人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析及創(chuàng)新策略

文/南寧市中醫(yī)醫(yī)院 劉卿

人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析及創(chuàng)新策略

文/南寧市中醫(yī)醫(yī)院 劉卿

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的推動下，人事檔案也從原來的紙質(zhì)管理方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞剑芾硇屎凸芾硭降玫搅孙@著提升。但是，現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)水平普編較低，仍有較多環(huán)節(jié)的工作有待改善，為充分發(fā)揮信息化技術(shù)在人事檔案管理方面的應(yīng)用優(yōu)勢，就需要采取有效的創(chuàng)新策略，加快人事檔案信息化建設(shè)步伐。

人事檔案；信息化建設(shè)；重要意義；現(xiàn)狀；創(chuàng)新策略

人事檔案是我國人事管理中的關(guān)鍵性材料，記錄了一個人的主要經(jīng)濟(jì)、政治面貌、品德作風(fēng)等信息，能夠真實(shí)、客觀地發(fā)映出人的能力及閱歷。在快節(jié)奏的社會發(fā)展形勢下，人才流動更為頻繁，人事檔案調(diào)用次數(shù)也隨之增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在調(diào)用過程中容易出現(xiàn)破損、遺失現(xiàn)象，并且管理起來比較麻煩，影響了人事檔案利用價(jià)值的有效發(fā)揮，難以滿足實(shí)際需求，加強(qiáng)信息化建設(shè)已成人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

一、人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

近些年，在信息化技術(shù)的大力支持下，人事檔案信息化建設(shè)正在如火如荼地進(jìn)行著，雖然已經(jīng)取得了一定成效，但是實(shí)際工作中仍存在較多不足。第一，基礎(chǔ)設(shè)置不完善。很多地區(qū)的人事檔案管理仍沿用傳統(tǒng)方法，信息化建設(shè)意識薄弱，重視力度不足，缺乏相應(yīng)的信息化辦公設(shè)施，或者是基礎(chǔ)設(shè)備落后，無法實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)聯(lián)合管理，各自為政特點(diǎn)明顯。第二，軟件開發(fā)力度不足。當(dāng)前人事檔案信息化管理所用軟件更新、升級速度較慢，信息化系統(tǒng)功能不夠齊全，并且軟件使用安全性得不到保障，不僅會影響人事檔案信息資源共享，還容易出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。第三，管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。現(xiàn)階段針對人事檔案信息化管理模式，并沒有形成較為統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且還經(jīng)常出現(xiàn)執(zhí)行不到位的問題，各個職能部門之間也缺乏有效溝通，導(dǎo)致管理水平和管理效率較低，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。第四，專業(yè)人才稀缺。人事檔案管理人員老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，大多是老一輩工作人員，這部分人員對信息化技術(shù)了解較少，信息化設(shè)備操作不夠熟練，而部分信息技術(shù)掌握較為熟練的年輕工作人員，崗位責(zé)任意識薄弱，工作過程中存在應(yīng)付、敷衍等不端正態(tài)度。這些都是當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中亟須解決的問題。

二、人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新的策略

要想提高人事檔案信息化建設(shè)水平，加強(qiáng)檔案管理力度，就需要針對實(shí)際工作中的不足采取有效創(chuàng)新策略，改善人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀。

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施。在當(dāng)前社會形勢下，必須明確人事檔案信息化建設(shè)的必要性，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一方面，人事檔案管理部門應(yīng)及時(shí)更新傳統(tǒng)管理理念，強(qiáng)化信息化建設(shè)觀念和意識，提高對該項(xiàng)工作的重視力度，投入足夠的資金用于信息化設(shè)施建設(shè)，為人事檔案信息化管理提供基礎(chǔ)辦公設(shè)備。另一方面，應(yīng)及時(shí)更新老舊信息化設(shè)備，加強(qiáng)與各地區(qū)人事檔案管理部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的數(shù)字化以及人事信息資源共享，促進(jìn)全網(wǎng)聯(lián)合管理的實(shí)現(xiàn)，構(gòu)建集中統(tǒng)一的管理體制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更為理想的管理效果。

（二）重視軟件開發(fā)。人事檔案信息化管理需要依靠性能優(yōu)良、功能完善的軟件來實(shí)現(xiàn)，這就需要加大軟件開發(fā)力度。人事檔案管理部門及人員，應(yīng)重視信息化管理平臺的構(gòu)建，不斷對軟件進(jìn)行優(yōu)化升級，改良軟件運(yùn)行性能、完善軟件操作功能，提高軟件的安全性。在研發(fā)人事檔案信息化管理平臺及軟件時(shí)，要尤為重視系統(tǒng)功能的完善性，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的信息的存儲、管理、查詢、傳輸?shù)雀黜?xiàng)操作，進(jìn)而才能確保其利用價(jià)值的有效發(fā)揮。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源信息的有效共享，提高其利用率，并對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期維護(hù)，保證其安全性。

（三）規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)過程中，必須制定相對完善、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，形成有力的約束機(jī)制。首先，人事檔案信息具有機(jī)密性特點(diǎn)，在利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和公開使用的同時(shí)，必須保證檔案信息的安全性，制定各種規(guī)章制度對人事檔案信息資源的使用加以規(guī)范，避免出現(xiàn)檔案信息泄露現(xiàn)象。其次，應(yīng)建立健全責(zé)任機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，將人事檔案管理責(zé)任落實(shí)到具體職能部門，當(dāng)出現(xiàn)檔案遺失或泄密現(xiàn)象時(shí)，將責(zé)任追究到底，并加強(qiáng)對檔案信息資源使用的監(jiān)督，確保其有序性、規(guī)范性及合法性。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，對促進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)具有重要意義，能夠?yàn)槿耸聶n案信息化管理水平的提升提供人才保障。首先，人事檔案管理部門應(yīng)優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)組成，積極引進(jìn)年輕的優(yōu)秀人才，尤其是對計(jì)算機(jī)操作比較熟練的人員，不斷向人事檔案管理人員隊(duì)伍注入活力。其次，應(yīng)加強(qiáng)對在崗人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，為其提供更多的進(jìn)修機(jī)會，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，在提高自身專業(yè)性的同時(shí)，做到對計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作技巧的熟練掌握，并學(xué)習(xí)、了解相關(guān)法律政策，強(qiáng)化自身的崗位責(zé)任意識，在工作過程中更加認(rèn)真、負(fù)責(zé)。

三、總結(jié)

計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化設(shè)備的普及，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件，基于社會發(fā)展形勢以及人事檔案管理的需求，必須緊緊抓住良好機(jī)遇，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理從紙質(zhì)模式到電子模式的轉(zhuǎn)變。通過完善基礎(chǔ)設(shè)施、重視軟件開發(fā)、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等策略，能夠有效解決當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)中比較突出的問題，實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)工作的創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，提高認(rèn)識檔案管理的水平，推動我國人事檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展。

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