企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的意義研究

袁明華

【摘要】隨著社會向知識經(jīng)濟時代的過渡，信息資源已經(jīng)成為一種重要的經(jīng)濟資源。而檔案作為信息資源的一個重要組成部分，它的重要性是不可否認的。因此要想促進企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)要大力開發(fā)和利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用。本文基于這一背景，首先分析了影響企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主要因素和開發(fā)利用工作中存在的主要問題，然后針對存在的問題提出了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主要措施，最后探究企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性。

【關鍵詞】企業(yè)檔案 信息資源 開發(fā)利用 主要措施 問題 重要性

一、影響企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主要因素

（一）檔案收集不完整、質(zhì)量有待提高

在大多數(shù)企業(yè)中，檔案管理工作不是企業(yè)的核心和重點，因此檔案信息管理沒有得到企業(yè)管理者的重視是當前企業(yè)檔案信息資源難以充分開發(fā)和利用的主要原因。一些企業(yè)執(zhí)法力度不夠，檔案管理部門的歸檔工作具有很大的隨意性和盲目性，因此歸檔材料不完善，收集不完整。一些企業(yè)的檔案管理規(guī)范如同擺設，檔案工作者執(zhí)行力度較小，不能嚴格要求自己。

（二）檔案人員隊伍不穩(wěn)定、素質(zhì)偏低

檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)和能力是決定檔案管理工作質(zhì)量和工作水平的主要因素。一些企業(yè)的檔案人員沒有專業(yè)的素質(zhì)，甚至一些工作人員是兼職，而且企業(yè)對檔案人員的能力不夠重視，他們的管理方法和管理理念已經(jīng)不能適應當代企業(yè)的發(fā)展。因此檔案人員的素質(zhì)和專業(yè)技能成為阻礙企業(yè)開發(fā)利用檔案信息資源的關鍵。這也主要是由于企業(yè)對檔案部門的投入不夠，檔案管理工作枯燥乏味，而且薪酬較低以至于檔案人員流動性較大，檔案人員隊伍青黃不接。

（三）檔案管理手段落后、觀念陳舊

檔案管理手段落后、觀念陳舊嚴重制約了檔案工作水平的提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式守株待兔的理念以進不能適應當今社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作將工作的重點放在了試題管理上、忽視檔案的開發(fā)與利用。檔案管理工作主要包括檔案的收集、分類、整理和保管等，檔案管理工作量較大、任務繁重，而且沒有利用當前信息技術，仍然以人工操作為主，這大大增加了檔案人員的工作量，制約了檔案信息資源開發(fā)與利用。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的問題

（一）對檔案信息資源開發(fā)的認識有偏差

一些企業(yè)正是沒有充分認識檔案信息資源開發(fā)和利用的內(nèi)涵，才會對信息資源開發(fā)的認識存在偏差。一些企業(yè)認為檔案信息對企業(yè)的發(fā)展沒有作用，檔案是過去的信息，檔案管理工作就是保證檔案的完整，并沒有充分認識到檔案信息資源開發(fā)的重要作用。另一方面，一些企業(yè)認為檔案信息資源開發(fā)利用工作會導致檔案丟失或者檔案信息泄露，他們擔心檔案信息資源開發(fā)會給企業(yè)增加麻煩，從而影響企業(yè)的正常運營。

（二）不能及時準確的統(tǒng)計檔案信息和計算利用效益

一些企業(yè)在實際工作中，認為檔案利用僅僅是統(tǒng)計檔案利用的次數(shù)和利用檔案的件數(shù)，反而忽略了實際效益。檔案管理部門登記檔案利用情況時只統(tǒng)計檔案利用的次數(shù)，沒有重視檔案信息資源為企業(yè)帶來的實際效益。實際上檔案利用次數(shù)僅僅是檔案信息資源價值的表象。這是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的主要問題之一。

（三）對檔案進行深層次加工不夠

一些企業(yè)的檔案信息資料不完整，還有一些企業(yè)雖然檔案資料完整，但是沒有真正的利用和開發(fā)檔案資源。他們將核心放在借閱檔案資料上，沒有對檔案信息進行加工，也沒有根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求有目的的、有針對性的編制一些資料給企業(yè)的決策等提供依據(jù)。由此可見，當前企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用還存在一些不足之處。

三、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主要措施

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)和利用是實現(xiàn)檔案價值的關鍵，因此如何使檔案信息資源得以準確、及時、系統(tǒng)、迅速的開發(fā)和利用成為企業(yè)刻不容緩的一項重要工作。本文主要從以下幾個方面提出了企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主要措施。

