學(xué)院研究生管理扁平化改革

宋新華+王建興+紀(jì)洪芳+陳志偉

摘要：學(xué)院作為研究生培養(yǎng)的實(shí)體單位，研究生管理的工作效率、服務(wù)水平直接影響著研究生人才培養(yǎng)與教育質(zhì)量的提高。通過合理分權(quán)、設(shè)置AB崗、引入新社交媒體、再造扁平化服務(wù)流程等幾項具體的管理措施改革，可以有效地實(shí)現(xiàn)學(xué)院研究生管理的扁平化，提高管理服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：扁平化管理；分權(quán)；社交媒體

中圖分類號：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）43-0010-02

研究生教育具有培養(yǎng)創(chuàng)新拔尖人才、創(chuàng)造高水平科研成果的重要使命。研究生管理工作服務(wù)于研究生的人才培養(yǎng)與教育質(zhì)量提高工作，是值得深入研究與探討的重要課題。學(xué)院的研究生管理是金字塔式管理架構(gòu)和扁平化管理架構(gòu)共存的[1]，但是學(xué)院作為研究生培養(yǎng)的實(shí)體單位，扁平化管理架構(gòu)更有利于服務(wù)職能的體現(xiàn)，更有利于研究生培養(yǎng)質(zhì)量的提高。

一、目前學(xué)院研究生管理存在的問題

（一）學(xué)院研究生管理架構(gòu)過于行政化

校院二級管理體制賦予了學(xué)院相當(dāng)大的教學(xué)、科研和行政事務(wù)管理權(quán)，普通高校的研究生管理重心也正在向?qū)W院轉(zhuǎn)移，但是目前學(xué)院的研究生管理構(gòu)架基本上傳承了學(xué)校的金字塔式行政管理構(gòu)架，院長是決策層，副院長是具體的負(fù)責(zé)人，研究生秘書、研究生輔導(dǎo)員是決策的執(zhí)行者，學(xué)院的教授委員會發(fā)揮的作用有限。在這種結(jié)構(gòu)中，只有處在金字塔頂端的人才能掌握足夠的信息而做出熟悉情況的決定，院長的管理決策要經(jīng)過兩個層級才能到達(dá)執(zhí)行者，信息的反饋也要經(jīng)過兩個層級才能到達(dá)決策層，這種垂直的、自上而下的管理構(gòu)架拉長了管理者和師生之間的距離，強(qiáng)化了管理人員的行政化思維方式和工作作風(fēng)，利于行政權(quán)威的樹立，利于管制而弱于服務(wù)。管理者滿足于完成上級安排的工作，服務(wù)意識弱，為導(dǎo)師、研究生切身利益考慮的少。

（二）研究生管理手段落后

隨著國家更加重視研究生的培養(yǎng)質(zhì)量，研究生日常培養(yǎng)管理工作所涉及到的信息量也急劇增加。研究生復(fù)試、師生互選、開題、中期檢查、論文送審、答辯、學(xué)位授予等學(xué)位工作，個人培養(yǎng)計劃制定、課程教學(xué)、考試、成績錄入等教學(xué)工作，研究生學(xué)籍、班級管理、獎助學(xué)金評定等學(xué)生管理工作都是自上而下傳達(dá)，最后由研究生秘書、研究生輔導(dǎo)員通過網(wǎng)站信息平臺結(jié)合手工管理手段傳達(dá)給導(dǎo)師和研究生，不僅傳遞效率低，還容易導(dǎo)致信息失真。研究生秘書、研究生輔導(dǎo)員整天忙于上邊安排的各種事務(wù)性工作，處于疲于應(yīng)付的狀態(tài)。研究生遇到的問題一般也是通過研究生秘書、研究生輔導(dǎo)員層層反饋。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，通過網(wǎng)絡(luò)可以建立起多邊的、雙向的交流平臺，這樣的交流平臺沒有在學(xué)院研究生管理中得到充分應(yīng)用。

