淺談實(shí)施原始憑證電子化對(duì)提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的積極作用

陳佳音

摘 要：目前國內(nèi)大型央企廣泛應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理，隨著財(cái)政部積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，實(shí)施原始憑證電子化是新形勢(shì)下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保存形式及管理方式變革的發(fā)展方向和趨勢(shì)。本文主要論述了實(shí)施原始憑證電子化的必要性，原始憑證電子化的實(shí)施方式以及實(shí)施原始憑證電子化對(duì)提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的積極作用。

關(guān)鍵詞：原始憑證；電子化；管理提升

近年來，財(cái)政部積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，各大央企在各集團(tuán)內(nèi)紛紛開展原始憑證電子化的試點(diǎn)工作，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。原始憑證電子化是會(huì)計(jì)檔案電子化的基礎(chǔ)，在新形勢(shì)下，原始憑證電子化已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案保存形式及管理方式變革的必然趨勢(shì)，這將對(duì)提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平起到積極作用。

一、原始憑證電子化工作的背景及必要性分析

1.背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營管理者思路的不斷開拓，國內(nèi)大型央企廣泛應(yīng)用ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理及業(yè)務(wù)流程管理的一體化。從采購、出入庫、生產(chǎn)制造、銷售、服務(wù)到賬務(wù)處理，形成了一套完成的生產(chǎn)經(jīng)營鏈條。在賬務(wù)處理過程中，賬務(wù)信息充分體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中，而原始憑證作為會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)資料，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證，沒未在系統(tǒng)中反映。將原始憑證信息電子化，上傳到ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，不僅能夠完善、完整賬務(wù)信息，不斷優(yōu)化補(bǔ)充ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息，也是未來企業(yè)財(cái)務(wù)管理的要求。

2.必要性分析

企業(yè)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證管理過程中，普遍存在以下幾方面的問題：

（1）企業(yè)紙質(zhì)原始憑證的安全性和完整性難以保證

原始憑證是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要信息來源，在企業(yè)的日常工作中，原始憑證要經(jīng)歷審核、歸檔、借閱、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)，手工流轉(zhuǎn)的過程極易造成原始憑證的損毀、丟失，難以保證原始憑證的完全和完整。而財(cái)務(wù)憑證一般要保存多年，傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證歸檔管理方式已經(jīng)顯得有些落后。

（2）查閱檔案不便，效率低下

無論是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)，還是企業(yè)管理，都需要查詢賬務(wù)和原始憑證的信息。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)信息和賬務(wù)信息都在ERP系統(tǒng)中反映，賬務(wù)查詢的過程變得更加深入細(xì)致，整個(gè)業(yè)務(wù)循環(huán)都能夠在系統(tǒng)中展現(xiàn)。可以通過一張會(huì)計(jì)憑證在系統(tǒng)中查到對(duì)應(yīng)的合同、發(fā)票金額及訂單等信息，此時(shí)再去翻閱紙質(zhì)的原始憑證信息檢查、核對(duì)相關(guān)原始單據(jù)顯得效率低下，不便于操作。

（3）紙質(zhì)原始憑證無法準(zhǔn)確展現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生真實(shí)性的證據(jù)已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)展為多媒體形式，如：車險(xiǎn)理賠要提供事故現(xiàn)場(chǎng)錄像，工程驗(yàn)收要提供工程現(xiàn)場(chǎng)圖片、視頻等。原始憑證的發(fā)展趨勢(shì)將必然突破紙質(zhì)材料，向影音、視頻等介質(zhì)拓展。

（4）紙質(zhì)原始憑證無法滿足財(cái)務(wù)信息化管理要求

隨著企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的深入發(fā)展，將紙質(zhì)原始憑證的信息電子化，融入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有機(jī)結(jié)合，能夠滿足企業(yè)經(jīng)營管理的需要，也是會(huì)計(jì)檔案管理的大勢(shì)所趨。

二、原始憑證電子化的實(shí)施方式及應(yīng)用

原始憑證電子化是運(yùn)用財(cái)務(wù)信息化手段，將原始憑證影像處理后，將影像數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，以實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化。實(shí)施原始憑證電子化的目標(biāo)即通過原始憑證電子化達(dá)到對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的事前引導(dǎo)、事中控制和事后查看的管理需求。

1.原始憑證電子化數(shù)據(jù)采集功能的實(shí)現(xiàn)