（一）提高對開發(fā)檔案信息資源的認識

要想充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用和優(yōu)勢，首先企業(yè)要消除檔案資源無用的理念。要從企業(yè)管理者、檔案工作者等入手，加強思想建設，讓企業(yè)人員充分認識到檔案對企業(yè)工作、文化建設的作用。同時要增強檔案管理人員開發(fā)利用檔案信息資源的主動性，此外，要讓他們認識到檔案資源開發(fā)和利用的程序和精髓，破除開發(fā)檔案信息資源會影響企業(yè)發(fā)展的想法。

（二）建立完善的借閱制度

開發(fā)和利用檔案的價值只有通過實踐才能可靠的計量，所以在開發(fā)利用檔案資源信息過程中，企業(yè)要建立并完善檔案借閱制度，對檔案的使用進行記錄，而且在利用的同時要對利用的效果進行統(tǒng)計。同時在借閱時，還要詳細的記錄借閱的用處、節(jié)約時間、地點和人物等，便于在使用后計算實際效益。

（三）利用先進的技術手段、加速開發(fā)利用檔案信息

隨著信息技術的快速發(fā)展，企業(yè)在開發(fā)利用檔案信息資源過程中可以利用信息技術的優(yōu)勢，加快開發(fā)利用檔案信息的步伐。傳統(tǒng)的檔案管理以人工為主，大大增加了管理人員的工作量，而且檔案管理的質(zhì)量也有待提高。而先進的技術除了資源共享的優(yōu)勢之外，還實現(xiàn)檔案管理自動化。因此企業(yè)檔案管理信息資源開發(fā)和利用過程中要運用先進的技術手段，提高工作的效率，讓工作人員有更多的時間可以探究信息資源的開發(fā)。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)和能力是決定檔案管理水平和質(zhì)量的重要因素，而且檔案管理人員是信息的主要傳播者，因此要想充分利用檔案信息資源，首先要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，對檔案管理人員提出了越來越高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理理念和檔案管理模式已經(jīng)不能適應當前社會的發(fā)展，因此提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是十分必要的。為此，企業(yè)首先要增強檔案管理人員的工作責任心，讓他們能夠為自己的工作認真負責。還要鼓勵管理人員進行改革和創(chuàng)新。其次，企業(yè)要給檔案管理人員增強專業(yè)素質(zhì)的機會，比如讓檔案管理者定期參加專業(yè)的培訓，熟練的使用計算機，提升他們應用新技術的能力。此外，為了企業(yè)更好的發(fā)展，企業(yè)還可以給檔案管理者提供外出進修和到其他企業(yè)參觀學習的機會，從而吸取其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗，彌補企業(yè)的不足。同時還能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

四、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

（一）開發(fā)利用檔案信息資源是充分發(fā)揮其作用和價值的重要手段

檔案信息資源如果不開發(fā)和利用，那它的價值就不能體現(xiàn)。合理的開發(fā)資源可以增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，才能為企業(yè)建設提供參考。在知識經(jīng)濟時代，發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用是增強企業(yè)競爭實力，讓企業(yè)在競爭中穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑。同時實現(xiàn)檔案信息資源共享是促進企業(yè)發(fā)展的根本。

（二）開發(fā)和利用檔案信息資源是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的需要

只有全方位、多角度的開發(fā)和利用檔案信息資源才能充分實現(xiàn)檔案的價值。只有這樣才能加強企業(yè)人員對檔案的意識，讓領導者更加重視檔案的作用從而為檔案管理提供條件。檔案信息資源的開發(fā)利用是企業(yè)發(fā)展檔案事業(yè)的重要途徑。因此企業(yè)要加強對檔案信息資源的開發(fā)和利用，發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的作用。

（三）企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展需要大力加強檔案信息資源的開發(fā)和利用

企業(yè)檔案信息真實的記錄了生產(chǎn)過程、經(jīng)營過程以及建設活動的重要信息，檔案管理者將檔案信息進行整理和分析提供給企業(yè)，便于企業(yè)管理者決策、增強企業(yè)競爭實力和提高工作效率。結(jié)束語：綜上所述，在信息化時代的背景下，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作對企業(yè)的發(fā)展十分重要。為此，企業(yè)首先要充分認識到檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢。同時企業(yè)要從檔案工作者入手，提高檔案工作者的素質(zhì)，更新工作者的管理理念，提高檔案信息資源的利用效率。此外，企業(yè)號要不斷的創(chuàng)新與時俱進，努力探索檔案信息資源開發(fā)利用模式，為社會進步服務。endprint