“小會議”現(xiàn)“大講究”
——檔案工作月度例會制度提升管理匯報

文/中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司 尉寧

“小會議”現(xiàn)“大講究”
——檔案工作月度例會制度提升管理匯報

文/中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司 尉寧

檔案工作月度例會就像一條主線貫穿著檔案管理工作的整個全周期，將檔案管理工作的溝通、協(xié)調、決策、執(zhí)行、監(jiān)督等匯集于一身，在檔案的管理工作中發(fā)揮著重要的作用。本文通過對檔案工作月度例會進行分析，重點總結了月度例會的議題、流程和作用。

檔案工作；月度例會；提升管理；匯報

神華煤制油化工有限公司北京工程分公司（以下簡稱工程公司）因其工程建設特點而成為一個特殊的企業(yè)，特殊在于其人員分散于北京、各項目現(xiàn)場，而檔案管理工作以項目基建檔案為核心，人隨項目走，為了增強公司檔案管理的總體水平、整體管控能力，打造一支“人在四方、心在一起”的專業(yè)化團隊，確保各方人員互相溝通暢通、研討問題決策準確、開展培訓工作正常、上傳下達任務及時、了解工作動態(tài)與進展全面有效，進而實現(xiàn)資源利用最大化，使檔案管理水平得以提升，由此產(chǎn)生了檔案工作月度例會制度。下面就工程公司的檔案工作月度例會制度情況具體分析如下：

一、檔案工作月度例會的主要依據(jù)

檔案組隸屬于工程公司項目管理部，按照部門要求，每月21日至次月20日為月度工作節(jié)點，需編制小組本月度工作完成情況及下月工作計劃（詳見附件），最終匯總成為部門月報，月報為檔案工作月度例會的主要依據(jù)。

二、檔案工作月度例會議題

（一）匯報月度工作，量化個人或項目工作目標。月度例會一般在月底召開，匯報月度工作作為每月常態(tài)發(fā)言內容，比照上月發(fā)布的工作計劃可明確本月度完成工作情況是否已完成各項工作指標。

（二）提出需協(xié)調解決問題，上傳下達的良好平臺。工程公司檔案管理人員幾乎全部安排于各項目現(xiàn)場從事基建檔案歸檔管理工作，服務于基層，工作中會出現(xiàn)一些困難或問題，自例會制度開展以來，提供給大家良好的溝通平臺，及時匯報領導或專業(yè)人員，現(xiàn)場或會后層層上報，及時協(xié)調解決問題。

（三）信息交流、集思廣益、創(chuàng)新方法、共享優(yōu)異資源。項目檔案管理雖遵從公司的統(tǒng)一制度，但各項目人員綜合素質不盡相同，所以管理細節(jié)或工作方法又必然存在不同，處理好這其中的“矛盾關系”就要運用“求同存異”的學問，其中的“同”就是統(tǒng)一制度與意見、遵循唯一正確的方向，“異”就是探尋工作亮點。而月度例會就是信息傳遞的大平臺，在這里大家可以共享到所謂的“異”資源、探尋到創(chuàng)新的理念或方法、了解到他人已知而我未知的學術或標準動態(tài)。

（四）提供培訓平臺，優(yōu)化團隊專業(yè)。統(tǒng)一組織專題培訓，對于項目檔案管理來說尤為關鍵，各方參建單位參與到檔案工作中，人員素質良莠不齊或不了解煤化工項目建設的具體要求，多地視頻會議組織“專業(yè)帶頭人”講評、培訓，尤其是實例講解，對于培訓、優(yōu)化檔案管理團隊建設起到了事半功倍的作用。

三、檔案工作月度例會流程

目前工程公司檔案工作月度會議一般定于月底召開，包括會前準備工作、會中議題并形成記錄、會后簽署發(fā)布紀要跟蹤落實相關情況三個主要流程。第一，會前需要確定開會時間與地點，具體時間安排由檔案組高級專業(yè)經(jīng)理統(tǒng)籌根據(jù)需要擬定開會日期，指令到專人處負責同時預訂到各地視頻會議室，由此確定了時間與地點后由專人負責郵件通知到各地域參會人員，同時抄送各地負責視頻系統(tǒng)的IT人員，確保會前調試系統(tǒng)正常工作，會議順利召開。第二，會中議題固定，緊抓工作所需核心，確保有專人進行會議記錄。第三，會后形成紀要并簽署發(fā)布，跟蹤落實會議涉及問題或工作目標等。

四、檔案工作月度例會的重要作用

檔案工作月度例會，在日常檔案管理中發(fā)揮出了五大優(yōu)勢。第一點，通過檔案工作月度例會搭建和強化創(chuàng)新思路及管理理念。第二點，克服公司地域分散性能，重溫團聚感覺。工程公司員工分派于多項目現(xiàn)場，這種“虛擬”的同事關系甚至見面成了一種極其奢侈的要求。而“面對面”月度例會，可以給予員工間團聚的感覺，可以同樣增強員工間的團結協(xié)作與凝聚力。第三點，協(xié)調隔閡問題統(tǒng)一公司檔案管理策略，明確具體工作目標。會議各方的溝通或匯報，關鍵的結果在于會議給予大家機會提出問題及存在的瓶頸，從而解決問題，并得到正確的策略，從而使得工作效率得以提升。第四點，在例會中探討目前公司有關制度或最新規(guī)范的要求，與實際的適合性對比分析，評估了解當下我們的制度體系運行問題或存在哪些薄弱環(huán)節(jié)需要改進，為后續(xù)工作重大決策或有關新制度的制定提供有力支持，從而帶動制度更加規(guī)范、完善，提升管理水平。第五點，月度視頻例會組織的互動培訓，優(yōu)秀做法、錯誤案例現(xiàn)身說法，短時間有效提升管理業(yè)務素質。

五、 結語

再完美的制度只有通過有效的執(zhí)行才能得到最好的結果，對制度的理解是否到位、全面，為能促使大家提升業(yè)務，專業(yè)帶頭人通過視頻進行培訓，以優(yōu)秀做法全面施教、以錯誤做法換取教訓避免再次就范，期間互動思考并答疑，從而將要求、制度及時宣貫到位，擴大認知范圍，從而提高了整體管理水平。

[1]王加鵬.基于精準化管理平臺的材料倉儲月度例會制度創(chuàng)新應用[J].山東煤炭科技,2011(12).

[2]劉杰.公司召開月度例會部署政治保電工作[N].華北電力報,2015-08-31.

[3]蘇文姜.鐵路總公司召開機關3月份月度例會[N].人民鐵道報,2017-03-02.