原始憑證的數(shù)據(jù)采集主要通過影像智能管理模塊來實(shí)現(xiàn)。通過系統(tǒng)的集成結(jié)合，將影像智能管理模塊的原始憑證電子信息傳遞至ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊，以實(shí)現(xiàn)原始憑證電子信息從采集到審核、審批、入賬的全鏈條管理。

數(shù)據(jù)采集的方式多種多樣，包括高拍儀、高掃儀、合并采集、本地導(dǎo)入多種格式電子文檔（包括影像、錄音等）。其中高拍儀適用于采集單張?jiān)紗螕?jù)影像；高掃儀在處理原始單據(jù)較多的業(yè)務(wù)時(shí)，能夠在很大程度上節(jié)省時(shí)間提高效率；合并采集功能支持將多頁影像合并成一個(gè)文件，如合同等；本地導(dǎo)入功能支持將已經(jīng)是電子形式的資料上傳至ERP系統(tǒng)，掛接至業(yè)務(wù)中去。

采集模式分為三種：分散采集、集中采集、分散加集中采集模式。分散采集模式有助于便捷、高效的完成影像采集工作，適用于影像采集業(yè)務(wù)頻繁、采集工作量大的崗位；集中采集模式需要搭建影像集中采集場(chǎng)所，采集設(shè)備投入量相對(duì)較小，適用于影像采集業(yè)務(wù)少的崗位；分散加集中的采集模式是為專崗配備采集設(shè)備，普通崗位共享集中采集場(chǎng)所的設(shè)備，使得設(shè)備資源與采集成效達(dá)到一個(gè)最優(yōu)的配置。企業(yè)可以根據(jù)各部門、各崗位的工作特點(diǎn)，選擇適用的數(shù)據(jù)采集模式。

實(shí)施原始憑證電子化后，可促進(jìn)電子化流轉(zhuǎn)與紙質(zhì)流轉(zhuǎn)分離，減少紙質(zhì)文檔流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，降低其破損、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)電子化流轉(zhuǎn)克服了時(shí)間、空間限制，提高企業(yè)審批效率。

2.電子化原始憑證的流轉(zhuǎn)與審批

采購業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)一般而言是企業(yè)的核心業(yè)務(wù)。銷售業(yè)務(wù)相比采購業(yè)務(wù)，流程比較簡單，現(xiàn)以企業(yè)采購業(yè)務(wù)為例，分析電子化原始憑證的流轉(zhuǎn)與審批過程。

采購業(yè)務(wù)原始憑證的流轉(zhuǎn)。采購業(yè)務(wù)通常包含創(chuàng)建采購訂單--收貨入庫--發(fā)票校驗(yàn)--會(huì)計(jì)入賬--付款等幾個(gè)環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)需要提供上傳的原始憑證和傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證要求一致。在采購訂單創(chuàng)建時(shí)，需上傳中標(biāo)通知書、合同或協(xié)議以及其他原始憑證；在收貨入庫環(huán)節(jié)，需上傳入庫單、驗(yàn)貨單以及其他原始憑證；在發(fā)票校驗(yàn)環(huán)節(jié)，需上傳發(fā)票，以及發(fā)票驗(yàn)證真實(shí)的確認(rèn)單；在會(huì)計(jì)入賬環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員需將所有電子憑證逐一審核并完成賬務(wù)處理；最后到付款環(huán)節(jié)，需上傳付款申請(qǐng)單以及其他原始憑證，完成最終的付款流程。

采購業(yè)務(wù)各工作流程的審批。實(shí)施原始憑證電子化流程以后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證報(bào)銷審批的原理和要求一致，只是把各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)部門審批、財(cái)務(wù)部門審批流程從紙質(zhì)簽字轉(zhuǎn)變?yōu)楦鲗徟藛T在系統(tǒng)中操作審批。在完成采購訂單創(chuàng)建、收貨入庫、發(fā)票校驗(yàn)及相關(guān)審批流程后，單據(jù)傳遞至財(cái)務(wù)人員，財(cái)務(wù)人員可以在系統(tǒng)中看到審批流程記錄及所有電子憑證，審核無誤后完成賬務(wù)處理。在付款環(huán)節(jié)，也同樣是由業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)中發(fā)起付款申請(qǐng)，完成各環(huán)節(jié)審批后，財(cái)務(wù)人員根據(jù)流程審批記錄及電子憑證完成付款操作。endprint

