知識管理與檔案信息管理

文/大同煤礦集團有限責任公司檔案處 陳愛瑾

知識管理與檔案信息管理

文/大同煤礦集團有限責任公司檔案處 陳愛瑾

本文從知識管理的角度探討檔案信息資源建設的若干理論與實踐問題。論述了知識管理與檔案信息管理的關系，研究二者融合的必要性與可行性。

信息；檔案管理；知識管理

信息是現代信息社會建設與發展的一種重要資源和資產。對于政府部門來說，信息是一種可以為社會公眾服務的公益性信息資源；對于公司企業來說，信息是可以為其業務持續發展提供支持和保障的重要資產。21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。本文從知識管理的角度探討檔案信息資源建設的若干理論與實踐問題。

一、知識管理與檔案信息資源建設的融合

（一）知識管理是適應經濟發展的必然選擇。“知識管理”是運用信息技術，通過對知識的取得、整合、轉換、分享、應用與創新等一系列活動，使知識不斷產生、累積與升華，以便更有系統、更有效地運用知識去創新管理。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。

（二）檔案信息資源建設應被賦予新的內涵。檔案信息資源建設的真正含義是什么?它的實際工作內容義是什么？想同答這兩個問題，首先需要對建設的對象——檔案信息資源有個準確把握。檔案信息資源是適應生產力的發展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內向性。“建設”一詞具有創立、建立、增加之意。檔案信息資源建設含義可以表述為：檔案部門對本區域、本領域、本單位的檔案信息資源進行合理配置、分析研究，最終建立檔案信息資源庫的一系列活動的總稱，屬于檔案管理工作的范疇。我國的檔案管理工作，在過去很長一個時期，人們都認為有6個環節：收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。后來，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入檔案管理工作的基本內容，從6個環節增加到8個環節。隨著信息時代的發展，檔案管理的傳統理論迎來了變革和創新，檔案信息資源建設的工作內容也隨之豐富起來。筆者認為檔案信息資源建設應該包括收集、整理、鑒定、保管、統計、編目與檢索、編輯與研究7個環節，與提供利用共同構成檔案管理工作整體。檔案信息資源建設按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個階段：實體收藏（收集、整理、鑒定、保管、統計）和檔案信息資源開發（編目與檢索、編輯與研究）。實體收藏是檔案信息資源開發的基礎，其成果是收集齊全、整理有序的檔案實體。檔案信息資源開發是圍繞社會需要，利用專業方法和現代技術，從收藏實體中發掘有用的信息材料進行編輯和研究，強調檔案信息的加工處理，是檔案信息資源建設的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息資源庫。

（三）在知識管理下的檔案信息資源建設是時代發展的要求。當前，檔案信息資源的作用日益凸現，檔案管理工作的內容不斷升華。有人認為：“檔案館作為檔案集中保管與利用基地，具有應用檔案信息資源為現實服務、替未來著想的獨特作用”，并指出：“要把檔案館建成思想庫，更好地發揮檔案資政襄政作用。”有人明確指出：“在知識經濟時代的檔案管理將成為知識管理，檔案服務成為知識服務，檔案機構的核心功能將是檔案服務與開發能力。”這些論述體現了檔案界對檔案信息資源進行了重新定位，對利用知識管理的理念和方法把檔案信息資源建設成為知識型、思想型資源已有了明確的認識。檔案信息雖不等同于知識，但檔案信息包含著知識。檔案信息資源作為知識經濟時代重要的戰略資源，其重要性很大程度上體現在檔案信息能夠轉化為知識，能夠服務于生產力的發展和社會的進步。檔案信息資源建設與知識管理有著密不可分的聯系，基于知識管理的檔案信息資源建設是新時期檔案館履行其文化使命的必然選擇。檔案工作者必須對知識管理理論有清晰的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大的作用。

二、知識管理視角下檔案信息資源建設的策略

知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。利用知識管理的理念和方法開展檔案信息資源建設，是檔案適應時代要求的理性選擇。

（一）發揮專業優勢，優化檔案信息資源結構。收集本區域、本領域、本單位的檔案是檔案部門的職能使命。檔案工作者在長期的工作實踐中積累了這方面的經驗，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業優勢。如今，檔案不僅是組織內本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰略資源，除了發揮檔案的憑證價值外，更要注重檔案參考價值的開發。筆者認為，在實體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過程中就當注入知識管理的理念，不僅要收集正式文件，而且要加強相關文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利于檔案信息連續性管理和隱性知識的挖掘。另外，收集歸檔要堅持數量與質量并重的原則。檔案工作者充分認識到：利用需求的不斷增長與館藏數量有限、結構單一之間的矛盾日益突出，對豐富館藏、優化結構已達成廣泛共識。然而，實際工作中不能將其等同于盲目地擴大收集歸檔范圍，造成進館數據急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。因此，歸檔范圍的擴大是有限的擴大，是以挖掘隱性知識為目的的擴大。確定歸檔范圍和鑒別進館是一個知識評價的理性過程，是優化檔案信息資源結構的關鍵所在。

（二）更新管理理念，注重隱性信息的挖掘。目前，檔案部門還存在注重檔案保管與實體控制而輕視檔案資源開發利用、注重顯性信息的獲取而輕視隱性信息挖掘的現象，在實際管理中具有嚴格制度化、程序化、規范化的特點。正如有些學者指出：“由于檔案實體排放具有單向線性存放特點，建立在這種基礎結構上的檔案信息資源開發，無論是在用戶需求的適應性，還是檔案信息內容的利用上都受到一些限制，客觀上制約了檔案信息資源的深層次開發與利用”。因此，檔案的保管不能拘泥于歷史記錄的保管，而應組織其內容信息并融入價值創造過程中為現實服務，充分發揮檔案的情報價值。充分運用知識管理理念，有利于檔案信息的組織。

（三）摒棄保守觀念，促進知識的流轉與互動。檔案信息資源建設要以社會需求為驅動力，以服務利用、實現檔案信息價值為最終目的。因此，檔案信息資源建設不是一個孤立的、封閉的過程，而是與服務利用緊密聯系、相互促進的過程。檔案信息資源建設是服務利用工作的基礎，其建設水平的高低決定著服務利用的效果；而服務利用的需求和效果又反饋于檔案信息資源建設，指導著建設的方向和步驟。在檔案信息資源建設過程中，應該摒棄傳統的保守觀念，在兼顧保密性要求和所有權限制的基礎上，最大限度地提高檔案信息資源共享水平，疏通利用需求的反饋渠道。

（四）加強環境建設，提高檔案工作者的創造性。知識經濟時代背景下的檔案信息資源建設，需要具備一些必要的物質條件和組織氛圍。只有組織成員都能站在共享知識、創造知識的高度，才能使處于分散狀態的檔案信息集中管理，處于隱性狀態的信息物化歸檔，處于靜止的檔案信息流轉互動為組織發展所必備的戰略資源。檔案信息資源是組織成員的共同財富。知識管理的理論為檔案信息資源建設提供了許多有益的啟示，但在實踐環節還有待進一步摸索和總結，任重而道遠。