論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

文/公主嶺市國有資產(chǎn)管理服務(wù)中心 李淑偉

論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

文/公主嶺市國有資產(chǎn)管理服務(wù)中心 李淑偉

文秘和檔案管理有著相似的管理模式，但是在實際的工作中，兩者還是有著細微的差別，兩者在銜接的過程中難免會有不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)，所以，一個工作人員在兼顧兩項工作的同時是會出現(xiàn)一些問題。通過深入研究兩者的關(guān)系，要規(guī)避一些不規(guī)范行為，高效運用檔案和文秘的關(guān)系，實現(xiàn)辦公室文秘與檔案文書工作的高效配合。

文秘工作；檔案工作；文檔一體化

現(xiàn)階段，是經(jīng)濟信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，辦公室也在實行自動化，充分利用計算機配合工作，大大提高了工作效率，同時也減少了一定的人力資源，這就導(dǎo)致許多企事業(yè)單位不單獨設(shè)立檔案管理的工作人員，會把這一部分的工作讓辦公室行政人員進行兼顧，過去傳統(tǒng)的管理模式是將文秘工作與檔案管理工作分開進行的，目前，要將兩者合并一體化，勢必會出現(xiàn)一些問題和不適應(yīng)，如何把兩項工作有效結(jié)合和兼顧，實現(xiàn)文秘和檔案管理一體化，是企事業(yè)單位所面臨的挑戰(zhàn)和難題。

一、辦公室文秘工作和檔案文書管理的定義

(一)辦公室文秘工作的定義。作為辦公室的文秘，簡單理解就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，負責(zé)傳達上級的指令和相關(guān)信息，還要幫助上級領(lǐng)導(dǎo)起草文書，整理文件，來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作和決策，對于文秘來說，跟文件打交道，起草、整理、傳達文件，并且要及時處理好相關(guān)文件，完整地保管好文件，最大程度發(fā)揮公文的重要性并且有效推進，更好地為上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，文秘是一項實踐工作，在單位中起著協(xié)調(diào)的作用，要有高度的政治覺悟和對于職業(yè)的道德水平，要有保密意識，對于重要的文書要高度重視并且保密。

（二）檔案文書管理工作的定義。檔案文書管理工作，主要是對單位內(nèi)部的檔案進行收集和管理，并且把資料和相關(guān)文書分類整理立卷并且妥善保管，工作的主體是文書、會計、人事的相關(guān)資料，文書檔案室記錄政務(wù)活動的檔案，是比較常見的檔案管理類型，是集中統(tǒng)一管理好管轄范圍內(nèi)的各種檔案，保障檔案的完整和安全，大力開發(fā)檔案信息資源，進而為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位的各項事務(wù)工作提供科學(xué)的依據(jù)。

二、文秘工作與檔案管理工作有效結(jié)合的意義

（一）提高工作效率，加強辦公人員的素質(zhì)水平。辦公室的行政文秘崗位，在單位內(nèi)部起著銜接和輔助的作用，是單位內(nèi)部一個重要的崗位，文書檔案管理人員不僅要對文件進行歸檔分類處理，還要能夠及時為領(lǐng)導(dǎo)提供資料，準確提供查詢服務(wù)，對于企業(yè)內(nèi)部的信息了然于心，工作量有所增加，這就要求辦公室的文秘工作人員提高工作效率，并且還要有較高的職業(yè)素質(zhì)才能夠得以勝任，文秘工作室對資料的整理與歸檔，檔案管理工作是對文秘工作成果的一個管理和應(yīng)用，如果兩者能夠相互結(jié)合，能夠增加文秘工作人員的涉獵范圍，激勵他們認真工作，并且不斷提高專業(yè)素養(yǎng)和知識，在工作的環(huán)節(jié)上保證連貫性，節(jié)約銜接上浪費的時間，會在一定程度上提高工作效率。總之，文秘工作與檔案工作是相互關(guān)聯(lián)的，兩者一體化可以提高工作的時效性，提高文秘工作的質(zhì)量，為檔案管理奠定有利基礎(chǔ)。

（二）提高公文質(zhì)量和檔案管理的質(zhì)量。現(xiàn)如今，在現(xiàn)代的管理模式下，現(xiàn)代的企業(yè)文秘工作和檔案工作都已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化，運用計算機可以減少工作的時間，提高工作效率，是以機器為主，人工為輔助，充分利用計算機、打印機等一些多媒體的電子設(shè)備，辦公室逐漸的自動化，節(jié)約大量的勞動力，工作上也方便不少，減少了錯誤的發(fā)生，文書工作和檔案管理的結(jié)合提高了數(shù)字計算機的準確率，提高公文質(zhì)量和檔案管理的質(zhì)量。