通過影像智能管理模塊實(shí)現(xiàn)原始憑證信息與業(yè)務(wù)信息的交互集成，通過記賬憑證穿透查詢對(duì)應(yīng)原始憑證影像文件，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)流、信息流、票據(jù)流三流合一。

3.原始憑證電子化的會(huì)計(jì)處理

在原始憑證轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊畔⒑螅ㄟ^影像智能管理模塊將數(shù)據(jù)信息傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員完成審核和記賬。從賬務(wù)處理的角度來看，實(shí)施原始憑證電子化以后，賬務(wù)處理規(guī)則以及賬務(wù)處理流程沒有變化。從工作方式角度來看，財(cái)務(wù)人員審核原始憑證單據(jù)的流程從線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上。原始憑證的在線可視化審批，提高了整體財(cái)務(wù)工作的智能化水平。

三、實(shí)施原始憑證電子化對(duì)提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平的積極作用

1.保證原始憑證的安全完整，提高企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理水平

企業(yè)通過實(shí)施原始憑證電子化，能夠在系統(tǒng)中展現(xiàn)業(yè)務(wù)發(fā)生的全過程，提高原始憑證的流轉(zhuǎn)速度和管理效率，強(qiáng)化了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和重要業(yè)務(wù)的系統(tǒng)管控，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)原始憑證審批流程長、傳遞速度較慢的問題，有力地提高了企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理水平。

通過實(shí)施原始憑證電子化，用原始憑證電子化流轉(zhuǎn)替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)，能保護(hù)原始憑證的安全完整，最大程度地降低紙質(zhì)原始憑證破損、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)電子化流轉(zhuǎn)能夠提高各個(gè)環(huán)節(jié)的審批效率，促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理全面加強(qiáng)。

2.精簡業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)范化水平

由于企業(yè)ERP系統(tǒng)功能已經(jīng)比較成熟穩(wěn)定，在以往的工作中，業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的整個(gè)工作流中，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)過程中，往往會(huì)出現(xiàn)線上、線下重復(fù)審核、審批的情況，造成流程冗余繁雜。實(shí)施財(cái)務(wù)原始憑證電子化功能后，可以有效解決重復(fù)審批的問題。將原始憑證的電子文件上傳到影像管理系統(tǒng)中，能夠?qū)崿F(xiàn)審核過程中的在線查看，各環(huán)節(jié)審核、審批人員只需完成系統(tǒng)中的在線審核即可，這樣能夠精簡業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)工作流程，減少不必要的重復(fù)工作，從而提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化水平。

3.規(guī)范原始憑證管理要求，強(qiáng)化業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行

在紙質(zhì)原始憑證模式下，往往會(huì)出現(xiàn)憑證附件不全、附件不規(guī)范、缺少審批流程等情況，完全需要依靠財(cái)務(wù)人員的審核判斷來確定原始憑證的合規(guī)性，容易造成審核疏漏。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化功能后，按照財(cái)務(wù)管理要求，將各環(huán)節(jié)需要上傳的電子信息固化到系統(tǒng)中，如有缺失，則無法傳遞至下一崗位審核人。這樣，通過系統(tǒng)的監(jiān)控和校驗(yàn)，可以使得原始憑證更加規(guī)范，強(qiáng)化了業(yè)務(wù)的規(guī)范執(zhí)行。同時(shí)，通過系統(tǒng)校驗(yàn)在線審核的方式，提升了財(cái)務(wù)管控力度，能夠幫助財(cái)務(wù)人員審核原始憑證的完整性與合規(guī)性，提升原始憑證的審核效率。

4.實(shí)施原始憑證電子化將促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展

實(shí)施原始憑證電子化有利于會(huì)計(jì)資料的保存。現(xiàn)代企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理形式多樣，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云技術(shù)等方式，可以為會(huì)計(jì)檔案的保存提供安全保障。同時(shí)，電子化的會(huì)計(jì)檔案也更便于查找和應(yīng)用。原始憑證電子化還有利于節(jié)約資源，節(jié)約紙張，低碳環(huán)保，是具有可持續(xù)發(fā)展意義的。

綜上所述，實(shí)施原始憑證電子化，將對(duì)提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平起到積極作用。

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