探討地質(zhì)檔案管理遇到的幾點(diǎn)問題及建議

文/湖南省有色地質(zhì)勘查局二總隊(duì) 周聰敏

探討地質(zhì)檔案管理遇到的幾點(diǎn)問題及建議

文/湖南省有色地質(zhì)勘查局二總隊(duì) 周聰敏

本文主要論述了地質(zhì)檔案管理過程中的問題，結(jié)合工作實(shí)際提出做好地質(zhì)檔案管理的建議。

地質(zhì)檔案管理；安全；規(guī)范；保管形式；保密

在地質(zhì)行業(yè)中，地質(zhì)檔案管理是相當(dāng)重要的組成部分，是對(duì)地質(zhì)工作的系統(tǒng)化的歸納與匯總，更是對(duì)地質(zhì)工作成果的集中體現(xiàn)，是國家的寶貴財(cái)富，應(yīng)合理科學(xué)有效地管理好地質(zhì)檔案，更好地為地質(zhì)找礦、生產(chǎn)、科研工作服務(wù)。

一、當(dāng)前地質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）安全意識(shí)淡漠。檔案是一種不可再生的資源，對(duì)單位的地質(zhì)事業(yè)發(fā)展有著重要的保存和參考價(jià)值，檔案一旦丟失，后果不堪設(shè)想。由于管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)，單位條件差，庫房地面潮濕，資料產(chǎn)生霉變，沒有安裝防盜、防潮、防火等設(shè)備，沒有制定完善的應(yīng)急措施，檔案存在極大的安全隱患。

（二）地質(zhì)檔案管理不規(guī)范。大多數(shù)地質(zhì)勘查單位缺乏完善的地質(zhì)檔案管理制度，許多實(shí)體部門項(xiàng)目形成的資料分散、丟失，沒有集中保存并歸檔，對(duì)檔案的完整性造成了一定影響，由于檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，使得地質(zhì)檔案出現(xiàn)了人為的不完整、不系統(tǒng)、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。

2000年以后，許多地勘單位由于系幾個(gè)單位合并而來，地質(zhì)檔案出現(xiàn)了參差不齊的類別及檔案號(hào)，導(dǎo)致檔案號(hào)混亂、不規(guī)范，查詢難度大，甚至同樣的地質(zhì)檔案出現(xiàn)了幾個(gè)檔案號(hào)等問題。

（三）檔案保管形式單一。傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案基本上是以紙質(zhì)介質(zhì)形式保存，勞動(dòng)密集型的管理使得查閱也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多成本，紙張容易發(fā)黃、變脆，不利于保管和維護(hù)。

（四）保密意識(shí)薄弱。伴隨著IP技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，如今已經(jīng)進(jìn)入到了經(jīng)濟(jì)技術(shù)信息時(shí)代，保密工作的難度越來越大，保密工作形勢(shì)也變得非常嚴(yán)峻。但是在日常工作之中，因?yàn)楸Ｃ芤庾R(shí)不足，保密觀念的落后，并受到傳統(tǒng)“無密可保”“有密難保”“保密無用”等觀念帶來的影響，沒有充分認(rèn)識(shí)到地質(zhì)資料保密工作的重要性。

二、地質(zhì)檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)安全管理，預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全。

做好檔案安全的宣傳教育工作，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，安裝防盜窗、雨棚，防強(qiáng)光雙層窗簾，檔案柜放置防蟲防霉晶片，配置滅火器、去濕機(jī)等設(shè)備，有條件的單位還可以配備空調(diào)，炎熱夏季在早上9點(diǎn)前開窗透風(fēng)，降低庫房溫度。下班之前關(guān)閉庫房總電閘，定期對(duì)庫房進(jìn)行打掃、防塵，制定完善的檔案安全應(yīng)急處置方案，并對(duì)應(yīng)急措施進(jìn)行不斷的完善，定期開展檔案安全檢查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題或者是安全隱患及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，并積極采取相對(duì)應(yīng)的處理措施。

