論述文書檔案信息化管理的利與弊

文/杭州市西湖區住房和城鄉建設局 周晶

論述文書檔案信息化管理的利與弊

文/杭州市西湖區住房和城鄉建設局 周晶

目前文書檔案在信息化背景下正發生著天翻地覆的變化，本文就信息化技術對文書檔案帶來的利和弊展開討論，并且提出相應對策解決文書檔案信息化管理中出現的弊端，促進文書檔案信息化管理的有利發展。

檔案管理；信息化；利弊；對策

隨著我國信息化技術的日益發展成熟，人們的生活習慣、工作方式都發生著巨大的變化，而文書檔案作為反映企事業單位和個人在工作生活中為處理事務而形成的文字材料，在其收集、保存、查詢、利用等方面也受著信息化技術的影響，這就迫切需要我們正確認識在信息化技術背景下文書檔案的管理工作。

一、文書檔案信息化管理的優勢

（一）提高辦公效率。在以往的文書檔案收集、整理、歸檔等過程中都需要手工操作，而且對后期的文書檔案進行修改時還需要拆卷拆件重新整合，不僅浪費了大量人力物力，并且辦事效率也低下，而利用了計算機信息化處理技術，文件資料的收集、儲存、分類、利用都變得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于規范保管。傳統的文書檔案雖然也制定了整理規范標準，但是由于是手工整理、錄入，工作人員的主觀能動性比較強，想把某一文件歸為哪一類往往在工作人員的一念之差，而利用了信息化管理技術，客觀規定哪一類文件規整為哪一個系統，都由系統程序做了硬性規定，不僅方便規范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查閱利用。基于計算機文書檔案處理系統，使紙質的文書檔案轉變為電子文件，使得文書檔案可以隨時隨地查找，還可以利用大數據分析查尋需要的內容，便于檔案的開發利用，大大提高了查準率，這些都是傳統檔案管理模式無法比擬的。

二、文書檔案信息化管理中存在的弊端

（一）檔案管理人員不適應新的信息化管理模式。部分檔案工作人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大制約了檔案工作信息化的發展，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。從目前來看，許多檔案部門缺少高技術人才，其中的檔案信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息化建設了。

（二）檔案的安全性缺少保障。電子文件是在社會活動中形成的以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它的內容不僅容易變化，形式也易于修改，不能保證電子文件的原始性，使其失去參考價值。而且電子文件的存儲介質不固定，可以在電腦、U盤、移動硬盤之間傳遞，很難認定那份為原始文件，而且這些存儲介質易受磁場、電磁波等影響，需要經常做好備份，這些都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

三、文書檔案在信息化管理中去弊存利的對策

（一）加強檔案管理人員的現代化管理技能。隨著文書檔案規模的日益擴大，檔案內容的日益豐富，檔案信息載體日益多樣。根據檔案信息化建設的需要，迫切要求培養和造就一批既懂計算機網絡技術，又懂檔案信息管理的高科技復合型人才，為檔案事業持續發展提供技術支持和人才保證。首先要加深對提高政治素質的認識，良好的政治素質是檔案人員的內在要求。其次要加強業務培訓提高專業水平，培訓內容要因需設計，將培訓內容與實際工作相結合。在安排上，除加強專業理論知識學習外，應加大計算機知識的學習，重視網絡知識教育，以適應新時期檔案工作的需要。

（二）提供安全技術保障。由于網絡環境的不安全性，檔案信息在網絡上公開要保證信息安全，要對發布的信息進行篩選，可以主動公開的檔案信息可以在網上發布，涉及個人、單位的保密信息只提供閱讀目錄，并采取訪問權限、身份認證等保密措施進行保密，涉及國家秘密的禁止發布，從而保證檔案信息不被非法訪問、篡改、丟失、泄露。在這基礎上，安全防護軟件開發也需要更新換代，在技術上設置防火墻，實行訪問人身份認證。把企事業單位內部辦公網絡和互聯網分離，外部電腦無法訪問企事業單位內部網絡，無法查看在內部流轉的文件。

（三）充分利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作任務量大，利用計算機整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規則》的要求進行文檔整理，但是每個人理解的不同，對每一個文件的分類不盡相同，影響案卷質量，給檔案的查詢工作帶來不便。現在按照新的《歸檔文件整理規則》，文書檔案實行卷改件，文檔整理按件整理，利用計算機技術不僅省時省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書檔案歸檔工作的影響，又發揮了計算機管理的優點，提高了歸檔的工作效率。

隨著社會信息化技術的不斷發展，傳統的文書檔案管理已經不能適應人們的需求，辦公自動化普及檔案現代化的管理模式和計算機信息技術已經成為文書檔案信息化管理的重點，文書檔案的管理必須從傳統的管理方式向現代信息化管理的方式改變，去弊揚利，提升文書檔案管理的質量，促進該項工作的發展。

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