醫療機構繼續教育檔案管理中的問題及對策探討

肖綠綠

摘 要：國家衛生、計劃生育委員會曾明確指出，繼續教育是醫學教育體系中的重要組成部分，而醫療機構承擔著衛生技術人員繼續教育的管理工作，同時將衛生技術人員的相關信息以檔案的形式保存下來，這就使得檔案管理工作成為醫療機構日常工作中的一項重要工作內容。本文將結合實際情況對醫療機構繼續教育檔案管理工作中存在的問題進行分析并提出有效的解決措施，旨在有效提升當前繼續教育的檔案管理工作。

關鍵詞：醫療機構；繼續教育；檔案管理；有效對策

繼續教育主要是為了讓的衛生技術人員可以更加適應社會衛生服務需求而進行的終身教育，是促使衛生技術人員不斷提升自身專業水平、促進自身職業不斷發展的有效途徑。在這一過程中醫療機構承擔著衛生技術人員的繼續教育的管理工作，且主要以檔案的形式對衛生技術人員的相關信息進行記錄。本文將結合實際情況對醫療機構繼續教育檔案管理工作中存在的問題進行分析并提出有效的解決措施，以期為今后的相關工作提供寶貴經驗。

1 當前醫療機構繼續教育檔案管理中存在的問題

隨著我國社會經濟的不斷發展使得我國檔案管理事業得以較好發展，然而在當前醫療機構繼續教育檔案管理過程仍然存在一些問題阻礙著檔案管理工作的進一步完善。首先，大部分檔案管理人員并沒有充分認識到繼續教育檔案管理的重要性。在實際工作的過程中，由于職能科室、各臨床科室以及衛生技術人員并不注重繼續教育檔案歸檔的重要性，在完成相關的繼續教育后并沒有及時將檔案進行歸檔，只有在后續繼續教育受到嚴重影響的情況下才會進行相關資料的整理工作，才會對涉及到的資料檔案進行搜集工作，然而由于醫療人員并不重視繼續教育檔案保存情況以及使用后的歸檔工作，使得部分檔案資料丟失、損壞，從而造成信息不完善或搜集難度較大的消極現象，為后續的繼續教育工作帶來一定困難[1]。由于繼續教育檔案自身具有一定的特殊性，并且較為瑣碎，若是在繼續教育檔案管理的過程中出現保管不當等情況將會造成檔案缺失，不利于今后的繼續教育工作。

其次，繼續教育檔案的所占據空間較大，缺乏良好的保管環境。由于大部分繼續教育檔案主要是采用一人一檔的方式對相關檔案進行保存工作，因此占據較大的儲存空間，而現如今大部分醫療機構通常會將繼續教育檔案直接存在于職能科室辦公室中，沒有為繼續教育檔案建立單獨的資料保管室，這就使得繼續教育檔案在較為暴露的環境中進行儲存，極其容易造成檔案破壞，并不利于檔案的長期保存，再加上繼續教育檔案長期缺乏專業管理人員進行相關的管理工作，使得檔案搜集、管理、處理、借閱等環節均無專業人員進行相應管理，為檔案管理工作帶來嚴重不便。

最后，繼續教育檔案借閱過于頻繁，存在資料檔案丟失的隱患。由于醫療機構衛生技術人員的升遷需要提供繼續教育檔案中的部分原件，使得繼續教育檔案借閱現象較為頻繁，而審核過程時間較長使得衛生技術人員忘記將繼續教育檔案歸還或是認為檔案已經失去使用價值并沒有及時將相關檔案歸還職能科室，最終到時繼續教育檔案丟失，再加上檔案管理工作缺乏電子化設備，使得檔案管理人員的工作質量及工作效率無法得到有效提升，在一定程度上限制了繼續教育檔案管理工作的發展[2]。與此同時，醫療機構沒有合理利用繼續教育檔案使得繼續教育檔案的利用率普遍偏低，且對檔案的認知僅停留在收集、歸攏層面，沒有形成開發、合理利用檔案的觀念，導致檔案數據存在不完善現象，不利于今后繼續教育工作的開展。

