談高校教務(wù)檔案管理的自動化

陳倩云

【摘要】教務(wù)管理是高校教學(xué)管理的重要組成部分，其中對檔案的管理直接影響著教務(wù)管理工作的開展。隨著高新技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也面臨著新的發(fā)展方向。為了進(jìn)一步提高教務(wù)管理工作效率，推進(jìn)高校教務(wù)檔案管理自動化是當(dāng)前刻不容緩的重要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校 教務(wù)管理 檔案管理自動化

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）42-0014-02

一、檔案管理的趨向

檔案管理工作，一般包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是管理。即在維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)中，使檔案實(shí)體在存放和在使用過程中保持著有序，并保護(hù)檔案實(shí)體，使它在使用過程中不受或少受損傷。二是提供利用。在手工歸檔和檢索情況下，手工檢索根據(jù)的是規(guī)范的立卷歸檔原則。而隨著檔案數(shù)量的逐年遞增，這種手工檢索的局限性是可想而知的，它的調(diào)卷速度以及查全率和查準(zhǔn)率與計(jì)算機(jī)相比是不言而喻的。而在檔案利用的過程中，即在對原件檔案的調(diào)取、閱讀、復(fù)印的過程中，人為因素對檔案實(shí)體造成的損害是不可避免的，不利于對其進(jìn)行保護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)的普及和信息化技術(shù)的不斷提升，建立一個(gè)自動化檔案管理系統(tǒng)勢在必行，其目的就是要將檔案工作與電子政務(wù)和辦公自動化建設(shè)同步，使檔案的收集、整理、歸檔和利用形成一個(gè)快捷的通道，并通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檢索、查閱。將檔案管理提高到一個(gè)全新的自動化水平，這將極大地提升檔案的利用率，使檔案資料在數(shù)字化平臺上最大限度地發(fā)揮作用，同時(shí)也將使檔案實(shí)體得到最好的保護(hù)。

二、高校教務(wù)檔案管理的重要性

高校教務(wù)管理是高校管理工作的樞紐，是學(xué)校整體工作的中心環(huán)節(jié)。而教務(wù)檔案管理則是教務(wù)管理工作的有機(jī)體現(xiàn)。高校教務(wù)檔案是學(xué)校在開展教學(xué)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種材料的歷史記錄，是學(xué)校全體師生和教學(xué)管理工作者勞動成果和智慧的結(jié)晶，具有一定的歷史保存價(jià)值，包括文字、圖表、聲像等不同形式的資料。做好教務(wù)檔案管理工作可以為提高學(xué)校管理水平、探討教育改革規(guī)律、加快教育科學(xué)研究進(jìn)程、加速合格人才的培養(yǎng)等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動學(xué)校教務(wù)工作的更好開展。

三、檔案管理自動化在教務(wù)工作中的現(xiàn)實(shí)意義

1.檔案管理自動化有利于教務(wù)檔案的保存

檔案管理自動化就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案管理模式，它改變了傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式，為收集、存貯、使用信息帶來了巨大的變化。在教務(wù)檔案管理工作中，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如vcd、dvd光盤，u盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存儲、讀取方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。利用計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)管理檔案，不但能夠快速地進(jìn)行歸檔，而且能夠快速的整理和提取信息，這就免除了立卷歸檔、檢索和查找的困難，降低了文件的損壞和遺失率，更有利于對原件的保護(hù)。

2.檔案管理自動化有利于提高教務(wù)管理工作效率

通過數(shù)字化處理后的檔案存儲在計(jì)算機(jī)中，利用計(jì)算機(jī)信息強(qiáng)大的處理能力和計(jì)算速度，使處理檔案信息可以在瞬間完成，收集、存儲和訪問檔案資料都變得非常方便簡單，極大地提高工作效率和質(zhì)量。

檔案管理自動化既能使管理者實(shí)現(xiàn)快速、多途徑的進(jìn)行全文檢索，又能為全系統(tǒng)教務(wù)教學(xué)工作提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。教務(wù)管理管理人員可以在不同的時(shí)間和地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對同一檔案進(jìn)行檢索、瀏覽，既省時(shí)又省力，快捷方便。同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字影像在系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)上平臺的遠(yuǎn)程傳輸，確保了教務(wù)部門的信息暢通。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的資源共享。

四、實(shí)現(xiàn)高校教務(wù)工作中的檔案管理自動化

1.強(qiáng)化檔案管理自動化的意識

作為教務(wù)管理人員， 要充分認(rèn)識檔案管理自動化的必要性， 更新思想觀念，強(qiáng)化檔案管理自動化的意識。加強(qiáng)對電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作，制定電子文件收集、整理、歸檔、存儲應(yīng)用工程管理模式，開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)和數(shù)據(jù)接收工作，推廣教務(wù)檔案管理軟件，保證檔案信息交換，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。加強(qiáng)教務(wù)檔案信息建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為重要信息資源，納入院校電子政務(wù)的總體格局中，逐步建成檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮其在教學(xué)評估中的直接作用，提供真實(shí)的教學(xué)計(jì)劃及完成情況、課程設(shè)置、科研成果、學(xué)生成績等資料，進(jìn)行定性定量分析與判斷，幫助評估專家對學(xué)校的各項(xiàng)工作予以客觀評價(jià)。教務(wù)管理人員要樹立創(chuàng)新意識，要善于學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的檔案管理方法， 總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，更新理念、充分認(rèn)識到只有通過檔案資源信息化，采用先進(jìn)的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立起高效、快捷的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系，形成開放的服務(wù)平臺，才能最大限度的開發(fā)和利用教務(wù)檔案資源。

2.推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理自動化的技術(shù)保障和重要前提。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有自動化。所以加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理自動化的核心內(nèi)容。檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化還需要建立健全檔案管理制度，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，準(zhǔn)確地把握文件的立卷歸檔的實(shí)效性，及時(shí)完成現(xiàn)行文件的歸檔任務(wù)， 確保歸檔準(zhǔn)確無誤；同時(shí)要明確立卷歸檔的重點(diǎn)，從而進(jìn)行合理立卷，注重有效地維護(hù)檔案管理的完整性，重視工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，分清主次，把握好管理的方向。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，來促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺解決實(shí)際問題的能力已日趨成熟。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)等手段的運(yùn)用，使高校教務(wù)檔案工作呈現(xiàn)出信息載體多樣化、管理對象信息化、工作方式計(jì)算機(jī)化、服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢。網(wǎng)絡(luò)是高校教務(wù)檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑，高校教務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)在于制作各種接口，在自己的網(wǎng)站、網(wǎng)頁上建立各種數(shù)字化的檔案資料庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上接收、管理和傳輸；設(shè)立網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，內(nèi)容涵蓋所有存檔信息，利用網(wǎng)絡(luò)快速準(zhǔn)確地向用戶提供信息，加快檔案信息的形成、收集、存貯、加工、傳遞和利用。檔案管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理有效利用已形成的檔案信息資源提供了更為便捷的技術(shù)手段。

4.提高教務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)

隨著高校教學(xué)管理職能的拓展，教務(wù)管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓寬知識面，掌握利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法和技能，要通過培訓(xùn)、繼續(xù)教育來提高教學(xué)檔案管理的自動化水平，使之成為既有專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。教務(wù)管理人員逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，創(chuàng)造性地開展教務(wù)管理工作，充分發(fā)揮檔案在教務(wù)管理中的重要作用，提高檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量，不斷提高教務(wù)管理工作的水平，為高等教育事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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