程序規(guī)范在公文處理中的作用與體現(xiàn)

文/西安鐵路局辦公室（黨委辦公室） 王林

程序規(guī)范在公文處理中的作用與體現(xiàn)

文/西安鐵路局辦公室（黨委辦公室） 王林

本文從公文處理的程序規(guī)范角度出發(fā)，就《條例》《格式》《意見》等國(guó)家關(guān)于公文處理的法規(guī)制度出臺(tái)后，在具體工作實(shí)踐中的應(yīng)用進(jìn)行分析論證。

條例；格式；意見；規(guī)范

公文處理工作是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)基本職能，2012年中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），這是自20世紀(jì)80年代以來(lái)，黨的機(jī)關(guān)與國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理由原來(lái)的分別設(shè)立走向統(tǒng)一要求、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一實(shí)施的里程碑，對(duì)規(guī)范公文處理工作，提高辦文質(zhì)量效率產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。

一、《條例》頒布的重大意義

（一）鮮明的時(shí)代性。公文直接作用于社會(huì)建設(shè)與發(fā)展，又受到社會(huì)實(shí)踐的影響與改變，從可記載的甲骨文書到現(xiàn)在的電子公文，縱觀社會(huì)文明的發(fā)展史，也是公文處理的變革史。特別是新中國(guó)成立以來(lái)，從1951年的《公文處理暫行辦法》實(shí)施以來(lái)，以及后來(lái)的1981年、2000年的公文處理辦法修訂，直至2012年《條例》的頒布，這是公文處理的程序規(guī)范在偉大時(shí)代進(jìn)步的折射。

（二）廣泛的適用性。《條例》頒布后，以法制的形式明確了公文的相關(guān)要求，側(cè)重解決了黨政機(jī)關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部公文處理過(guò)程中的規(guī)范要求，對(duì)其他機(jī)關(guān)和單位的公文處理工作亦提出了參照?qǐng)?zhí)行的要求。通俗講，這部《條例》是適用全國(guó)各行各業(yè)的。

（三）嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬓浴榱伺浜稀稐l例》的貫徹執(zhí)行，國(guó)家質(zhì)檢總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-2012）發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》），對(duì)公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規(guī)定，以此確保機(jī)關(guān)公文特定效力的發(fā)揮，體現(xiàn)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、規(guī)范公文辦理的現(xiàn)實(shí)作用

《條例》強(qiáng)調(diào)公文處理工作一切從實(shí)際出發(fā)，其第五章第十九條第二款規(guī)定“一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行”，這一規(guī)定體現(xiàn)了精簡(jiǎn)公文的精神，要求公文必須以解決公務(wù)活動(dòng)中的實(shí)際問(wèn)題為終極目標(biāo)，要有的放矢，針對(duì)性要強(qiáng)。

《條例》首次將黨政公文處理工作的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一，重新界定了公文種類和各文種的適用范圍，調(diào)整了公文格式要素，在行文規(guī)則方面增加了一些具體規(guī)定。這些改變既是對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)在公文處理過(guò)程中遇到問(wèn)題的整改，也是對(duì)機(jī)關(guān)辦文人員從業(yè)素質(zhì)的再次強(qiáng)調(diào)和要求。

《格式》也首次將黨政機(jī)關(guān)公文用紙統(tǒng)一為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，首次統(tǒng)一了黨政機(jī)關(guān)公文格式中份號(hào)、密級(jí)、保密期限、緊急程度、成文日期等要素的編排規(guī)則，使黨政機(jī)關(guān)公文的表現(xiàn)形式更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

自中央八項(xiàng)規(guī)定出臺(tái)以來(lái)，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳又聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步精簡(jiǎn)文件和簡(jiǎn)報(bào)的意見》（以下簡(jiǎn)稱《意見》），對(duì)《條例》中的“……行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性……”進(jìn)一步明確為“……可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)……”。從深層次解讀《意見》，精簡(jiǎn)文件不僅事關(guān)文風(fēng)轉(zhuǎn)變，更與機(jī)關(guān)工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變息息相關(guān)。

三、規(guī)范公文辦理的具體體現(xiàn)

（一）公文起草要“實(shí)”。《條例》規(guī)定，公文起草應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，要觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文種正確、格式規(guī)范、調(diào)研論證、措施可行等等。對(duì)于重要公文的起草，要求機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人主持、指導(dǎo)。《意見》出臺(tái)后，對(duì)文件字?jǐn)?shù)、處理效率等方面又作了具體而明確的規(guī)定。這些要求對(duì)負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)，就是必須嚴(yán)格遵守的“規(guī)范動(dòng)作”。以轉(zhuǎn)發(fā)類文件起草為例，標(biāo)題的設(shè)置要精練，防止出現(xiàn)多個(gè)“關(guān)于”“通知”等字樣，防止亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。被轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容也要慎重處理，被轉(zhuǎn)發(fā)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志不得使用紅色字體，被轉(zhuǎn)發(fā)的發(fā)文機(jī)關(guān)署名處蓋章也不得使用紅色印章，被轉(zhuǎn)發(fā)文件的原頁(yè)碼也要裁剪或刪除等等。

