淺析電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應用

文/魏娟 仲英濤

淺析電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應用

文/魏娟 仲英濤

高校檔案管理工作中，人事檔案管理是十分重要的一環?，F代自動化辦公、無紙化公辦的不斷發展，為傳統人事檔案管理帶來了諸多考驗。相較于傳統紙質管理，電子檔案有著獨特的優勢，但同時，互聯網環境下電子檔案管理的推廣同樣面臨一系列問題。由此可見，對電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應用開展研究，有著十分重要的現實意義。本文通過闡述電子檔案在管理和使用中遇到的情況，分析現階段高校人事檔案管理工作中存在的主要問題，對電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應用策略展開探討，旨在為如何促進高校人事檔案管理工作有序開展研究提供一些思路。

一、電子檔案管理概述

電子檔案，指的是依托計算機磁盤等設備進行存儲，與傳統紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案管理與計算機網絡技術有著十分緊密的聯系，換而言之，電子檔案管理最終是為了推進傳統管理手段不斷朝電子化方向發展。同時，還要有序推行檔案材料歸檔工作，包括資料收集、存儲等。電子檔案管理一方面可縮減人力、物力投入，另一方面可更好地完成檔案管理工作，提高人力資源的使用效能。

二、現階段高校人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）人事檔案管理工作內容繁雜

由于人事檔案數據每年都會發生變化，如人員增減、學歷學位、職務職稱、工資等情況的變動數不勝數，再加上人事檔案本身就存在相應的區域形式，因此，要想開展好高校人事檔案管理工作，需投入大量的人力、物力。

（二）人事檔案管理工作人員專業素質不高

電子檔案具備便捷、管理效率高等優勢，是一種值得推行的管理手段。然而，由于管檔人員對信息技術掌握不夠熟練、對軟件功能的使用不夠熟悉，使檔案信息更新完善不夠及時，軟件功能無法實現最大化，制約了高校人事檔案信息化管理。另外，由于軟件開發者對使用情況調研不足，導致部分功能模塊無法利用，也制約了檔案管理信息化水平的提升。

（三）人事檔案管理制度有待健全

由于各高校內部人事制度和人員情況存在差異，使人事檔案管理工作跟不上高校管理進程。除了上級主管部門的規章制度和要求外，各高校一般會結合實際制定相應的管理規定，但由于這些規定更新不夠及時，跟不上學校發展的實際，如電子檔案信息化的創建受到經費、場地、配套政策等因素限制，無法全面實現檔案信息化管理。

三、電子檔案在高校人事檔案管理工作中的應用策略

在新形勢下，高校應緊隨社會發展腳步，不斷改革創新，在先進技術、成功發展經驗的支持下，逐步強化電子檔案在高校人事檔案管理工作中的科學應用，促進高校人事檔案管理有序進行。

（一）強化電子檔案存儲設備和網絡安全性

首先，要確保電子檔案存儲設備的安全以及特定設備的特定使用，及時對軟硬件設備更新升級，并做好設備檢修維護工作，進一步保障電子檔案存儲設備的安全有序運行。其次，為了防止電子文件意外丟失，要定期對存檔文件予以備份。最后，可依托網絡防火墻、身份驗證等方式，提高電子檔案在高校人事檔案管理中應用的安全性，防止電子文件被非法訪問或惡意篡改，為電子檔案的使用提供安全保障。

（二）提高人事檔案管理人員專業素質

高校應當加強對人事檔案管理人員專業素質的培養，定期組織工作人員進修學習，使其及時了解國內先進的人事檔案管理、計算機網絡技術等知識，掌握信息化管理技術，從而促進電子檔案在高校人事檔案管理工作中的科學合理應用。

（三）分類開展人事檔案信息化管理

要以高校制定總體規劃為前提，充分結合高校實際情況，構建起科學合理的分期方案。與此同時，要加強對人事檔案管理各個環節的有效控制，基于人事檔案管理工作的特殊性、安全性要求，不斷推進人事檔案系統平臺的建設。除此之外，還應建立健全完善的人事檔案管理模式，進一步實現高校人事檔案管理全面電子化、信息化。

四、結語

綜上所述，在當前信息技術迅速發展的背景下，依舊沿用傳統管理方式必然難以滿足人事檔案管理需求。鑒于此，相關人員必須加強研究、總結經驗，掌握電子檔案管理內涵，全面分析現階段高校人事檔案管理工作中存在的主要問題，結合實際情況，積極促進高校人事檔案管理工作的有序進行。

（作者單位：濱州學院）