整理國土資源歷史檔案的做法與細節(jié)問題研究

文/株洲市國土資源檔案館 文璀燦

整理國土資源歷史檔案的做法與細節(jié)問題研究

文/株洲市國土資源檔案館 文璀燦

當前，國土資源歷史檔案因年代久遠面臨著損壞、缺失的風險，為保證歷史國土資源檔案的完整性和價值性，必須做好歷史檔案的整理工作，并引起檔案部門的高度重視。本文對整理國土資源歷史檔案的做法與細節(jié)處理進行探討，期望對提高歷史檔案管理水平有所幫助。

歷史檔案；整理；做法；細節(jié)問題

一、整理歷史檔案的做法

國土資源歷史檔案是十分珍貴的信息資源，直觀地反映了城市社會發(fā)展的歷史面貌，對弘揚城市歷史文化起著積極作用。為保證歷史檔案的完整性和連續(xù)性，必須加強檔案整理工作，從源頭處入手，加強歷史檔案管理，使國土資源歷史檔案更好地服務于社會發(fā)展。

（一）制定國土資源歷史檔案整理標準。為保障國土資源歷史檔案整理工作規(guī)范化開展，必須制定檔案整理標準，理清整理工作條序，明確歷史資料的歸檔范圍，甄別歷史資料的價值，做好具有歷史收藏利用價值資料的歸檔工作。在國土資源歷史檔案整理工作中，要制定整理規(guī)則，細化規(guī)定檔案的組卷方法、排列順序和檔案分類保管，采取立卷的方式對歷史檔案進行統(tǒng)一整理，將同一問題歸為一類，并對該類檔案按照時間順序排列。歷史檔案整理標準要涵蓋分類、排序、編頁、編目、擬標、排序等內(nèi)容，確保檔案整理井然有序。同時，還要制定考評標準，對歷史檔案整理工作的開展情況進行考評，提高工作人員工作積極性和歷史使命感。

（二）檢查歷史檔案質(zhì)量。國土資源歷史檔案是寶貴的歷史資料，為使國土資源歷史檔案能夠被長久保存利用，必須檢查好檔案自身的質(zhì)量，具體從以下兩個方面入手：一是檢查卷內(nèi)質(zhì)量。檢查案卷目錄與檔案內(nèi)容是否一致；檢查案卷張?zhí)柺欠窬幾⑼暾粰z查卷內(nèi)是否留有雜物，將雜物清除；檢查檔案是否有破損，做好檔案材料防蛀、防霉、防潮工作。二是檢查卷外質(zhì)量。檢查案卷標題是否與案卷內(nèi)容相符；檢查案卷備考表是否注明了整理人姓名、整理時間以及案卷注意的問題；針對立卷數(shù)量過百的檔案，應采取分類別整理的方式；檢查歷史檔案的全宗號、目錄號是否完整。

（三）復制歷史檔案副本。為提高歷史檔案的使用價值，應對歷史檔案進行開放式管理。檔案管理部門要根據(jù)檔案保管價值，結(jié)合檔案利用頻率，制定檔案復制副本的計劃。對保管價值大、利用頻率高的歷史檔案及查詢目錄進行復制，其他檔案可根據(jù)具體情況復制，如此一來既可以加強對檔案原始資料的保護，也可以實現(xiàn)歷史檔案資料共享，提高歷史檔案的利用效率。加強歷史檔案利用監(jiān)管，做好檔案交接記錄，核對清楚檔案材料，避免出現(xiàn)檔案丟失。

（四）做好歷史檔案整理規(guī)劃。檔案部門要制定歷史檔案整理規(guī)劃，加強歷史檔案收集工作，配備完善的設施，投入充足的資金，分派專職的檔案管理人員，為歷史檔案整理工作提供有力保障。檔案部門要在思想上提高歷史檔案整理的重視程度，加大對國土資源歷史檔案整理的人、財、物投入，建立專業(yè)的檔案整理隊伍，劃撥檔案整理專項資金，并將檔案整理工作質(zhì)量與檔案工作人員的切身利益掛鉤，調(diào)動起檔案工作人員工作的積極性，當本部門的人員力量無法完成整理任務時可以進行服務外包，向社會購買服務。

二、整理歷史檔案的細節(jié)問題

歷史檔案整理是一項枯燥、繁瑣的工作，在日復一日、年復一年的工作中，要遵循檔案整理原則做好整理工作，處理好檔案整理工作中的細節(jié)問題。

（一）遵循充分利用原基礎的原則。利用原基礎是指保持歷史檔案資料的原貌，在此基礎上進行整理，不能隨意打亂有規(guī)可循的案卷。在歷史檔案整理中，要妥善處理好“利用原基礎”的問題，既要避免反復整理歷史檔案，又要使檔案整理具備一定靈活性。若傳統(tǒng)的歷史檔案整理方式阻礙了檔案的開放利用管理，可對歷史檔案進行重新整理，通過重新整理，提高案卷質(zhì)量。同時，在歷史檔案上編制卡片，便于檔案檢索。

（二）認真識讀檔案資料。歷史檔案的形成年代久遠，部分歷史檔案為手寫或軟筆書寫，還有一些歷史檔案的字體不規(guī)范，書寫載體存在較大差異，已經(jīng)難以分辨。針對這些問題，檔案工作人員要認真識讀檔案書寫信息，重新擬寫文件名稱，確保文件題名與檔案內(nèi)容相符。在整理工作中，要嚴格把控工作流程，對每一頁、每一字句進行認真識讀，通過腦力勞動扎實做好檔案整理工作，不能只依靠信息技術完成此項工作。

（三）耐心細心整理歷史檔案。國土資源歷史檔案資料整理工作十分枯燥，在保管年限久遠的情況下，歷史檔案可能存在被蟲蛀、字跡淡化、文檔模糊不清、紙張強度下降、紙張破損等情況。同時，還有些剛建國時候的土地檔案采用文言文書寫，無斷句，使得書寫與現(xiàn)行文體書寫存在較大差異，與現(xiàn)代人的閱讀習慣不符。針對這些問題，檔案工作人員要耐心、細心整理，強化自身的責任感，不斷學習古漢語常識、歷史知識、繁體字辨認以及簡繁體轉(zhuǎn)換，提高檔案工作人員的業(yè)務能力。檔案部門要加強對檔案工作人員的培訓，積極引入專業(yè)人才，全面提升檔案整理工作人員隊伍素質(zhì)。

三、結(jié)論

總而言之，歷史檔案整理是檔案管理中的一項重要工作，必須加大對歷史檔案資源的保護力度，強化檔案工作人員的責任感和使命感，嚴格遵循歷史檔案整理原則和標準，認真做好檔案整理工作，避免檔案資料出現(xiàn)丟失、損毀、立卷不清等問題。檔案部門要加強檔案工作人員培訓，要求檔案工作人員認真識讀檔案資料，歸類整理檔案，便于檔案查找與利用，保證歷史檔案資料完整。

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