檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

魏乃玉

摘 要：在現(xiàn)代檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息化建設(shè)是一種必然趨勢(shì)，更是提升檔案管理水平的最有效方式和最重要的保障，先進(jìn)的信息化建設(shè)能夠幫助我們不斷提升檔案信息資源的豐富性和多元化程度，確保檔案采集與管理工作的高質(zhì)量，與此同時(shí)，還大大提升了檔案信息的精確性和真實(shí)性，因此，我們必須要對(duì)檔案信息化建設(shè)做出進(jìn)一步的規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；信息化建設(shè)；檔案管理

1 檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

1.1 檔案信息化建設(shè)的革新性

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補(bǔ)以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進(jìn)不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢(shì)之一。現(xiàn)代信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比具有革新性，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理部門(mén)利用電子信息技術(shù)能夠及時(shí)收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過(guò)程中的很多麻煩；其次，檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理，能夠?qū)κ占男畔⑦M(jìn)行真假分辨，并且結(jié)合信息的使用范圍進(jìn)行分類(lèi)，提高內(nèi)容的可靠性，實(shí)現(xiàn)快速處理；最后，檔案管理信息化建設(shè)為信息資源的存儲(chǔ)提供無(wú)限空間，信息處理完畢后，自動(dòng)歸檔，并存儲(chǔ)在虛擬的庫(kù)房中，省去實(shí)際空間占用的問(wèn)題，提高存儲(chǔ)安全性。在信息化的建設(shè)下，檔案管理要實(shí)現(xiàn)全面革新，迎來(lái)更好的管理模式。

1.2 檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分繁雜，所以檔案完善建設(shè)階段需要較長(zhǎng)時(shí)效。在新時(shí)期，檔案管理部門(mén)在加強(qiáng)建設(shè)內(nèi)容的同時(shí)，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設(shè)內(nèi)容細(xì)化、分化、消化。檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性主要指，建設(shè)時(shí)期對(duì)時(shí)間觀念的有效掌控，為避免建設(shè)時(shí)期過(guò)長(zhǎng)，建設(shè)時(shí)間要以保障信息化建設(shè)檔案的質(zhì)量為前提。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)要逐步更新旗下原有系統(tǒng)軟件及設(shè)施。此外，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)性準(zhǔn)則，建設(shè)途中至建設(shè)結(jié)束都應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)效性原則。

2 檔案信息化管理方法

2.1 建立健全的信息化管理工作機(jī)制

檔案部門(mén)建立健全的檔案信息化管理工作機(jī)制，是順利完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)的基礎(chǔ)，檔案部門(mén)可以以此來(lái)指導(dǎo)信息化建設(shè)工作。目前，檔案信息化管理工作機(jī)制包括以下內(nèi)容：首先，管理體制與運(yùn)行之間的建立。檔案部門(mén)應(yīng)該構(gòu)建相應(yīng)的電子管理機(jī)制，使各個(gè)部門(mén)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，以便對(duì)電子文件進(jìn)行有效的全程管理，并要認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家針對(duì)檔案信息化管理出臺(tái)的相關(guān)條例。其次，在電子政務(wù)的建設(shè)中，檔案信息化建設(shè)也占有一定的比重，但所占比重并不是很大，相關(guān)部門(mén)應(yīng)有意識(shí)的提高檔案信息化建設(shè)所占比重，盡可能同時(shí)對(duì)兩者進(jìn)行建設(shè)，最后，要加強(qiáng)績(jī)效評(píng)估體制的建設(shè)。

2.2 注重檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是為了實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案的利用效率。由此可見(jiàn)，數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)所在。建設(shè)者要在對(duì)用戶(hù)的使用需求進(jìn)行了解的基礎(chǔ)上，構(gòu)建對(duì)應(yīng)的數(shù)字化目錄，以此做到不會(huì)浪費(fèi)建設(shè)資源。

2.3 健全技術(shù)支撐和資金保障體系

一方面應(yīng)完善信息化建設(shè)的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，可在財(cái)政預(yù)算中納入檔案信息建設(shè)的資金，并且對(duì)其投入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和運(yùn)維費(fèi)用。同時(shí)，可采取一系列其他方式來(lái)創(chuàng)新檔案信息化的投入機(jī)制，如：合作開(kāi)發(fā)，服務(wù)外包等。另一方面應(yīng)強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)，為了給檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展提供好的工作環(huán)境，要對(duì)現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，并配備與其相關(guān)的設(shè)施與設(shè)備，在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加大對(duì)檔案信息化管理與應(yīng)用軟件的研發(fā)力度，還要對(duì)技術(shù)開(kāi)發(fā)企來(lái)進(jìn)行資質(zhì)的分級(jí)認(rèn)證。

3 如何有效推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

3.1 強(qiáng)化檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)

檔案管理現(xiàn)代化的靈魂便是檔案管理信息化，因此，當(dāng)前最重要的任務(wù)便是實(shí)現(xiàn)管理服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化和管理思想的現(xiàn)代化，作為一名檔案信息管理人員，一定要不斷審視自己的管理理念和管理工作，適時(shí)適度改變自己管理檔案的態(tài)度，緊跟時(shí)代發(fā)展的形勢(shì)，確立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，提高自身管理工作的開(kāi)放性，從自身做起，不斷審視自己的工作，全面提高自身的服務(wù)意識(shí)，真真正正將為大眾服務(wù)作為自己的重要責(zé)任。