（二）做好地質(zhì)檔案規(guī)范化管理。嚴(yán)格按照《檔案法》《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》的要求，督促、檢查、指導(dǎo)有關(guān)實(shí)體和相關(guān)人員做好野外地質(zhì)資料的形成、積累、立卷歸檔工作，對(duì)檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)嚴(yán)格根據(jù)我國相關(guān)的地質(zhì)檔案管理規(guī)范、案卷質(zhì)量等諸多方面的明確規(guī)定，為開展地質(zhì)檔案管理提供業(yè)務(wù)規(guī)范及制度保障，以便于對(duì)地質(zhì)信息資料進(jìn)行開發(fā)及合理利用提供科學(xué)依據(jù)，從而使地質(zhì)檔案真正成為生產(chǎn)、科研、建設(shè)和管理工作的信息資源。

幾個(gè)地質(zhì)勘查隊(duì)一合并，檔案編號(hào)非常混亂，參照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》并結(jié)合本隊(duì)實(shí)際情況，對(duì)檔案號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。我隊(duì)以往的檔案號(hào)例如：D219.1.001，D217.15.002，是由檔案類別代字，屬類代號(hào)，小類代號(hào)，礦區(qū)、測(cè)區(qū)代號(hào)，順序號(hào)組成，既繁瑣又不易查詢，我隊(duì)參照規(guī)范已作出相應(yīng)調(diào)整，例如：D0001，D0002，由類別、順序號(hào)組成，既簡(jiǎn)單又易查詢。

（三）檔案的數(shù)字化管理。以往的地質(zhì)檔案的存儲(chǔ)基本上以紙質(zhì)介質(zhì)的形式，不僅查閱速度相當(dāng)緩慢，而且對(duì)于資料的使用和保存也是極不方便的，僅僅依靠人工清賬查找，其效率尤為低下。所以，應(yīng)當(dāng)對(duì)地質(zhì)檔案中的地質(zhì)圖件及文字資料進(jìn)行信息化處理，既能減少庫房占用面積，又不易損壞，易于保管。我隊(duì)將報(bào)告正文分頁掃描300dpi之后校正、用photoshop進(jìn)行整飾，做成pdf文本保存，圖紙掃描300dpi，以jpg或tif格式保存，注明相對(duì)應(yīng)檔案號(hào)，以光盤、移動(dòng)硬盤、電腦等多種方式儲(chǔ)存。能夠完整清晰地管理好地質(zhì)資料是地質(zhì)檔案管理者的重要責(zé)任。

（四）做好保密工作。增強(qiáng)地勘單位保密法制觀念、強(qiáng)化保密宣傳教育，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》等一系列法規(guī)。檔案管理人員簽訂《保密協(xié)議書》及《保密承諾書》，對(duì)于涉密紙質(zhì)檔案、電子介質(zhì)檔案的借閱、移交、保管以及銷毀等都必須嚴(yán)格根據(jù)保密制度開展，要確保萬無一失，同時(shí)制定出完善的借閱、復(fù)制以及拷貝制度，所制定的制度必須要嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，方便進(jìn)行執(zhí)行，同時(shí)還需要在實(shí)踐的過程中進(jìn)行總結(jié)，并不斷對(duì)其進(jìn)行完善、充實(shí)，確保涉密地質(zhì)資料、文件的安全，庫房指定專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨意閱覽、復(fù)制、傳真和摘錄涉密檔案內(nèi)容，更不得私自撕拆、涂改。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)核對(duì)、檢查、維護(hù)，確保安然無恙。

三、結(jié)語

地質(zhì)檔案是地質(zhì)單位的重要資源，做好檔案管理工作，分析地質(zhì)檔案管理過程中存在的問題，結(jié)合實(shí)際開展有效的處理方法，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊跟上時(shí)代步伐，從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，與時(shí)俱進(jìn)，挖掘地質(zhì)檔案的潛在價(jià)值，推進(jìn)我國的地質(zhì)檔案工作的發(fā)展。