加強人事檔案管理工作的重要性

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摘 要：近年來，我國人事檔案管理工作取得了良好的成績，加之我國社會經濟處于轉型狀態，人才流動已經成為不變的現象，傳統的人事檔案管理已經很難適應新時代發展的需求，因此，需要在原有的基礎之上進行更深入的研究，為我國人事檔案管理工作提升做出貢獻。本文主要結合人事檔案管理工作的重要性和存在的問題進行分析。

關鍵詞：人事檔案 管理工作 重要性

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）09（b）-0107-02

眾所周知，人事檔案管理工作在任何單位中占據的位置都是非常重要的，人事檔案記載著每位員工的學歷、職位、年齡、社會經歷等各種資料。通過查詢人事檔案可以對個人有著系統化的認知。無論是求職人員還是在職人員，人事檔案都起到了重要的作用，能夠讓領導對員工有詳細的了解，其保全了原始資料的真實性。因此，加強人事檔案管理工作對人才資源的管理有著重要的作用。

1 我國當前人事檔案管理中存在的問題

人事檔案管理在當下顯得尤為重要，但在管理的過程中還是存在一些問題，首先，單位領導重視程度不夠，在人事檔案管理工作中，有很多管理者對該工作理解存在誤區，認為人事檔案管理工作無非就是保存資料，避免資料出現丟失、泄密等現象。在這個過程中可能會遇見一些信息的安全問題，此外，管理者通常容易忽略的人事檔案管理，其問題得不到有效的處理，人員、經費、場地得不到相對的保障措施，人事檔案管理工作自然會出現問題、漏洞等。其次，管理的方法并不具備專業化、科學化、數字化等，在人事檔案管理中，因為沒有明確的管理軟件進行操作，在實際的管理工作中沒有充分利用先進的信息技術平臺，人事檔案管理的現代化和智能化也沒有完全體現出來。從而現代的信息技術也沒有得到充分的利用，這使人事檔案管理工作增加了不少工作量。有很多小單位只是將員工的個人信息輸入到系統中，其調閱、資料檢測等都需要手工操作，導致人事檔案的資料不能夠及時歸檔處理，存在資料丟失風險。之后，員工問題，在人事檔案管理工作時，由于管理者缺乏相關的經驗，一般人事檔案都是由人事工作人員或文秘等進行管理收藏，其專業水平并不高，歸檔意識并不強。另外，單位人員流動性較大，管理檔案的人員并不固定，其對檔案資料的泄密有很大的隱患。最大原因來自于檔案管理手段較為落后，對檔案管理工作投入精力不夠，因此嚴重影響了管理工作的水準。最后，干部職位對人事檔案管理工作的認知不夠，他們在填寫簡歷表或考核表時，有些盡可能地省略掉，基本都是敷衍行事，有些資料以及學歷等并不全面，其中有些人的思想認為落在別人手中并不安全，認為應該由自己保管更加安全些，使用起來也比較便捷。

2 如何加強人事檔案管理工作

針對本文以上所描述的人事檔案管理工作的問題所在，做出以下幾種加強工作。

（1）增加單位領導對檔案管理工作重要性的認知。設置檔案管理領導小組，定期對人事檔案管理進行相關的檢測和指導，若發現問題可及時進行處理，這樣方便管理，避免出現其他問題。同時需要按照人事檔案的要求，規劃出比較完善的措施，使檔案管理更加系統化，方便管理工作的順利進行。

（2）增加信息化技術的投入，實施進一步的檔案管理。按照人事檔案管理的標準，利用計算機系統軟件，錄入人事檔案的信息，進一步規范、完整，數字化可以有效幫助人事檔案管理人員減輕工作負擔，從而達到有效便捷的效果。相關的工作人員需要做好數據備份準備，避免出現數據丟失等情況。電子檔案在收集整理相關信息時，可以建立一個相關的網站管理系統，使得管理工作更加符合信息化要求。

（3）提升檔案管理人員的業務水平，增加對檔案信息儲存以及檢查的知識，加強自身的防范意識。做好人事檔案收集工作，建立一個相關管理制度，對產生的檔案資料進行歸類整理，培養工作人員的自身素質和專業技術水平。管理人員需要對人事檔案的工作有著詳細的了解，加強對檔案管理工作的認識，定期對檔案室做好分類工作，對檔案的環境以及衛生做好相關的處理工作，避免出現意外。有一個良好的工作環境，配套的工作設施，檔案的管理人員才能提高技術，完善自身的業務能力。還要及時和其他部門溝通交流，了解他們對于檔案管理的意見，采納一些科學性的建議，可以使管理規范更加科學。一切要以現代化的信息技術為基礎，創新思維能力并在信息管理過程中提高自己的科技文化水平，增加管理經驗。

（4）加強人事檔案管理現代化和數字化建設，人事檔案需要人才信息數據庫，合理化應用各種人才資源，使其發揮到最大的限度，必須將先進的科學技術運用到人事檔案管理工作中，從而達到最佳的管理效果。

（5）有效提高管理人員的工作效率和檔案的利用效果。檔案管理工作需要逐漸提升準確以及傳輸信息，加強管理工作的時效性，需要對每個工作人員進行計算機數字化的培訓，并且通過相關的技術處理，實現人事檔案對電子技術的依賴性。方便工作人員查詢利用檔案，通過不斷加強管理，人事檔案管理工作將踏上新的層面。

（6）工作人員在進行人事檔案管理的過程中，會涉及很多的部門，人員內部的管理，分屬不同的部門，由于信息比較分散，所以給人事檔案管理帶來很大的困難，對檔案信息合理的分類，進行脆弱性的識別工作。要對全部的信息進行全面分析，找出威脅源頭，分析管理過程中存在的不足之處，并把人事信息檔案分層次進行分析。這樣管理工作就更加方便簡單，預測風險威脅時也能有層次的進行。

3 人事檔案管理存在的意義

人事檔案是每個單位在人事管理中所逐漸形成的一種記錄，它可以記載著一個人的所有經歷、才華、成績等，為單位合理用人和提拔人才提供資料起到非常重要的作用，其主要包括以下幾種意義。

（1）人事檔案管理主要來源于單位的人事活動，是每個單位在用人方面的重要考核點，也是單位檔案中的重要組合部分。

（2）人事檔案是直接反映一個人的社會經歷和工作性質的原始記錄，一張簡歷表大可以說是人生的考卷，若你打的分數較低其錄取的幾率就相對小，反之，道理相同。

（3）人事檔案管理工作具備完善處理人才的使用價值和存儲價值等，凡是加入到人事檔案的資料，包括文字、審批、手續等資料要確保真實有效，當然也不是個人的所有資料都要全部歸檔。

4 結語

綜上所述，現階段我國企業在人事檔案管理工作中還有待提升，這個過程中可以仿照國外一些先進的企業作為參考經驗，此外，各個崗位的人員也需要不斷交流加強合作關系，在各自獨立研究的領域中，也要采取相關的合作方可在管理工作中取得重大的突破，彌補現如今管理中的不足之處。還要借助信息化設備，進行數據備份，減輕工作人員的負擔。對于人事檔案的管理還是要朝著數字化前行，此外人事檔案管理工作需要不斷加強，使我國可以在管理研究中得到突破發展。

參考文獻

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