淺談高校考試檔案管理的現狀及其改進對策

彭伊凡

[摘要]考試檔案管理工作的質量和效率是直接影響到考試管理工作能否順利開展的一項重要前提，同時也是考后處理和研究問題的關鍵憑證。本文筆者就如何加強高校考試檔案管理問題進行了論述。

[關鍵詞]高校 學生考試 檔案 管理 對策

考試檔案是指在各項考試過程中所形成的關于考試的相關文件、通知、試卷、考核成績、考生相關信息等各種材料。考試檔案管理工作是考試管理工作中的一項重要組成部分，科學合理地對考試檔案進行管理，能夠有效地為教學提供反饋與評價信息，對提高教學管理的工作質量與效率起到了一定的促進作用。

一、檔案對考試的意義

（1）為研究、掌握考試標準提供根據。堅持考試標準，確保考試質量，是考試的生命線。通過對歷次考試試題和考生答卷情況的分析，不僅可以檢查命題掌握標準的情況，也可以分析、研究考生學習中的問題，并在分析試題信度、效度的基礎上篩選試題，以豐富題庫內容。考試檔案中保存的試題和答題參考要點，以及抽樣保留的考生試卷，均是進行上述分析的可靠根據，可以進一步改進考試命題。

（2）為探索考試發展規律提供條件。考試從建立迄今所形成的各種文件、簡報、規定、辦法等，都真實地反映了考試重大決策的緣由、依據、論證過程、結論，包括反饋的信息和參與決策的領導、專家、教授的意見，這些材料對考試由淺入深的變化情況以及思想認識演變的原始狀況都如實客觀地予以記載。因此，它較真實地反映了考試發展、變化的過程，成為研究考試發展規律的重要依據。同時，借鑒檔案材料還可以對考試的性質、任務、地位，以及開考專業、制定專業考試計劃、組織命題、教材供應、社會助學，進行課程考試、成績管理等問題，從理論上進行探討和研究工作，提高命題質量。

（3）為用人單位提供考生情況。考試機構根據考生的考籍檔案，向用人單位提供自考生特別是畢業生掌握專業知識的狀況，用人單位根據他們的學習水平合理安排工作，并為用人單位評聘職稱和職務提供重要參考資料。

二、當前高校考試檔案的特點

高校考試檔案的特點，首先考試涉及到的人員較多，包括大量參考的學生和相應的任課教師與監考教師，這就造成考試檔案信息量相當大的特點：其次就是考試涉及到的類別（型）繁雜，除了校內各教學院（系）按照“教學計劃”組織的相關課程考試和由教務處統一舉行的大學英語等級、計算機等級、普通話水平測試等考試外，還包括各類專業性的職業資格證書考試（如：教師資格、會計從業資格、計算機程序員、心理咨詢師、司法考試等等），同樣導致考試信息的多樣化；第三就是有些考試的時間是持續、交叉、疊加進行的，每年都會不斷地生成新的考試信息，這就會將已有的考試信息進行擴充，考試檔案信息也就具備持續、更新、擴容的特點。基于考試信息量累計所形成的巨大規模，給考試檔案管理帶來了較大的困難和挑戰，我們需要通過科學合理的方式、方法進行處理。

三、高校考試檔案管理的現狀

高校考試檔案一般是由教務處統一負責管理，由各教學系配合完成，最終檔案由教務處與各教學系進行統一管理。高校各部門之間在整個考試過程中對考試檔案管理方面做了大量工作，但在實際工作中還存在一些需要完善與改進之處。考試檔案管理人員，尤其是各教學系的管理人員，對相關工作的重要性認識不足，管理乏力。往往管理考試檔案的工作人員并非專業的檔案管理人員，對檔案管理的重要性認識不足，同時又可能身兼數職，其工作的被動性較為明顯，在實際的管理過程中隨意性較強，缺乏科學性，沒有統一的管理規范與要求，從而容易造成考試檔案不完整，查詢工作繁瑣，從而影響相關教學工作的順利進行。考試檔案利用率不高，目前考試檔案主要用于對學生的成績進行審核與查詢，而用于科學研究，為教學與決策提供數據支撐與第一手資料的功能還未能完全體現出應有的作用。因考核方式的多樣性，從而造成了考試檔案在管理及存檔歸類方面存在一定的認識誤差，從而造成檔案門類混亂，容易造成內容收集不全、查詢困難且容易丟失。由于每學期常規考試組織安排相對集中，因此造成在對相關考試檔案進行制作收集與存檔管理的工作時間也相對集中，使相關檔案的存儲量相對增加，增加了一定的檔案管理工作難度。

四、改進高校考試檔案管理的對策

（1）指定專人負責，防止材料散失。檔案材料應按期收集、整理、立卷、歸檔。借閱檔案者，只限于在檔案室內查閱，并建立嚴格的借閱、登記制度，以防檔案丟失。對于重要的檔案材料，特別是考生的成績，都要備份保存。各級考試機構應配備相應專（兼）職檔案干部，統一規范管理考試檔案材料。

（2）建立專業的考試檔案管理平臺。

在考試檔案的管理工作中，最重要的就是系統規劃檔案信息平臺的功能，如一般高校在教務處內部的信息系統當中存有以學號為標準的成績統計，而考試檔案信息平臺就能夠通過一定的方式來實現與教務處內部系統的關聯，最終實現資源上的共享。進一步來說，在實現資源共享之后還可以考慮不同類別（型）考試信息在綜合管理模式下的現實需求，而考試檔案信息平臺同樣能夠對其進行分類查詢和統計，便于教師、學生和考試檔案管理人員按照自己的需要進行操作。信息平臺在建設的過程中要注意設置好不同的分類索引，其中核心索引應當是學生的學號、身份證號或者是教師的工號等，這樣才能夠較好地實現個人身份的識別，完成所有信息的綜合管理。再者就是要在不同類別（型）的考試當中做好關聯的依據，并相應地設置教師、學生和考試檔案管理人員的查詢權限。這樣一種要求的提出，主要是希望能夠最大程度地保證高校學生考試檔案信息的保密性和安全性。

（3）加強協調好高校檔案管理工作與考試工作之間的關系。考試檔案管理工作是考試管理工作中的一部分，因此考試檔案管理工作應與考試管理工作同步進行。考試工作過程應分為前期、中期與后期3個部分進行，為減少后期工作堆積造成工作壓力增加的情況發生，在對考試進行組織安排時就應該合理的對工作及考試時間進行安排，而檔案管理工作也應該隨著考試管理工作的進行而同步展開，將整個考試檔案管理工作時間進行有效分流，每完成一項考試工作任務及對其產生的工作檔案進行收集、審核與分類存檔。這樣可以在很大程度上降低相對的工作壓力，同時也能減少在工作中出錯的可能性，提高工作效率。

總之高校考試檔案的科學控制管理對于高校的教學以及管理工作都具有非常重要的意義。我們在進行學生考試檔案管理的過程中，需要切實地把握其基本的特點，并在高效性、系統性原則的指導下，按照科學管理的措施執行，最終為高校的教學管理工作做出積極的推動作用。endprint