企業檔案管理發展的信息化之路

文/黑龍江省大慶市井下作業分公司信息中心 王玉東

企業檔案管理發展的信息化之路

文/黑龍江省大慶市井下作業分公司信息中心 王玉東

隨著社會的快速發展，企業檔案管理信息化已經成為當前企業管理的必然趨勢，這也是社會發展的必然要求。企業只有不斷完善檔案管理模式，促進檔案管理信息化建設，才能使其適應新時期的發展要求，發揮出更加積極的作用。

企業；檔案管理；信息化

在新時期的發展階段，網絡技術在各行各業都進一步實現了普及，將網絡技術滲透到企業檔案管理中已經成為企業發展必須重視的新要求。檔案管理是企業日常管理中十分重要的組成部分，在互聯網技術的迅速發展下，有關檔案信息化的理念對傳統檔案管理進行了巨大的沖擊。因此，企業發展想具有競爭力就必須分析影響企業檔案管理信息化的基本要素，積極采取有力的措施，促進企業檔案管理發展的信息化建設，這樣才能促進企業管理工作的有序開展，從而促進企業穩定發展。

一、實現信息化對企業檔案管理發展的意義

經濟全球化已經成為全球發展的重要趨勢，信息共享對企業發展有著十分重要的作用，而對于企業檔案管理工作而言，信息化管理有著十分重要而深遠的意義。以網絡信息技術為依托，實現企業檔案管理的規范化和信息化與傳統檔案管理相比有諸多方面的優勢。

（一）企業檔案信息化能提高工作效率。信息化使傳統檔案管理需要集中立卷的工作方式發生了徹底的變革，在實現微機處理之后，企業檔案管理工作人員可以隨時隨地集中立卷，對各類檔案文件進行及時的歸檔處理。還將原來集中的工作量變得分散，檔案管理實現了隨時更新，對完善檔案信息有十分重要的意義，也為檔案信息的搜索利用提供了便利。微機網絡進行檔案管理大大簡化了工作的流程，也使相關工作人員的工作量減少了，提高了檔案管理的質量和效率。

（二）檔案管理信息化實現了分級管理。各種先進的設備被用于檔案管理當中，比如利用掃描儀可以將檔案文件瞬間轉到相應的系統當中，方便對檔案原文進行直觀的查看。分級管理后，還對確保檔案的保密性有十分重要的意義，這是因為分級管理會結合檔案的實際情況，對調閱的權限進行設置，能夠有效的保護檔案信息。除此之外，還可以對檔案的調閱記錄進行具體記錄，為保證責任倒查打下基礎。

（三）檔案管理信息化為檔案的檢索和查詢提供了便利。例如模糊檢索和高級檢索等功能為提高檔案管理、利用質量和效率的提高提供了基礎。借助網絡可以設置專用的VPN通道，這在很大程度上實現了檔案的異地遠程查詢，克服了傳統檔案管理各方面的弊端，使檔案發揮了更大的作用。

二、企業檔案管理發展信息化建設的具體措施

（一）加大信息化基礎設施的投入力度。企業在進行檔案管理的信息化建設過程中，要為檔案管理信息化發展注入相應的資金，將檔案管理信息化放在管理的重要位置，加強相關設備的更新，使檔案管理的設備符合實際需要。還要重點關注設備的檢修和維護，對設備進行定期的維護，使設備使用的年限更長，為檔案管理信息化提供資金保證。企業在進行基礎設施建設中要從內部檔案管理的實際情況入手，建立科學的檔案管理系統，為檔案管理信息化的建設提供物質保障。

（二）培養檔案管理信息化人才。加強企業內部員工的培訓，培養專業的檔案信息化管理人才是企業檔案管理信息化發展道路的重點。在日常工作中，企業要注意引進檔案信息化管理的專業人才，優化檔案管理人員的結構，為檔案信息化管理提供人才基礎。在這一情況下，企業要定期對檔案管理人員進行系統的培訓，使相關員工具備檔案信息化管理的必備知識和其他需要的學科知識，提高檔案管理人員的檔案信息化管理能力。除此之外，還要重視檔案管理信息化的宣傳，使檔案信息化管理的重要性深入人心，從而促進相關檔案管理工作人員及時轉變管理理念，加快檔案管理信息化發展，使檔案管理更好地順應社會發展要求。

（三）提高檔案管理的水平。新時期，企業檔案管理方式要緊緊結合現代化發展的實際需求。各種新設備和新技術被用于各個行業中，檔案管理的方式進行相應改革也必須提上日程。紙質檔案主要依靠人工操作進行管理，檔案管理的信息化則順應了各種網絡技術發展趨勢，是對傳統檔案管理管理理念和管理方式的重大變革。因此，運用現代化和信息化的手段進行檔案管理工作是十分重要的舉措，要按照信息化管理的基本要求，以先進設備和新技術為依托，建設高素質的檔案信息化管理人才，提高檔案管理的水平，實現檔案管理的信息化。

三、結束語

綜上所述，企業檔案管理信息化是一項十分艱巨的任務，也是社會發展的必然趨勢。在新形勢下，企業必須將檔案管理信息化作為建設的中心，積極采取相應的措施完善企業的日常管理，以此促進企業管理水平的進一步提升，使檔案管理更加符合社會發展要求，在企業發展中起到積極的作用。

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