信息時(shí)代檔案管理中的保密工作分析

文/中共洛陽市委黨校 尹曉娜

信息時(shí)代檔案管理中的保密工作分析

文/中共洛陽市委黨校 尹曉娜

在信息化時(shí)代，各種新技術(shù)給檔案保存提供了很多有效的方式，給管理檔案工作提供了有利的條件。然而，也給管理檔案中的保密工作帶來挑戰(zhàn)，大大增加了保密工作的難度。基于此，本文進(jìn)一步探討信息時(shí)代如何實(shí)施好檔案管理的守密工作。

信息時(shí)代；檔案管理；保密工作

在過去的幾年中，檔案的管理方式有了較大的改變，從以往最簡單保管紙質(zhì)的方式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化、信息化。信息時(shí)代的檔案管理工作雖然更加便利，但也為檔案保密工作提出了新要求。在信息化時(shí)代，做好檔案的保密工作已經(jīng)成為檔案管理者深思的課題。本文通過對檔案工作中面臨的問題和管理模式進(jìn)行分析，以此促進(jìn)信息化時(shí)代提高檔案的保密工作。

一、信息化時(shí)代檔案管理保密工作遇到的新挑戰(zhàn)

現(xiàn)如今，在檔案管理中基本實(shí)現(xiàn)了自動化與網(wǎng)絡(luò)化，使管理檔案的相關(guān)工作步入最新的階段。快捷又方便的檔案信息化管理，也存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理的高技術(shù)手段與開放式的網(wǎng)絡(luò)信息化對檔案的保密工作提出了更高的要求。因?yàn)闄n案工作涉及我國的國家安全，同時(shí)也涉及人們的隱私安全，在有效推動檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的同時(shí)，如果網(wǎng)絡(luò)與信息化的管理無法貫徹落實(shí)檔案的保密工作，就會造成國家與人民利益的巨大損失。當(dāng)前，檔案保密管理工作存在的問題，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）保密意識缺乏。無論從事怎樣的工作，只有提高重視意識，才能做好本職范圍工作。部分檔案管理人員保密意識淡薄，看似重視檔案管理工作，但卻忽視了檔案保密工作的重要性，認(rèn)為在信息化背景下，檔案保存好已經(jīng)是做好了保密工作，對檔案文件一鎖了之，不需要從其它方面再做保密工作。還有一些人員兼職檔案工作，不熟悉檔案管理工作的法律規(guī)范，沒有熟練掌握業(yè)務(wù)，更加忽略了檔案保密工作。也有從事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，沒有研究部署保密工作，不重視開展檔案保密檢查和宣傳教育，使得檔案管理工作人員沒有做好信息化時(shí)代應(yīng)對新問題與新挑戰(zhàn)的準(zhǔn)備。

（二）保密工作滯后。伴隨著科技的飛速發(fā)展，信息傳播方式早已從以往的紙質(zhì)傳媒，逐漸轉(zhuǎn)變成信息傳播的數(shù)字化，同時(shí)這也是管理檔案工作面臨的新困難，現(xiàn)代高科技為利用先進(jìn)技術(shù)剽竊檔案信息創(chuàng)造了便利渠道。我們現(xiàn)有的檔案信息防護(hù)技術(shù)與設(shè)備都不夠先進(jìn)，保密技術(shù)防范裝備研發(fā)和應(yīng)用較慢，面對當(dāng)前信息化時(shí)代的新狀況，保密工作仍然處在加強(qiáng)研究與探索階段。

二、做好信息化檔案保密工作的措施

隨著秘密信息載體形式的多樣化，在不斷發(fā)展的辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下，如何做好檔案管理信息化的保密工作，成為工作的重中之重。

（一）完善檔案保密管理的電子信息制度。現(xiàn)如今，紙質(zhì)檔案和電子信息檔案并行且各有所長，雖然紙質(zhì)檔案很重要，而且長期以來我們習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的保存方式，但也不能忽視電子檔案發(fā)展的重要性，電子檔案推動檔案一體化管理，解決紙質(zhì)檔案信息存儲檢索慢等問題，相關(guān)部門可以按照單位的實(shí)際狀況，與國家的法律規(guī)范進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，建立健全檔案電子信息管理制度，具體應(yīng)包括：檔案登記、傳閱、借閱、銷毀等。另外，還要針對檔案管理者制定出相應(yīng)的保密管理制度。基于使用與存檔不同的檔案，制定不同的審批程序，保證檔案不泄密、不失密，還要嚴(yán)格規(guī)避檔案的流失。我國檔案管理工作起步比較晚，必須在實(shí)踐當(dāng)中加以創(chuàng)新，與實(shí)際工作相結(jié)合。在管理檔案的同時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，針對問題在制度層面上加以改善，進(jìn)而保證檔案管理相關(guān)制度真正得到落實(shí)。

（二）建立嚴(yán)格的檔案電子信息查閱規(guī)范制度。在企業(yè)與國家的職能部門中，檔案是重要的財(cái)富，信息時(shí)代不僅要做好檔案保密工作，也應(yīng)注重建立規(guī)范的查閱與應(yīng)用制度。查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行以下規(guī)定：1.查閱重要檔案時(shí)必須上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)給予批準(zhǔn)；2.涉及等級特別高的檔案時(shí)，不能采取簡易的拷貝存檔，應(yīng)細(xì)致制定出完善的守密方法；3.依據(jù)查閱檔案人員不同的情況，明確具體的查閱方式；4.強(qiáng)調(diào)加密比較重要的檔案內(nèi)容；5.基于管理檔案人員情況的不同，建立相應(yīng)的局限性，任何管理檔案的工作人員只要實(shí)施了操作就應(yīng)當(dāng)有明確的記錄，存有檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須與外用網(wǎng)絡(luò)切斷聯(lián)系。對檔案管理工作要建立完善的規(guī)范制度，以此來保障檔案的保密工作正常實(shí)施。

（三）強(qiáng)化培訓(xùn)檔案管理人員。如今的檔案管理工作與過去相比較存在很大的不同，以往的操作方式早已無法滿足信息時(shí)代的需要，因此必須強(qiáng)調(diào)提高檔案的管理工作，熟練掌握操作現(xiàn)代化檔案管理的新技術(shù)與方法，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作人員信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)病毒檢測、數(shù)據(jù)加密、軟件保護(hù)等技術(shù)。同時(shí)加強(qiáng)掌握保密紀(jì)律，熟悉業(yè)務(wù)范圍的保密事項(xiàng)，使大家普遍形成知法守法和自覺履行保密義務(wù)的意識，充分了解當(dāng)今的工作形勢，努力做到知法守法。

三、結(jié)語

總之，伴隨著如今檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與信息化，檔案管理的守密工作也面臨全新的挑戰(zhàn)。在此形勢下，相關(guān)人員應(yīng)改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方法、開拓進(jìn)取，認(rèn)真做好檔案信息化管理工作，安全、可靠地通過現(xiàn)代化技術(shù)與以往保密方式相融合，落實(shí)好檔案管理的保密工作，以此為我國檔案管理的保密工作奠定穩(wěn)固基礎(chǔ)。

[1]劉陽.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學(xué),2015.

[2]崔萌萌.如何做好電子信息檔案管理的保密工作[J].科技風(fēng),2015(14):268.