創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化

文/黑龍江省伊春市紅星區機構編制數據管理中心 汝玉平

創新檔案管理理念 實現檔案管理信息化

文/黑龍江省伊春市紅星區機構編制數據管理中心 汝玉平

隨著檔案信息化管理步伐的加快，檔案管理實現了自動化、現代化，按照國家檔案行政管理部門的要求，要全面取締人工檔案管理的模式，提高檔案管理的信息化建設。這就需要創新檔案管理理念，構建新檔案管理模式，確保檔案信息化管理發揮時效性。本文針對創新檔案管理理念、實現檔案管理信息化的應用展開研究。

檔案管理；創新理念；信息化

一、創新檔案管理理念與實現信息化的必然聯系

檔案管理信息化就是在檔案管理的整個過程中采用信息化技術，對檔案信息進行收集，按照相關規定整理檔案信息，將整理好的檔案資料進行儲存。網絡技術的普及，在檔案信息管理中，還需要將信息化的檔案管理模式構建起來，以推進檔案信息管理工作順利展開，并根據檔案管理實際不斷優化。隨著檔案管理信息化工作的不斷深化，還需要對檔案管理理念進行創新。針對兩者之間所存在的必然聯系進行研究是非常必要的。

（一）檔案管理信息化的落實要以創新檔案管理理念作為前提條件。檔案管理信息化的落實，就要打破傳統的檔案管理理念，從檔案管理工作實際出發予以創新，將檔案管理信息化所具備的優勢充分發揮出來。檔案管理理念的創新，需要從意識形態上就要對檔案管理重新界定，注重信息技術的合理運用，使得信息技術在管理中的效能得以充分發揮。

在傳統的檔案管理理念中，往往注重檔案管理形式，卻沒有將檔案管理落實到具體的服務工作中，使得檔案管理就是將檔案資料封存起來，不提供社會性的服務，就必然難以發揮檔案資料應有的服務作用。在目前的市場經濟環境下，要使檔案資料發揮作用，就要將檔案資料的服務作用充分發揮出來，在激烈的市場競爭中走服務化發展道路，并提高服務質量，使檔案管理切實發揮作用才能得發展。雖然目前檔案管理實現了信息化，但是，由于單位領導對檔案管理沒有給予高度重視，就會導致信息技術設備不夠完善，檔案信息化管理存在著滯后性，給檔案管理工作的展開造成了阻礙。要想使檔案管理信息化有所保障，就要根據檔案管理工作實際對檔案管理理念予以創新。

（二）創新檔案管理理念的主要目的是更好地實現檔案管理信息化。檔案管理中注入創新管理理念，就是在檔案管理工作融入先進的科學技術手段，包括檔案建立、檔案資料的歸檔等等各項管理工作都要應用信息技術來完成，同時應用網絡技術使得檔案資源共享，更好地為社會提供服務。檔案管理信息化使得傳統的檔案管理模式發生了改變，應用電子信息技術實施檔案管理，使得檔案管理效率有所提高，而且還保證了檔案管理質量。在網絡技術的帶動下，檔案管理范圍不斷擴展，要使檔案在社會領域中發展起來，就要創新檔案管理理念。

二、創新檔案管理理念實現管理信息化的途徑

（一）檔案工作者要建立多樣性的檔案服務模式。信息環境下，檔案工作者要轉變檔案管理理念，對信息技術的應用予以高度重視，以摒棄傳統的被動式的檔案管理為主動式的檔案管理，使檔案管理工作落實到服務層面，將檔案服務落實到實際工作中，并采取多樣化的服務形式，以使得檔案服務落實到位。檔案管理的服務化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術的支持下開放化，以滿足社會對檔案資源的需求。檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為社會提供服務，所以，檔案管理服務化就是將檔案工作向社會延伸，落實到社會實踐中，使得檔案信息得以合理利用。

（二）檔案信息化建設中要實施標準化管理。檔案信息化建設使得傳統的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規范，檔案管理工作按照規范執行，同時根據檔案管理工作實際將行業技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網絡，實現檔案管理的網絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。

（三）應用云計算技術對檔案管理予以優化。云計算技術逐漸滲入到檔案管理工作中，使得檔案信息化建設跟得上時代發展的步伐。檔案管理中應用云計算技術，就是應用專業的檔案管理軟件對檔案資料在“云”端管理，檔案資料存儲在“云”端的檔案數據庫中，所有的檔案信息資料因此而實現了集成化管理。應用云計算技術，就是檔案信息經過數字化處理之后傳輸到“云”端的數據庫中。如果用戶需要檔案資料，登錄到“云”端進入到一站式檢索界面就可以獲得相關的服務，由此保證了檔案信息管理質量，提高了檔案資源的使用效率。

三、結束語

綜上所述，現代的檔案管理工作中融入了現代信息技術，使得檔案管理質量和管理效率都有所提高，同時，檔案資料以及管理工作也呈現出復雜化。為了保證檔案信息化切實地發揮作用，就要在檔案管理理念上不斷地創新，改進并完善檔案信息管理技術，促進檔案管理向服務化方向發展，以使得檔案管理工作實現社會價值。

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