關于基層失業人員檔案管理工作的幾點思考
——以政和縣為例

陳雯

關于基層失業人員檔案管理工作的幾點思考
——以政和縣為例

陳雯

企事業單位參加失業保險的人員，失業后到人力資源服務部門辦理申請領取失業保險救濟金手續時，需將個人檔案轉移至人力資源服務部門，列入失業人員檔案保存管理。失業人員檔案是記錄失業人員工作經歷、工作成就、政治思想、參保保齡、薪資等級等重要信息的憑證。失業人員的檔案管理有其獨特性，如果管理不當，不但使失業人員自身利益蒙受損失，而且會增加社會不穩定因素。因此，提供高質量的失業人員檔案服務，對維護失業人員的合法權益、保障和諧社會的發展具有十分重大的意義。筆者在縣級人力資源服務機構工作多年，以政和縣失業人員檔案管理工作為例，提出做好失業人員檔案管理工作的幾點思考和建議。

一、政和縣人力資源公共服務中心失業人員檔案管理工作現狀

政和縣人力資源公共服務中心前身為政和縣勞動服務公司，自1986年《國營企業職工待業保險暫行規定》頒布以來，一直承擔著政和縣失業保險參保登記、失業救濟金申領、失業人員檔案管理等多項工作。2016年政和縣失業保險參保人員4597人，城鎮登記失業率3.0%。政和縣人力資源公共服務中心現有失業人員檔案管理工作人員一人，管理失業人員檔案2698份。做好失業人員檔案管理工作，必須立足于管理的現狀，不斷適應工作發展的新形勢，逐步完善失業人員檔案管理制度，規范失業人員檔案管理流程、培養檔案管理工作人員的專業技能和責任感，才能使失業人員檔案管理工作走上科學化、規范化的道路。

二、當前政和縣失業人員檔案管理存在的問題

（一） 失業人員檔案缺失或材料內容不完整、不準確。一是由于政和縣企業和員工個人對檔案的不重視，許多在職時應放入檔案內的材料沒有及時放入原始檔案，如招工錄用表、歷年的調資表、轉正定級表等，導致失業時轉來的檔案材料不全；還有的企業員工填寫資料時沒有認真檢查，表格上填的出生時間與身份證不一致，填寫的參加工作時間不同表格之間不一致，或是工種記錄不清等，導致要辦理失業保險業務時引起各種爭議，損害了失業人員的合法利益。二是部分關停破產企業，因辦理關停破產手續的周期過長，或是員工對企業的補償方案不滿意而遲遲不愿解除勞動關系，時間長久后，企業很難聯系到原企業的失業人員，大部分失業人員自己也不主動與企業聯系，這部分職工的檔案提出后一直被留存在企業，無處投遞，當企業完全解體后，這部分人員的檔案無人處理，全部或部分遺失。三是有些失業人員文化素質不高，對企業、檔案保管部門“不放心”，擔心遺失，將一些重要表格、材料自己保管，不愿意放入檔案內進行寄存。四是檔案管理人員工作責任心不強，失業人員送來的補充個人材料沒有及時歸檔，放置長時間后遺忘，需要時再次尋找已十分困難。

（二）失業人員個人不重視，現有檔案更新不及時不準確。許多失業人員對個人檔案不夠重視，隨著社會經濟和就業結構的發展，許多失業人員存在跨地域性流動，規模大頻率高，導致檔案無法及時更新，斷檔嚴重。如果不是正式在行政事業單位就業，他們的檔案往往不會隨著工作地點投遞，于是個人檔案留存在政和縣人力資源服務部門，新的工作單位又為他們重新建一份工作檔案，造成了檔案斷斷續續，出現脫節的現象。這樣做不但使新的單位無法了解員工之前的工作經歷和工作情況，會影響到他們的工齡、保齡的計算，對失業人員自身是十分不利的。而且甚至有些失業人員，重新就業多年也沒有到人力資源服務部門登記，導致二次失業再次申請領取失業救濟金時來查找檔案，原檔案卻還在已失業人員類別中，增加了辦理的難度，影響了自身的利益。

（三）失業人員檔案管理者不專業，管理制度不規范。失業人員檔案管理在人員的配備上不受重視，大部分基層失業人員檔案管理人員都是非專業人員，沒有接受過檔案管理專業培訓，缺少檔案管理的專業知識，崗位能力弱化直接導致失業人員檔案管理的混亂和不規范。實際工作中，檔案管理人員因缺乏專業知識，或是檔案分類混亂，或是立卷不合理，甚至交接手續不清的情況屢屢發生，影響了失業人員的權益，成為失業人員檔案管理制度上的一大漏洞。

