淺析大數據時代背景下的檔案管理

李 楊

淺析大數據時代背景下的檔案管理

李 楊

本文主要是通過對大數據時代背景下的檔案管理進行探析，尋找出提高檔案管理的有效措施，為檔案管理工作提供指導和借鑒。

大數據時代 檔案管理 策略

在當今的大數據時代背景下，各行各業都面臨著龐大并復雜的挑戰，同時信息時代也給各個領域帶來了眾多的機遇。檔案管理工作同時也面臨著此種情況，檔案管理工作主要是保存社會的檔案并且為社會提供檔案，對社會上的原始數據進行收集、整理、保管、檢索等工作。在大數據時代之下，社會上每天產生的這些原始記錄的數量和種類與過去有很多的不同，工作任務日益的繁重艱巨，而且面對更多的大數據，檔案管理工作者不知如何面對，因此，對于檔案工作的管理有必要進行探討。

一、大數據時代背景下檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員綜合能力不高

大數據時代的到來，給檔案管理人員提出了更高的要求，然而現在大多數的檔案管理人員處于傳統的管理理念和工作模式之下，尚未完全具備處理大數據的能力，而且大數據時代的檔案管理工作和以前相比，更加的專業化、數字化，在管理工作中，要求檔案人員對計算機應用掌握更加的熟練，對信息處理能力要求也更高。另外，社會各個領域不斷發展，企業規模不斷的擴大，人員更多，所以給檔案管理人員的工作也越來越繁重，能夠勝任此工作的人員少之又少。

（二）信息安全系數不高

大數據背景下，檔案管理中包含了很多的信息，并且信息的集中程度、信息的重要程度也很高。雖然新技術帶來檔案管理工作的效率提升，但是信息的保密風險更大。對于社會上的各個企業，人才的流動性比較高，企業對人才的才能比較看重，但是對于人才的綜合素質并沒有很大的重視，讓他對檔案管理工作勝任就有一定的困難。并且網絡上黑客等危害網絡安全的事件很多，企業遭受黑客的襲擊，信息就會泄露，危害安全，數據也難以恢復。

二、大數據時代背景給檔案管理工作帶來的優勢

大數據給檔案工作提供了眾多的便利，提高了檔案管理的效率，降低了管理工作的成本。大數據能夠很好的處理大量的數據，速度比較快，提高數據的處理能力，很好的處理管理檔案的工作。當前社會上有很多的單位、很多的企業中的檔案數量和種類越來越多。原來傳統的檔案管理工作不能適應現代社會管理工作的要求，采用紙質材料保存檔案成本較高，又消耗時間，因此，運用大數據進行保存和處理檔案的工作，節省時間和材料成本。

大數據能夠有效的提高檔案保存的質量，傳統的紙質檔案抗風險能力比較差，如果保存檔案的地方出現火災、水災等一系列災害，并且紙質的檔案保存時間比較久之后，就容易出現紙質的老化、模糊、紙質變差等狀況。那么大數據時代就有效的解決了這個問題。

三、大數據時代背景下進行檔案管理工作的有效對策

（1）加強對人才的培養，對大數據進行檔案管理的必須是一些專業的人才，因此對人才的培養十分的重要。人才是一切工作的生命線，每一項工作都缺少不了人才。大數據時代背景下的檔案管理工作更是需要人才。傳統的檔案管理人才在大數據方面專業知識和能力都比較欠缺，大數據下的檔案工作不同于以往的傳統檔案管理工作，它不但應用了管理的設備和系統，還需要更多更好的運用這些系統，從而提高工作效率。因此，一定要對當前的檔案管理團隊進行優化培養，進行相關的技能培訓，另外，引入新的具有高端管理技能的人才。

（2）完善相關的管理制度。雖然說大數據時代背景下的檔案管理工作帶來了較大的發展空間，但是對于工作人員以及檔案管理工作的安全都有一定的困擾。管理制度在任何企業、單位都是必不可少的，十分重要。在檔案管理工作的過程中，企業內部或者各單位的內部建立相應的監督管理機制體系，加深工作人員對檔案信息的重要性的認知。加強對數據的保護，并且對提升員工責任心有一定的幫助和作用。

（3）提高檔案管理能力。雖然說大數據的檔案管理能夠使企業有更充分的信息，但是信息的安全性還存在一定的問題，很多企業到如今還沒有實現數據的共享，對于數據、信息的可用性沒有充分的利用，因此，提高數據的可用性，可以在檔案管理安全系統中設置防火墻等一些列更高級的防護程序，對數據和信息起到有效的保護作用，促進管理工作的進一步完善。

（4）對檔案資源進行統一管理。我國的大數據技術有了突破性的進展，隨著大數據技術的不斷的發展，對于檔案信息的統一管理也有很高的要求，檔案資源的統一管理起著重要的作用。但是，即使能夠進行統一的管理，也依然起不到真正保障管理質量的作用。同時要注意對檔案數據信息的備份，以免不慎的丟失和破壞。檔案數據的備份在一定程度上能夠促進檔案的統一管理，對于出現的數據丟失等問題也能有有效的避免和防止，電子備份已經被應用到各個領域中，對人們的生活起到很大的便利，所以，檔案管理采取這種方式，保證檔案數據的安全。

四、結語

綜上所述，大數據時代背景下，給檔案的管理工作帶來了諸多的難題和挑戰，在實際的操作中會存在許多問題等待解決，增加了檔案管理的難度。同時也帶來了更多的機遇。因此，檔案管理工作一定要抓住大數據這個機遇，嚴肅對待挑戰，不斷地對檔案管理工作進行完善，發揮更大的作用，會獲得巨大的突破，并且檔案數據中蘊含了大量的知識信息也會被開發利用。

［1］李小晨.大數據時代背景下的檔案管理探討［J］.云南檔案，2013（06）:48～50.

［2］洪亮.大數據時代背景下的檔案管理探討［J］.辦公室業務，2016（05）:79.

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