生命科學(xué)是一個飛速發(fā)展的學(xué)科，進(jìn)入20世紀(jì)以來，生命科學(xué)更加備受關(guān)注，科研經(jīng)費(fèi)大幅度增長，重要科研成果不斷涌現(xiàn)。“十三五”學(xué)科發(fā)展戰(zhàn)略報告也指出，生命科學(xué)是優(yōu)先資助領(lǐng)域。作為生命科學(xué)學(xué)院的研究生，在日常的學(xué)習(xí)中科研任務(wù)重、科研成果多。面對這樣優(yōu)秀的研究生團(tuán)隊，學(xué)院的管理工作更應(yīng)該積極改革，提高工作效率，進(jìn)一步提高研究生的培養(yǎng)質(zhì)量。

二、學(xué)院研究生管理改革措施

（一）合理分權(quán)，強(qiáng)化扁平化管理架構(gòu)的職能

首先是減少管理層級，強(qiáng)化扁平化管理架構(gòu)職能。學(xué)院研究生管理的重要事務(wù)由院長提交會議提綱，學(xué)院教授委員會充分討論后決定，研究生管理的具體事務(wù)由分管副院長、研究生秘書和研究生輔導(dǎo)員合理分權(quán)，共同執(zhí)行。通常分管副院長也是教授委員會的成員，所以會分屬于兩個層級。這樣，原來的3級管理層級就壓縮為厚實(shí)的2個層級。這樣減少了管理層次和不必要的管理環(huán)節(jié)，形成了一條最短距離的指揮鏈，拉近了決策層和導(dǎo)師、研究生的距離，也就是減少了信息反饋和決策的中間環(huán)節(jié)，增加了決策的合理性[2]。

其次，建立管理人員A、B崗工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的互補(bǔ)性。在決策層，把院長和分管副院長分為AB崗，院長為A崗，副院長為B崗。院長不在崗時，由副院長向教授委員會提交工作報告和討論提綱，由副院長安排研究生秘書和研究生輔導(dǎo)員具體執(zhí)行。在執(zhí)行層，副院長、研究生秘書和研究生輔導(dǎo)員在合理分權(quán)的基礎(chǔ)上互為AB崗。A崗不在崗時，B崗及時頂上，履行A崗職責(zé)。AB崗制度的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了管理的無縫隙服務(wù)，大大提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（二）綜合應(yīng)用新媒體，強(qiáng)化信息渠道

隨著學(xué)校管理權(quán)下放，學(xué)院研究生工作的復(fù)雜程度和職能范圍都進(jìn)一步加大。充分利用權(quán)限扁平化的新媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理人員、導(dǎo)師和研究生之間互聯(lián)互通和資源共享的網(wǎng)絡(luò)型辦公環(huán)境，可以減少學(xué)院管理人員、導(dǎo)師和研究生的行政負(fù)擔(dān)，提高服務(wù)質(zhì)量。

微信、QQ是當(dāng)前研究生喜聞樂見的社交媒體，絕大多數(shù)研究生都有通過手機(jī)隨時登錄、查看微信和QQ信息的習(xí)慣。微信、QQ等社交媒體是權(quán)限扁平化的社交平臺，所有的群成員都有發(fā)布和讀取權(quán)限，這利于管理人員與師生間的直接交流。QQ群還具有資源共享平臺的功能，可以把重要的文件資料共享，避免一切事情都要集中開班會、層級傳達(dá)的工作習(xí)慣。據(jù)此學(xué)院征求研究生和導(dǎo)師的意見后，分別建立了研究生、導(dǎo)師微信群和QQ群，明確微信和QQ群信息渠道是研究生管理的主要渠道，研究生秘書、輔導(dǎo)員等都是通過同一個微信群或QQ群傳達(dá)精神、安排工作，可以避免研究生秘書和研究生輔導(dǎo)員之間工作的不協(xié)調(diào)之處，提高工作效率。研究生通過本渠道可以及時反饋意見和建議，加快信息的互動和流通。分管研究生的副院長甚至院長也都是群成員，可以直接通過微信和QQ群安排工作；也可以通過微信群、QQ群和研究生、導(dǎo)師交流看法；還也可以通過微信和QQ群及時了解研究生管理工作的進(jìn)展和學(xué)生的反饋意見。微信、QQ等流行社交媒體的使用，加強(qiáng)了管理人員和師生之間的多邊、雙向交流，強(qiáng)化了管理人員的服務(wù)意識，提高了工作效率。