三、文秘工作和檔案管理工作兼顧出現(xiàn)的問題

文秘工作與檔案管理工作在業(yè)務(wù)上有著一定的相似之處和密切關(guān)聯(lián)，但是根本上還是有區(qū)別和不同，因為兩者在實際的工作中處于一個載體上，所以一般單位不設(shè)置專職檔案人員，由文秘人員兼顧，又要保證質(zhì)量，在這個過程中會出現(xiàn)以下問題。

（一）檔案管理意識淡薄。在一個企業(yè)中，文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)的有力助手，是企業(yè)中不和忽視的崗位，眾多的公文中要整理，以至于文秘人員忽略了對于檔案的處理，檔案管理意識比較淡薄，沒有真正以檔案的高標準來規(guī)范公文處理，首先對于文件的原稿件保存不當(dāng)，對于資料的歸檔不夠規(guī)范，查找起來比較麻煩，其次對于緊急情況下傳真的文件，工作人員沒有謹慎處理，要重新打印一遍再存檔，這樣可以減小字跡的不清晰程度，最后文件的編碼錯誤，分類不明確，編碼出現(xiàn)重號，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷對檔案的要求。

（二）檔案范疇把握不準。從表面上看，檔案管理的對象是文書，但是檔案的管理工作在實際生活中范疇廣泛，內(nèi)容多種多樣，包括會計的年度憑證，各種影像資料，重要的單位以往的文件等等，兩者的兼顧，會使檔案管理人員側(cè)重對于文書檔案的歸檔，忽略了其他資料，作為辦公室文秘人員，對于紅頭文件在檔案的管理上與一般的普通資料并無區(qū)別，也沒有做特殊的編號，這樣嚴重影響了文件的質(zhì)量，對于檔案的范疇把握不準，往往會造成檔案分散和片面，查閱起來比較困難。

四、文秘工作和檔案管理工作有效結(jié)合的對策

（一）規(guī)范公文格式和文書歸檔。公文格式的規(guī)范與否，字跡是否清晰，直接影響了檔案管理與文書管理的一體化結(jié)合，文秘工作人員在對文書進行起草的時候要謹慎，嚴格按照國家規(guī)定的格式進行調(diào)整和編寫，保證文書的規(guī)模無誤，細節(jié)上比如紙張的大小、字體的顏色方方面面都要注意，版記是文秘工作和檔案管理工作銜接的重要標記，在發(fā)展文檔一體化中起著非常重要的作用，這就要求文秘工作人員要重視，要準確無誤地標記出文件的印發(fā)部門和打印時間，并且做好相關(guān)的一些記錄，流轉(zhuǎn)后立卷歸檔，文書格式規(guī)范化的實現(xiàn)有助于文書檔案管理規(guī)范化程度的提高。

（二）加強文檔一體化建設(shè)。伴隨信息化建設(shè)進程的持續(xù)推進，文檔一體化建設(shè)工作逐漸被提上日程，越來越多的企業(yè)開始加大文檔一體化的建設(shè)力度，積極引進各種自動化的電子辦公設(shè)備，文檔一體化的建設(shè)能夠為企業(yè)文秘工作與檔案管理工作的快速有效融合提供便利的條件，營造良好的環(huán)境，企業(yè)應(yīng)該加強對計算機的應(yīng)用，建立檔案管理信息管理系統(tǒng)，將文秘歸檔的各類文件都儲存到平臺里，這樣可以方便各部門查詢檔案信息，實現(xiàn)文檔的一體化運作。

五、結(jié)束語

文秘工作和檔案管理工作在企業(yè)里占有至關(guān)重要的地位，對于企業(yè)的長期發(fā)展有著一定的促進作用，與日常的工作管理內(nèi)容密切相關(guān)，歸檔是文秘工作的重要步驟，對于文秘工作進行一定的歸納匯總，為后續(xù)的檔案管理工作也是一個基礎(chǔ)，總之企業(yè)將文檔一體化，合二為一，就要對于二者同時兼顧，并且有效地結(jié)合和運用，找到兩者的關(guān)聯(lián)點，避免出現(xiàn)問題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發(fā)展。

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