（四）缺乏與之配套獨立的失業人員檔案管理系統，管理效率低下。目前政和縣的失業保險檔案管理方法還是將姓名編號后輸入EXCEL表格，需要查詢的時候先在表格上查找到對應編號，再進入檔案室按編號查閱。這種原始的管理方式效率低下，不但無法直接看到失業人員的基本信息，增加了工作量，而且多次進入檔案室翻閱檔案，對檔案室的保存環境及檔案本身有太大的污染和損壞，嚴重影響了原始檔案的壽命。

三、關于加強基層失業人員檔案管理工作的建議

（一）提高失業人員檔案管理者的責任意識、服務意識，加強工作業務培訓。政和縣人力資源服務部門要加強對失業人員檔案管理的重視，注重挑選綜合素質高的人員負責失業人員檔案管理工作。一方面要要求檔案管理人員深刻認識到個人檔案對失業人員的重要性，從思想上重視和熱愛這項工作，在工作中要有強烈的責任心和高度的責任感，以職業道德為指導，認真盡力地做好本職工作。另一方面，要加強對失業人員檔案管理工作人員的業務培訓。首先要強化檔案管理人員對檔案的收集、整理、保護、歸檔、利用等各方面的專業知識，提高工作人精通業務和創新工作的能力；其次要求工作人員認真學習檔案管理相關規章制度，規范檔案的收入、轉遞、查閱等方面程序，減少因操作不規范而引起的檔案遺失、個人信息外泄等人為差錯。

（二）規范失業人員檔案管理工作程序，強化失業人員檔案管理工作監督機制。根據失業人員檔案的特點，建立健全失業人員檔案管理工作的具體標準，制定并嚴格執行失業人員檔案管理的分類制度、保密制度、轉遞流程制度，規范失業人員檔案管理工作程序，以減少人為失誤造成的檔案損失。此外，人力資源服務部門還要完善對失業人員檔案管理工作的監督機制，明確檔案管理職責，分清責任，加強監督檢查，及時發現問題、解決問題。對檔案管理工作中不負責任、審查把關不嚴、違反職業道德規范等行為要嚴格查處，以確保這項工作的規范化與嚴謹化。

（三）加強宣傳教育，提高企事業單位與失業人員個人的檔案保管意識，營造重視失業人員檔案管理的良好社會氛圍。人力資源服務部門日常工作中，要多渠道、多方面地積極宣傳檔案管理重要性，提升企事業單位與失業人員對檔案作用的認識。失業人員的檔案內有失業人員的個人經歷、品德作風、工作成就、工資薪級、工作工齡、參保保齡等許多關鍵的個人資料。失業人員如需開具一定的個人證明手續，都要以檔案材料為憑證和參考，失業人員辦理失業保險、養老保險續繳、計算工齡、工作流動、辦理退休等，也都離不開檔案。因此，要讓企事業單位和失業人員明白，由有資質的人力資源服務部門妥善保管失業人員的個人檔案，才能讓失業人員避免不必要的損失，有效地保護失業人員的合法權益。

（四）建立獨立的失業人員檔案管理系統，對失業人員檔案進行現代化管理。建立獨立的失業人員檔案管理系統，對失業人員檔案進行現代化管理，是新時期檔案管理工作的迫切需要，是健全失業人員檔案管理工作的重要環節。開發失業人員檔案管理程序，將失業人員基本信息材料掃描和錄入系統，一是能夠數據化檢索失業人員基礎信息，不用頻繁翻閱原始檔案，提高工作效率，延長原始檔案的保存壽命；二是將檔案內容數字化后，可以杜絕擅自涂改檔案資料、抽取或偽造檔案文件等惡性行為，確保失業人員檔案的真實性和完整性。

在社會經濟全面發展的歷史背景下，失業人員檔案管理工作只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要。加強失業人員檔案管理的效率和質量，優化失業人員檔案的管理制度，不斷提升人力資源服務部門的服務水平，對于促進社會經濟的全面發展、促進全民就業創業、建立穩定和諧的社會具有積極和現實的重要意義。

（作者單位：政和縣人力資源公共服務中心）