2 醫療機構繼續教育檔案管理中問題的有效對策

（一）提高相關工作人員對繼續教育檔案的認知

為了有效解決繼續教育檔案管理工作中存在的問題，醫療機構應充分認識到繼續教育檔案的重要性并且在日常的工作過程中不斷提高領導、職能科室、臨床科室以及相關醫護人員對繼續教育檔案的重視程度，使得各個科室、醫護人員之間可以相互配合，共同完成繼續教育檔案的歸檔、管理工作。基于當前醫療機構內繼續教育檔案的管理情況，繼續教育職能科室可結合當前實際情況在醫療機構的內部開展相關繼續教育檔案管理培訓等活動，鼓勵各級醫護人員及管理人員積極參與其中，并采取有效措施對醫學教育知識、繼續教育檔案重要性進行宣傳，同時可以將繼續教育檔案歸檔的實際情況作為年度考核指標，從而充分調動各級醫護人員、科室的參與積極性，有效加強醫療機構內各級工作人員對繼續教育檔案的重視程度，真正實現繼續教育檔案的完整以及按時歸檔，為今后的繼續教育工作奠定良好基礎。

（二）優化檔案管理環境

在進行繼續教育檔案管理工作的過程中，相關管理人員應結合當前繼續教育檔案的實際情況對不同類型的檔案進行有效管理，充分做到分類、定期整理檔案并且實現對繼續教育檔案的集中管理。與此同時醫療機構應為繼續教育檔案提供單獨的保管室，將所有檔案集中在一起進行統一管理，使得繼續教育檔案得以在良好的環境中長期保存。在這一過程中醫療機構應安排專人對繼續教育檔案進行細致的管理并定期將繼續教育檔案匯總至相關負責人手中，從而為后續檔案歸檔、管理、整理等工作提供便利。在此期間，專門的管理人員應充分做好相關的數據記錄工作，以避免在今后的工作過程中出現檔案數據丟失、分散、不完善等情況，使得繼續教育工作順利進行[3]。

（三）加強檔案電子化管理，有效提高繼續教育檔案利用率

隨著我國科學技術的不斷發展使得電子計算機技術被廣泛應用于各個領域，而醫療領域也應在時代的號召下更新繼續教育檔案的管理方式，引進較為先進的電子計算機以及相關設備實現電子化管理。通過在醫療機構內部建立完善的電子管理平臺，使得繼續教育檔案管理工作實現電子化管理，在減輕管理人員工作壓力的基礎上還有效提高了管理人員的工作質量，并且可以利用電子設備將繼續教育檔案數據及時歸檔、整理、查詢以及分析，而通過實現電子化管理可以對檔案的借閱情況進行及時記錄，為管理人員的檔案整理工作提供便利。此外，醫療機構應在今后的運營過程中不斷提升繼續教育檔案的有效利用率，并且在完善繼續教育檔案數據的基礎上通過及時構建網絡數據平臺等方式，實現對繼續教育檔案數據的全面、立體分析，并且在一定程度上推動醫療機構繼續教育項目的不斷建設，從而為今后的繼續教育工作奠定有利基礎。

3 結束語

綜上所述，繼續教育是我國醫學教育體系中的重要教育內容，同時也是為了全面提升衛生技術人員專業素質、實現終身教育、職業發展的基本教育制度，對于促進我國衛生技術人員提升業務水平具有重要意義。其中醫療機構是繼續教育的主要管理機構并且以檔案的形式呈現出來，因此檔案管理工作應充分認識到繼續教育檔案管理工作的重要性并結合工作中的實際情況不斷完善繼續教育檔案管理、創新工作方式，從而有效推進繼續教育培訓項目的建設與發展。

參考文獻

[1]王艷玲，丁炎明，孫宏玉等.北京市醫療機構護士繼續教育實施現狀調研與分析[J].中國護理管理，2015，15（12）：1476-1479.

[2]汪婷婷，黃國瓊.基層醫療機構臨床醫學人才繼續教育研究[J].現代醫院，2015，15（9）：126-127，130.

[3]牛翠琪.現行醫療機構檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2015（3）：116-116.endprint