淺談公路系統(tǒng)檔案管理工作水平的提升途徑

杜淑麗

摘 要：公路系統(tǒng)檔案管理工作是公路建設(shè)和管理中極其重要的一個組成部分，為了提升公路系統(tǒng)檔案管理工作水平，管理人員必須正確認識到正確認識公路檔案管理的規(guī)律，并從實際工作中逐步建立起完善的公路檔案管理體系。本文針對當前我國公路系統(tǒng)檔案管理中存在的幾個主要問題進行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了提升我國公路系統(tǒng)檔案管理水平的途徑和建議。

關(guān)鍵詞：基層公路；檔案；管理

公路檔案指的是將公路從勘測設(shè)計到建設(shè)施工再到投入使用所產(chǎn)生的各種圖紙、報表、文字資料以及影象圖片等材料，按照一定的程序匯編在一起的一種資料集合體。公路工程由于建設(shè)過程中有投資大、周期長和環(huán)節(jié)多的特點，因此公路檔案形成的數(shù)量和種類也是既多且雜。但是將這些資料匯集起來以后，不但可以真實的記錄公路工程的建設(shè)情況，同時還能用于工程質(zhì)量的全面鑒定工作，為日后可能出現(xiàn)的事故追查和責任追究提供重要的依據(jù)。可以說，公路檔案既是在為公路項目的建設(shè)、維護和管理服務，同時也是在為我國的長遠建設(shè)服務。

1 公路工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

一直以來，很多公路參建單位和管理單位都沒有給予工程檔案管理工作應有的重視，在公路施工階段，由于工期緊、任務重，加之施工環(huán)境差，配套資金和設(shè)施不到位等原因，建設(shè)單位往往會忽略檔案管理工作。一直等到工程完工準備進行竣工驗收時，建設(shè)單位才不得不組織人力、物力進行對檔案資料的突擊補充來應付竣工驗收，這也是很多工程竣工檔案資料質(zhì)量偏低的主要原因。還有一些公路建設(shè)單位因為沒有將檔案資料集中起來進行統(tǒng)一管理，導致很多檔案嚴重缺失，即使是保存下來的大多也缺乏完整性，或者是因為保存方式不當，導致紙張變質(zhì)，圖紙污損等情況[1]。這些現(xiàn)象都將會對公路工程之后的養(yǎng)護和擴建、改建等工作造成嚴重的影響，進而造成公路檔案資源無法在公路建設(shè)和管理中發(fā)揮應有作用。

（二）檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

公路系統(tǒng)檔案管理工作具有較強的綜合性，在公路工程建設(shè)中，隨時都會涉及到如施工材料的保存、施工技術(shù)表格的填寫、往來文件的歸檔、以及資料的專業(yè)分類和竣工圖紙的整理等工作，這就要求公路檔案管理人員必須在掌握檔案管理專業(yè)技術(shù)的基礎(chǔ)上，同時了解與工程工程建設(shè)專業(yè)相關(guān)的技術(shù)知識，除此以外，檔案管理人員還必須熟悉由各級主管部門所制定的各項與公路檔案相關(guān)的法律法規(guī)[2]。然而，從實際情況上來看，當前從事公路系統(tǒng)檔案管理的工作人員中，很少有同時具備兩種專業(yè)知識技能的，因此很難滿足公路系統(tǒng)檔案管理工作的需要。

（三）對檔案管理要求不統(tǒng)一

在公路工程項目中，不同的監(jiān)管部門對檔案要求的標準也有所不同，其主要差別是在對表格的形式以及填寫表格的要求不一樣。因此，很多時候即便是同一個項目，檔案管理人員也必須準備多份檔案。而這種現(xiàn)象也沒有引起施工單位和上級主管部門的重視，導致長時間以來都沒有形成統(tǒng)一的標準。這就使得公路檔案規(guī)范管理的難度大大增加，阻礙了公路系統(tǒng)檔案管理水平的提高。

