淺談網絡電子檔案信息安全保障策略

文/天津市引灤工程隧洞管理處 楊慧然

淺談網絡電子檔案信息安全保障策略

文/天津市引灤工程隧洞管理處 楊慧然

電子檔案是伴隨互聯網信息技術數字化建設的發展而產生的，近年來隨著電子檔案在企業管理中的應用，提高了檔案工作的效率。但是由于虛擬網絡世界的開放性等特點，為電子檔案建設提出了新的難題。電子檔案信息關乎人民的切身利益，是檔案工作的重點。本文深入研究電子檔案信息建設面臨的困難，并提出解決策略，希望為我國電子檔案信息建設提供理論幫助。

電子檔案；信息安全；風險和挑戰；解決策略

一、電子檔案的概念

從20世紀90年代開始，隨著計算機技術的發展和普及，電子檔案逐漸走入人們的生活，并與人們變得密不可分。電子檔案是指電子圖像文件的集合，它通過計算機等設備進行存儲，與個人或單位的紙質檔案互相聯通、呼應、區分。一份完整的電子檔案應該包含多媒體數據、板式數據、數據庫等形式。電子檔案存儲在電子設備上，不需要人工對信息加以識別，且存儲數據龐大，遠非紙質信息可比。同時由于電子檔案依附于計算機和網絡技術，一旦網絡平臺消失，電子檔案就不能發揮其作用。

二、電子檔案信息存在的風險

（一）管理人員缺乏安全管理意識。電子檔案信息技術的應用和普及時間較短，相關管理人員對信息管理的認識還不充足，對信息管理缺乏應有的重視。電子檔案信息本身存在著很大的風險，極易丟失、損壞，再加上管理人員安全管理意識薄弱，對信息安全建設造成了不良影響。

（二）信息具有依賴性。由于電子檔案的存儲、處理等程序都依靠互聯網和計算機技術，如果沒有互聯網和計算機技術提供信息平臺，電子檔案就不可能產生和存在。計算機和網絡技術是電子檔案信息建立的基礎，因此，電子檔案信息的安全性很大程度上由計算機和網絡技術的安全性和穩定性來決定。但是，由于計算機和網絡系統是一個虛擬系統，帶有很強的開放性、容納性，其本身存在的黑客攻擊、木馬病毒等安全隱患對電子檔案信息保護造成了非常大的困難。電子檔案在存儲、傳輸過程中的不穩定性，易使信息發生泄漏和損害，從而影響電子檔案信息的完整性和機密性。

（三）信息更改過于靈活。電子檔案存儲在計算機和網絡上，更改靈活且便利，而且更改過程中不會留下任何變動痕跡。電子檔案信息的靈活更改性為信息管理提供了方便，但正是由于這種更改上的靈活性使電子檔案的真實性往往會發生改變甚至遭受質疑。由于電子檔案信息在傳輸過程中很容易受到網絡病毒或木馬程序感染和破壞，一旦信息丟失或產生破損，其原有價值和真實性就會喪失。另外，由于電子檔案信息與計算機載體相分離，電子檔案可以通過不同載體在網絡世界中傳遞，這就導致網絡用戶很難分辨原始文件，為電子檔案的管理帶來一定的威脅。

三、解決電子檔案存在的風險的策略

電子檔案信息安全建設對我國檔案工作意義重大，因此，對于電子檔案信息安全中存在的問題和風險，我們必須及時提出解決策略。

（一）建立健全相關法律法規。我國的電子檔案信息建設在很多方面還存在著漏洞和空白，缺乏相關的法律體制。我國應構建一個完備的法律體系，對電子信息的公開、信息隱私保護等應制定專門的法律條款，填補相關法律空白。同時應加大對違反網絡安全條例、威脅電子信息安全的犯罪違法行為的打擊力度，以強硬態度堅決抵制各種違法活動。

（二）加強管理人員安全意識培訓。隨著電子檔案信息進入千家萬戶，在檔案建設中發揮的作用越來越大，電子檔案的數量呈逐年增長、增長速度極快的態勢。傳統的信息管理模式及知識已不能適應互聯網和計算機時代的發展要求，因此，檔案管理工作人員應緊跟時代腳步，深入理解、掌握電子檔案信息管理專業知識，加強同行業人員的交流合作，積極學習先進管理經驗。同時檔案管理部門應制定詳細、全面的知識培訓計劃，加強管理人員的專業知識技能培訓。

（三）培養信息備份工作習慣。由于電子檔案在存儲、傳輸過程中存在很大的風險，極易丟失、破損，為了保障信息安全，管理人員應主動養成信息備份的工作習慣，保證信息管理的規范性。在備份過程中要注意標明備份人員身份和備份時間，并定期對備份檔案進行整理和檢查，防止出現意外和漏洞。檔案部門應安排專門負責備份信息檢查的工作人員，確保電子安全無誤。

（四）加強電子檔案安全防護工作。社會的發展要求我們必須提高對電子檔案安全防護工作的重視。一是嚴格按照規定使用高質量的電子檔案來存儲資料，對存儲材料的質量一定要嚴格把關，確保電子檔案信息存儲載體有較長的使用壽命，提高電子檔案的保存時間以及重復使用率。二是提高對極端及網絡系統實體安全問題的重視，采用專業的高素質人員對計算機網絡系統實體進行專門管理，做好環境和設備安全防護工作，為電子檔案創造一個良好、適宜的室內環境，減少溫度浮動等其他外界因素給電子檔案存儲帶來的安全隱患。最后，要嚴防電子檔案數據信息被篡改、被泄密。電子檔案管理部門要建立健全內部控制管理機制，嚴格實行權限分級管理制度，各司其職，各擔其責，提高電子檔案信息系統安全系數。

四、結語

電子檔案作為伴隨著數字化信息出現的新型管理手段，為我國的檔案建設工作作出了巨大貢獻。由于電子檔案開始時間較晚、其技術仍不太成熟，存在的安全風險也不可避免。如何規避電子檔案信息安全漏洞，使其在檔案建設中發揮應有的作用，是我們應該重視和探究的問題。通過完善相關法律法規，加強管理人員的安全意識，養成良好的工作習慣，在一定程度上保障了電子檔案信息安全。

[1]周黎.淺析電子檔案信息安全保障策略[J].黑龍江檔案,2008(03).

[2]陳敏.電子檔案安全管理存在的問題與對策[J].信息安全與管理,2015(24).