（三）再造簡潔明快的扁平化服務(wù)流程

再造簡潔明快的扁平化服務(wù)流程重點(diǎn)在于轉(zhuǎn)變管理理念，以滿足研究生、導(dǎo)師的需求為工作目的，梳理服務(wù)過程、減少不必要的管理環(huán)節(jié)、細(xì)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使服務(wù)更貼近師生，服務(wù)更加精細(xì)化[3]。

首先，建立了基于扁平化組織框架的決策服務(wù)流程。研究生管理的重要事務(wù)由教授委員會討論決定。每次召開教授委員會會議，院長或副院長都需要準(zhǔn)備會議提綱，并提前3個工作日在QQ共享，會議提綱寫清楚需要討論的問題和收集的信息，并且具體任務(wù)要責(zé)任到人。

研究生管理的執(zhí)行性常規(guī)事項，以方便于師生服務(wù)為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化服務(wù)為原則，重新整理出具體事項服務(wù)流程圖并公布在QQ群資源共享平臺中。研究生秘書、導(dǎo)師和研究生都可以按照流程執(zhí)行辦理具體事務(wù)。比如研究生獎學(xué)金的評定，研究生獎學(xué)金通過課程成績、科研實(shí)踐成果、民主評議和獎罰情況四部分組成的綜合測評成績進(jìn)行評選。整理后的服務(wù)流程如下：研究生秘書收集匯總研究生的課程成績和科研實(shí)踐成績在QQ群公示；研究生班干部組織班級民主評議，評議成績在QQ群公示；輔導(dǎo)員統(tǒng)計公寓衛(wèi)生、運(yùn)動會加分、參加課外學(xué)術(shù)活動加分、紀(jì)律減分等獎懲情況在QQ群公示。三天公示無異議后，研究生輔導(dǎo)員匯總計算總成績排名，確定獲獎?wù)呙麊危M(jìn)一步在QQ群公示后再執(zhí)行獎學(xué)金發(fā)放。經(jīng)過扁平化決策流程、具體事務(wù)服務(wù)流程的梳理，研究生管理工作更加公開透明，更加精細(xì)化，服務(wù)也更加貼近師生的需求。

培養(yǎng)高質(zhì)量的研究生創(chuàng)新人才，不僅需要卓越的學(xué)術(shù)能力培養(yǎng)，研究生綜合素質(zhì)的提高一樣重要。公開、便捷、友好的管理方式，無縫隙連接的服務(wù)流程都對研究生綜合素質(zhì)的提高有潛移默化的作用。當(dāng)然，提高研究生綜合素質(zhì)是一個系統(tǒng)工程，需要多方面協(xié)同作用，研究生師生互選辦法、三助一輔制度等都需要進(jìn)一步研究。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇君陽.我國學(xué)校內(nèi)部組織管理：科層化與扁平化的沖突和協(xié)調(diào)[J].北京師范大學(xué)學(xué)報，2010，（1）：13-20.

[2]董宏志.扁平化管理理論對我國高校組織結(jié)構(gòu)改革的啟示與借鑒[J].中國電化教育，2012，（11）：130-134.

[3]王英，王寧，楊新涯.圖書館扁平化服務(wù)流程再造——以重慶大學(xué)為例[J].圖書情報工作，2014，（24）：62-65.endprint