案保密制度等等，以制度為抓手，實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化，不斷加快檔案管理信息化應(yīng)用水平。

三、結(jié)束語

機(jī)關(guān)檔案信息化管理是機(jī)關(guān)檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化，對于提升機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，解決機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的一系列問題，都具有非常重要的意義。全面認(rèn)清機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化的重要性，并通過開發(fā)專用的檔案信息管理系統(tǒng)、配備高素質(zhì)管理人員、采購高配置電子設(shè)備、健全完善相關(guān)規(guī)章制度等措施，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)一步改善優(yōu)化機(jī)關(guān)單位管理環(huán)境，對提升整個單位的信息現(xiàn)代化建設(shè)也有著重要意義。

[1]潘亞麗.信息化時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(04).

[2]夏偉.機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(10).