3.2 積極壯大檔案信息管理隊(duì)伍

要想加快檔案信息化建設(shè)的步伐，就必須要依靠?jī)?yōu)秀的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)和高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)人才，所以，我們必須要高度重視起檔案信息管理隊(duì)伍成員的選拔、培訓(xùn)與考核，建立科學(xué)合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激發(fā)檔案信息管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和進(jìn)取心，與此同時(shí)，更要加大對(duì)檔案信息管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)力度，無(wú)論是在管理電子文件還是管理電子檔案等方面都要加大培訓(xùn)的力度，全面提高工作人員的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，積極致力于提高檔案信息的安全性與完整性。

3.3 將電子文件的管理工作做到位

我們都知道，在檔案信息化建設(shè)工作中，最關(guān)鍵的工作內(nèi)容便是要維護(hù)好電子文件的真實(shí)性、全面提高檔案信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性以及載體的兼容性和完好性。所以，我們必須要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)施的建設(shè)力度，將現(xiàn)代科技和縮微術(shù)的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)，與此同時(shí)，也要加快通用軟件的研制力度，全面推進(jìn)檔案信息數(shù)字化的處理速度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

4 完善我國(guó)信息化的建設(shè)和檔案管理的措施

4.1 對(duì)檔案信息化工作的體系進(jìn)行完善

對(duì)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)行完善，就要對(duì)其中的管理體系和監(jiān)管體系以及績(jī)效評(píng)價(jià)的體系進(jìn)行完善，并且從多個(gè)方面來(lái)保證檔案管理的工作能夠科學(xué)的進(jìn)行，從而能夠形成網(wǎng)絡(luò)狀的立體管理，全方位的對(duì)檔案的管理實(shí)行信息化，在績(jī)效評(píng)價(jià)的體系當(dāng)中，也要對(duì)員工的日常表現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且要制定相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)員工的工作的積極性，來(lái)對(duì)傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中的疏忽進(jìn)行彌補(bǔ)，從而對(duì)管理的辦法進(jìn)行創(chuàng)新，最終對(duì)現(xiàn)代化的需求進(jìn)行適應(yīng)。

4.2 推進(jìn)數(shù)字化的建設(shè)和資源的共享

為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的管理，就必須要對(duì)數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，在相關(guān)的工作單位，也要對(duì)電腦的使用和管理進(jìn)行普及，以及培養(yǎng)人員的專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化的管理技術(shù)，也要針對(duì)其中的重點(diǎn)和難點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的培訓(xùn)，從而保證每個(gè)檔案的管理人員都能對(duì)管理的軟件進(jìn)行規(guī)范性的使用，從而對(duì)工作的效率進(jìn)行不斷的提高。

4.3 加大資金和安全的建設(shè)

在檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，相關(guān)的單位要對(duì)資金的投入進(jìn)行逐漸的加大，從而對(duì)管理軟件的升級(jí)和開(kāi)發(fā)進(jìn)行逐漸的促進(jìn)，也要對(duì)操作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，將信息化管理的技術(shù)和人才的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行平衡的發(fā)展，并且對(duì)現(xiàn)代化的需求進(jìn)行提高和適應(yīng)，同時(shí)還要對(duì)信息資源共享的資金播放進(jìn)行加大，從而實(shí)現(xiàn)單位之間的信息網(wǎng)通，也為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了強(qiáng)有力的支持。

4.4 創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段

要不斷的對(duì)檔案信息的遠(yuǎn)程查閱能力進(jìn)行提升，對(duì)于可以進(jìn)行公開(kāi)的信息，要由相關(guān)的部門(mén)發(fā)布到指定的網(wǎng)站，各個(gè)級(jí)別的檔案部門(mén)都可以采用鏈接的形式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行處理和整合，并且通過(guò)用戶(hù)的注冊(cè)來(lái)為用戶(hù)提供遠(yuǎn)程的服務(wù)，并且還要對(duì)內(nèi)部信息查閱服務(wù)的能力進(jìn)行不斷的提升，對(duì)于不能進(jìn)行公開(kāi)的信息，應(yīng)該對(duì)信息使用者的身份進(jìn)行合理的確認(rèn)，并且還要分別在各級(jí)的檔案館之內(nèi)對(duì)查詢(xún)服務(wù)進(jìn)行提供。

5 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于新時(shí)期的檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案信息化是非常有必要的，研究人員應(yīng)根據(jù)檔案工作的實(shí)際發(fā)展情況，準(zhǔn)確掌握檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理設(shè)備，針對(duì)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程，制定應(yīng)對(duì)方案，提高檔案資源的整體利用率，從而達(dá)到促進(jìn)社會(huì)多元化發(fā)展的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]張淯. 知識(shí)管理背景下民營(yíng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[D].南昌大學(xué)，2014.

[2]張永強(qiáng). 數(shù)字檔案館、室一體化與館際一體化研究[D].浙江大學(xué)，2014.

[3]徐緒琴. 檔案安全體系建設(shè)研究[D].安徽大學(xué)，2014.

[4]朱曼麗. 2000-2013年醫(yī)院檔案信息化建設(shè)研究綜述[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，（17）：163-165. [2017-09-23].endprint