淺談事業單位檔案管理信息化建設與發展的探討

蒲曉玲

摘要：我國經濟正在不斷地發展，事業單位檔案管理信息化建設也是社會發展的必然選擇，要想加強事業單位檔案管理信息化建設，就要對檔案管理工作引起重視。不僅要根據事業單位自身發展狀況進行合理的規劃，而且要選擇合適的檔案管理軟件，創新管理方法，改變傳統檔案管理模式中的不足。促進事業單位檔案管理信息化建設的良好開展，推動事業單位的發展。本文對事業單位檔案管理信息化的建設與發展進行了探討。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；建設；發展

將現代信息技術應用到機關事業單位檔案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度發揮出檔案資料應有的價值，確保單位各項業務、工作和活動的順利展開。對此，機關事業單位要及時轉變觀念，不斷增加資金投入，將各種現代設備配置齊全，并重視對檔案管理人員的培訓工作。這樣才能真正提升檔案管理工作水平，更好應對信息化環境對機關事業單位的新要求和新挑戰。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

信息時代背景下，事業單位加快檔案管理信息化建設意義重大。第一，通過應用計算機技術，能夠將檔案立卷制度落到實處。事業單位檔案資料分散在各個部分，由于以往管理方式落后，因此難以保證各資料、文件的安全。現在利用信息技術，可以將信息保存在計算機中，并設置密碼，避免發生檔案泄密的情況，有力保障了檔案的安全。同時，也可以讓檔案收集的更加完整，通過在計算機中錄入檔案信息，便于今后的查閱與利用，防止出現遺漏、丟失的問題。第二，利用網絡技術、計算機系統和先進檔案處理軟件，可以有效提升檔案管理工作效率。借助自動化技術，在查閱檔案的過程中，只需要將關鍵詞輸入其中，就能夠實現精確查找，提升了檔案查找速度，并能夠保證檔案檢索更加正確。第三，應用信息技術以后，能夠實現檔案利用率的提升。在計算機技術支撐下，能夠讓檔案整理、分類、歸檔以及利用更加高效進行，便于檔案管理部門對信息進行二次開發，讓自身職能得到有效發揮。此外，還可以讓各種檔案的分類更加準確，實時調整數據庫，將不合格案卷去除，從而節約了人力和物力。

二、事業單位檔案管理信息化的建設與發展

（一）完善檔案管理信息化建設制度

建立檔案管理信息化建設制度，在結合本單位實際情況的基礎上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環節標準明確，職責清晰。所有的操作環節，每個崗位、每位人員的工作標準都有標準可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯的概率，保證檔案資料在信息化建設中能夠準確、完整地保存下來。制度中明確規定各崗位人員的職責，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設從收集、立卷、審核、查詢、借閱到銷毀是一個有序流程，任何環節的滯后都影響整個工作的進度。

（二）提升檔案管理專業人員的綜合素質

全面提升廣播電視事業單位檔案人員的素養對于實現檔案信息化發展有著十分重要的作用，要想提升其專業素質，就應當加強該類人員在計算機方面的學習與培訓，并且要注重對其綜合素質和工作技能的培訓，從而培養出符合事業單位需求的綜合型人才。此外，事業單位應當加強對檔案管理工作的重視力度，工作人員應當從思維方面意識到檔案信息化建設的重要性，并且對信息化建設過程中各方面注意事項進行了解。此外，事業單位還應當建立科學合理的考核機制，從而使得檔案管理人員進行信息化建設時更加符合事業單位的要求。

（三）切實做好檔案管理信息化的硬件建設

要想對檔案資料信息進行有效的保存，廣播電視事業單位部門必須要保證信息資料不受外界因素的影響，并且要保證檔案資料的性能穩定性。做好硬件建設，可以在資金投入力度方面進一步增強，這不但能夠便于做好檔案保存與歸檔，還能使得檔案管理效率得到提升。在日常的檔案管理工作中應用現代化信息技術，通過電子存儲技術的應用與推廣，能夠更加完好地保證資料的存儲效果。正是由于充足的儲存容量需要進行硬件備份，這些措施對于促進事業單位檔案管理信息化建設均有很大的作用。

（四）切實做好檔案管理信息化的軟件開發與應用

要想提升廣播電視事業單位檔案管理信息化水平，事業單位還應當注重檔案信息化建設中的軟件開發。可以聘用或邀請業內專業的軟件設計人才依據單位工作的特點及資料信息狀態進行科學設計，并將設計出來的軟件先投入到檔案管理工作中去，對于軟件應用中存在的問題及時采取有效的改進措施，從而保證軟件應用的科學性和實用性，使軟件的開發與應用和檔案管理工作的開展保持同步，實現二者之間的有效配合。

（五）對檔案管理信息化發展進行科學規劃

要想促進檔案管理工作的信息化水平，廣播電視事業單位必須注重信息化系統的靈活性和可擴展性，從大局觀著手對檔案管理信息化進行規劃與設計。對事業單位的人才需求現狀進行充分考慮，構造出一個與經濟發展相符合的網絡管理模式。但需要注意該網絡管理模式的構建應當依據事業單位檔案管理實際情況，并注重其對于信息化建設的重要性，保證其具有高度可行性。

（六）加強檔案資料安全保護

在使用現代信息設備的時候，必然會面對各種安全問題，需要事業單位提高重視，避免出現檔案信息丟失、泄露等問題。此外，人員操作不當、計算機故障、計算機病毒與黑客入侵等，也將對存儲在計算機內的檔案造成破壞，為事業單位帶來巨大損失。而事業單位很多檔案資料具備較強的保密性，如果沒有做好保密工作，發生信息泄露的問題，也會為事業單位造成不利影響。事業單位要增強檔案管理人員的職業道德，嚴格落實安全管理制度，確保信息系統運行的高效性與安全性。同時還要做好網絡安全措施，讓信息系統更好地抵御各種網絡攻擊，事業單位還要及時備份，這樣再出現意外事件后，可以及時采用備份文件，盡快恢復檔案信息，避免出現損失。

總之，加快檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率，讓檔案資料的價值充分發揮出來，能夠確保事業單位各項工作順利開展，實現經濟效益與社會效益的提升。endprint