（四）檔案管理方式較為落后

在現(xiàn)代社會中，信息技術(shù)已經(jīng)深入到我們生活的方方面面，對我們的工作和生活都產(chǎn)生了較大的影響，當前很多領(lǐng)域都在積極推進信息化建設(shè)。然而在公路系統(tǒng)檔案管理中，由于單位投入資金少，管理人員水平不高等原因，導致還有很多公路系統(tǒng)檔案管理部門仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有利用現(xiàn)代科技來對檔案管理工作進行輔助，這種現(xiàn)象不僅增加了工作人員的工作量，而且共組哦效率也非常低。

2 加強公路工程檔案管理的建議

（一）強化公路工程檔案管理意識

為了保證公路系統(tǒng)檔案管理的質(zhì)量，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性，無論是具體的檔案管理工作人員還是相關(guān)部門領(lǐng)導，都應進一步提高檔案管理意識，充分認識到檔案管理的重要性。從項目一開始就要把工程建設(shè)和檔案工作統(tǒng)一起來，嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)制定檔案管理制度。檔案管理部門還應積極與項目相關(guān)部門進行溝通，統(tǒng)一檔案管理規(guī)范，建立起切實有效的檔案工作監(jiān)督體系，明確各方職責，落實好每一個項目的檔案管理工作。

（二）加強檔案管理人才的培養(yǎng)

隨著近年來我國社會和科技的發(fā)展進步，公路系統(tǒng)檔案管理人員也必須努力提升自身的業(yè)務素質(zhì)才能更好的適應新形勢下的新要求。檔案管理部門可通過進修、培訓等方式，不斷拓寬現(xiàn)有檔案管理人員的知識面，積極學習與公路建設(shè)管理相關(guān)的知識，同時還要熟練掌握計算機使用技能，從而保證公路系統(tǒng)檔案管理人員能夠更好的為公路系統(tǒng)服務。

（三）建立健全工程檔案管理系統(tǒng)

信息技術(shù)的應用為公路系統(tǒng)檔案管理工作提供了更加準確、高效的設(shè)備基礎(chǔ)，同時也大大提高了公路系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。公路建設(shè)和管理單位可聘請具有較高專業(yè)素質(zhì)和管理水平的人員來對本單位的檔案管理工作進行指導。加強檔案系統(tǒng)建設(shè)。此外，在公里系統(tǒng)檔案管理過程中，還應建立起檔案管理臺帳，對于檔案的分類也要根據(jù)相關(guān)規(guī)定嚴格執(zhí)行[3]。檔案管理人員在在進行定期歸檔時，要結(jié)合實際情況進行全方位的考慮，既要保證檔案的質(zhì)量，同時還要確保其完整性。對符合歸檔要求的資料要及時進行歸檔處理，對手續(xù)不齊全的資料則要及時退回，并說明原因，要求相關(guān)部門補辦。

3 結(jié)束語

總而言之，公路系統(tǒng)檔案管理工作在整個公路系統(tǒng)的建設(shè)和管理中都有極其重要的作用，然而，我國當前的公路系統(tǒng)檔案管理中還存在諸多問題亟待解決，其中一些問題已經(jīng)對我國公路系統(tǒng)檔案管理工作水平的提升造成了嚴重的阻礙。公路系統(tǒng)檔案管理的真實性和準確性與我們的生產(chǎn)生活密切相關(guān)，因此，采取科學有效的措施來提高公路系統(tǒng)檔案管理水平已經(jīng)成為了現(xiàn)階段的當務之急。作為檔案管理人員，我們必須積極利用科學的檔案管理模式不斷完善公路系統(tǒng)檔案管理制度，加快公路系統(tǒng)檔案管理標準化、規(guī)范化以及信息化建設(shè)，通過不懈的努力，使我國公路系統(tǒng)檔案管理水平獲得新的發(fā)展，走上科學發(fā)展的道路。

參考文獻

[1]任祥鳳.提高公路系統(tǒng)檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務，2017，（02）：126-127

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[3]倪曉敏.淺談如何做好公路工程建設(shè)項目檔案管理[J].公路交通科技：應用技術(shù)版，2017（01）：194-196endprint