高校辦公室文字秘書的“動”與“靜”

文/江蘇農林職業技術學院 孫興民 陳凡學

高校辦公室文字秘書的“動”與“靜”

文/江蘇農林職業技術學院 孫興民 陳凡學

本文從高校辦公室文字秘書提高寫作水平的角度，結合工作中的具體情景和思考，闡述了文字秘書必備的“動”與“靜”的基本功，提出厚積薄發、動靜相宜的建議。

高校；文字秘書；調研；思考

高校辦公室主要工作內容是辦文、辦事、辦會，其中，高質量辦文對于服務大局、輔助決策作用重大。我國多數高校辦公室設置秘書科（文秘科），具體負責全校性重大決策、重要活動材料的起草或（和）公文運轉工作，具有“智囊團”“思想庫”和“左右手”的職能。文字秘書要提高工作水平，就要做到既能動起來，又能靜下來，動靜相宜，行成于思。

一、動筆記錄，領會領導的思想

辦公室辦文、辦事、辦會過程中，工作內容通常是瑣碎的，有大有小，但是每項工作都很重要。要養成每天做工作計劃和小結的習慣，防止有所遺漏，或者有所偏頗，特別是對于領導交代的任務和領導工作談話中的重要語句，要盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱。因為領導交代任務時不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的，領導工作談話中的重要語句往往是經過長期思考和實踐的結論，有助于文字秘書理解領導的思想。

文稿動筆寫作前，要充分理解領導提出的問題和觀點，只有把領導的意圖吃透，才能有的放矢搜集材料，這樣寫出來的文稿才是基本成功的。遇到不確定的地方要敢于請示，可以請示辦公室主任，也可以請示交辦的領導。

動筆記錄的習慣非常重要，積沙成塔，集腋成裘，對于一件具體的文稿如此，對于長時期的寫作也如此。

二、動身調研，掌握充實的素材

調查研究是文字秘書做好本職工作的必然要求。蘇軾在《稼說送張琥》中說：“博觀而約取，厚積而薄發”，要達到約取和薄發的狀態，充實的素材是必不可少的。充實的素材來源于充分的調研，沒有調查就不熟悉情況，也就沒有寫作的素材。

高校文字秘書要了解學校的基本情況，也要熟悉校內各部門重要工作的進展，留心師生員工關心的問題，發現行業企業對高校的需求，要做一名信息的采集者、加工者和提煉者。隨著教育改革的深入推進，智能化教學、碎片化學習、個性化考核等越來越普遍，高校會遇到各種新情況、新問題和新矛盾，這些都是高校領導重點關注的領域，需要文字秘書主動開展調查研究，掌握工作主動權。因此，文字秘書的調查研究通常是帶著問題的，應該是高水平的、綜合性的，不是坐在辦公室打一通電話、看一些報告、上一會兒網就能解決的，而是要走出辦公室，找機會到各院系、各企業開展多渠道、全方位、深層次的調查研究，收集第一手“活”資料，充分了解情況。

三、靜下來學習，把握發展動態

此處的“學習”主要是指研讀上級文件、閱讀報刊簡報，及時把握黨和政府關于教育及相關行業領域的重大部署、政策要求、網絡輿情等，了解教育進展，把握發展動態。國家的政策法規都是文字秘書擬寫公文、講話稿的權威性依據。同時，認真學習各類調查報告，參加相關交流會議，及時了解和借鑒兄弟院校的先進經驗，為寫作提供新穎的視角，為文稿寫作提供鮮活的素材。

值得注意的是，多數高校黨委辦公室和校長辦公室是合署辦公，工作具有很強的政治性和政策性。文字秘書除了及時掌握教育教學的重要進展和法律法規，還要認真學習毛澤東思想、中國特色社會主義理論，學習中共中央和各級黨委、紀委的會議和文件精神，不斷提高政策理論水平，加強思政政治理論修養，在政治上過硬。要樹立全心全意為人民服務的思想，強化服務意識，養成廉潔清正的作風，寫出樸實干練的文風。

四、靜下來思考，鍛煉思維能力

思考是重要文稿、公文寫作必不可少的環節，是寫作成功與否的關鍵。經過思考，才能確定一篇公文的主題思想、表達次序和各部分內容之間的承接關系。同時，文字秘書還要思考、構思關系學校發展的綜合性材料，及時為領導提供調研報告。這要求高校辦公室文字秘書具備較好的思維能力。

文字秘書要養成多思、深思、廣思、反思的習慣，從宏觀、政策、全局的角度思考，發現問題、分析問題、解決問題。如對學校發展規劃的思考、對學校教學質量的評價、對校內深層次矛盾的研判等，都要在充分調查研究的基礎上，研究各相關信息間的關系與變化，及時發現、分析問題，透過現象看本質，提出解決辦法，形成有價值的文字材料，為領導決策提供參考。

寧靜致遠，深入思考需要靜下來。靜下來才能把平時學習和調研積累的素材進行細致、廣泛地觀察、觀覽和思考，然后取其要領，達到“博觀而約取，厚積而薄發”的境界。

五、靜下來寫作，磨練文風文筆

請示、調研、思考，最終要落實到寫，這是體現文字秘書工作水平的重要方面。寫出的文稿、講話稿，講領導想講的話是基本要求，講領導想講又講不出的話是真水平。養兵千日，用兵一時，要想在每個關鍵時刻拿出真水平，必須要靜下來，不斷磨練提高。

磨練樸實嚴謹的文風，堅持在深入教學科研一線認真調研師生訴求的基礎上，說短話、講實話、說老師學生聽得懂的話，發散思維、升華思想、小中見大，始終做到言之有物、言之有理、言之有情，保證實踐性和思想性。杜絕“不求有功，但求無過”的寫作心態，不說正確的廢話、好聽的虛話。

磨練流暢洗練的文筆，針對不同的場合或嚴肅或活潑，說師生語言，更加接地氣。畢業典禮的講話，宜充滿深情和激勵；兄弟院校來訪的講話，宜簡潔而充滿誠意；黨風廉政專題會議的講話，宜嚴肅且一針見血；總結性公文宜直接引用大量典型事例，增強文章說服力。

磨練典雅大氣的文采，于常規處尋亮點，于淺顯處見真知，于文字處求新穎，講究句式的整齊美、錯落美，詞匯的豐富美、韻律美，描述的意象美、意境美。優美的語言更加能夠吸引聽者，以文化人，事半功倍。

寫作能力是高校辦公室文字秘書的看家本領，要做到有質量、有突破，其實“功夫在詩外”，需要在工作之外多讀、多思、多寫，厚積薄發，動靜相宜。“動起來溝通調研、胸懷全校事，靜下來縝密思考、妙手著文章”，這應是辦公室文字秘書在文稿寫作過程中“動靜相宜”的理想狀態。

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