（二）公文審核要“精”。王國(guó)維在《人間詞話》中說(shuō)，古今之成大事業(yè)、大學(xué)問(wèn)者，必經(jīng)過(guò)三種之境界：“昨夜西風(fēng)凋碧樹，獨(dú)山高樓，望盡天涯路”“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”“眾里尋他千百度，驀然回首，那人正在燈火闌珊處”。公文審核亦是如此，初始時(shí)要打好基礎(chǔ)，看行文要素是否齊全，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否準(zhǔn)確，文中是否有錯(cuò)別字；熟稔時(shí)要緊抓核心，看行文邏輯是否清晰，受文主體和文字內(nèi)容是否匹配，行文格式是否規(guī)范；精通后要輔助決策，看行文理由是否充分，文字內(nèi)容是否合理合規(guī)，具備可行性，重要行文是否經(jīng)過(guò)廣泛調(diào)研、征求意見、會(huì)前初審、會(huì)議研討。

（三）公文印發(fā)要“嚴(yán)”。公文經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，從法理上就具備了特定的法律效力和政令要求，后續(xù)處理事宜必須慎之又慎，主要有登記、復(fù)核、印制、核發(fā)等規(guī)范的處理環(huán)節(jié)。發(fā)文登記時(shí)，要重點(diǎn)核對(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、會(huì)簽痕跡、文件格式等要素是否齊全，按照“盡量節(jié)約、留有余地”的原則核算印發(fā)份數(shù)，文件印刷后要做好交接、登記、分送、銷號(hào)。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、企業(yè)秘密或商業(yè)秘密的文件，要按照“最小化”原則，標(biāo)注密級(jí)和傳閱范圍。

（四）格式甄別要“細(xì)”。對(duì)于《條例》和《格式》中提及但又沒(méi)有詳細(xì)明確的公文處理事項(xiàng)，就需要具體問(wèn)題具體分析，從上級(jí)機(jī)關(guān)、既成慣例中尋找依據(jù)。

像“紀(jì)要類公文是否加蓋印章？”《格式》中規(guī)定：“會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章”。而日常辦文中會(huì)遇到除了辦公會(huì)議紀(jì)要外的其他紀(jì)要格式，這就要分別對(duì)待。以紀(jì)要格式印發(fā)的正文不加蓋印章；以信函格式或其他文件格式印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的正文，要在發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期處加蓋印章。

四、對(duì)規(guī)范公文處理工作的思考

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，電子公文因其傳輸存儲(chǔ)和查詢的便捷性，以及無(wú)紙化辦公帶來(lái)的清潔環(huán)保、運(yùn)維成本低等諸多優(yōu)勢(shì)，一經(jīng)推廣使用就深受黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位歡迎。電子公文又因形成、傳遞、保存、識(shí)讀都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，其真實(shí)性就有很強(qiáng)的依賴性和易更改性，特別是在現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)資源十分發(fā)達(dá)的情況下，電子文件在不同部門、人員之間傳輸，不可避免地要受到病毒的危害和“黑客”的攻擊，其真?zhèn)巫R(shí)別難度較高，需要涉及數(shù)字簽名、身份識(shí)別、消息認(rèn)證、密鑰使用等許多信息技術(shù)領(lǐng)域的參與配合。電子公文系統(tǒng)如何在確保安全的前提下做好規(guī)范應(yīng)用，是我們需要認(rèn)真思考解決的問(wèn)題。

在日常的公文處理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到一些公文“橫傳”的情況。所謂“橫傳”，即公文不經(jīng)過(guò)文秘部門或文秘人員登記，直接在閱辦部門或閱批領(lǐng)導(dǎo)之間流轉(zhuǎn)。還有一些公文“直送”的現(xiàn)象。所謂“直送”，即公文主辦部門人員不經(jīng)過(guò)文秘部門或文秘人員登記，直接送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)或簽批。“橫傳”“直送”由來(lái)已久，又因種種因素仍會(huì)繼續(xù)存在于各級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理中，其弊端在于文件傳遞的線索只掌握在承辦者手中，一旦承辦者遺忘、積壓、延誤甚至丟失，則無(wú)從查找和催辦，由此可能給黨和國(guó)家造成重大甚至是無(wú)法彌補(bǔ)的損失，需要想方設(shè)法予以控制和防范。

五、結(jié)束語(yǔ)

公文處理工作，因其在機(jī)關(guān)工作中的極端重要性，每一位辦文人員都應(yīng)該樹立“我是最后一道關(guān)”的責(zé)任意識(shí)，始終保持“如臨深淵、如履薄冰”的敬畏心態(tài)，深入肌理、溢于言表，才能將“零缺陷、零差錯(cuò)、零誤差”的辦文理念落到實(shí)處，才能將“工匠精神”在辦文中落地生根、開花結(jié)果。

[1]中央辦公廳.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例.中辦發(fā)〔2012〕14號(hào).

[2]國(guó)家質(zhì)檢總局,國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委.《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-2012）.

[3]中央辦公廳.關(guān)于進(jìn)一步精簡(jiǎn)文件和簡(jiǎn)報(bào)的意見.中辦發(fā)〔2012〕16號(hào).

[4]張慶儒.公文處理學(xué)(第二版)[M].高等教育出版社,2014(7).