中南大學下一代離校系統流程再造與設計

文/蔣新華 夏明偉 梁麗丹

中南大學下一代離校系統流程再造與設計

文/蔣新華 夏明偉 梁麗丹

目前數字化校園建設已經進行新的階段，具有初步智慧的智慧校園建設也已經開始。無論是數字化校園亦或是智慧校園建設，目的都是更好地服務好廣大師生員工。離校系統是為學校的“產品”在出廠前提供服務和檢驗工作平臺。本文就中南大學老的離校系統進行升級中，存在或遇到的一些問題，進行梳理，揚長避短，在改造的過程中實現了流程再造與設計。重點加強業務協調，運用成熟的如基于數據中心的思想以及WebService等技術，較好地實現了下一代離校系統的改造。

離校系統 WebService 流程再造

中南大學離校系統是2009年5月建設并投入使用的，一直使用到2017年。在這幾年中，我校的離校系統較好的實現了紙質離校單的電子化，避免學生拿著紙質離校單去跑各相關部門簽字蓋章，方便了廣大畢業生離校手續辦理，取得了良好的效果，得到了老師及學生的肯定。

但目前我校的離校系統也存在一些問題，如本科生所有畢業生的離校單是一樣的，新增一個部門的離校手續，就要把該部門的離校手續擴展到所有本科生畢業生，所有畢業生都有這個離校手續需要辦理。雖然具體到這個部門在離校手續辦理的時候，工作人員可以預先把不要辦理的畢業生進行通過處理，讓畢業生不要來實際辦理該項目。但這種與他們豪無相干的離校手續項目，出現在畢業生的離校手續辦理清單里，顯得不是特別合適。同時因為隨意擴大離校手續辦理對象的范圍，常常因校方的離校手續辦理工作人員疏忽、或是業務水平、或是本部門的材料的缺失，采取先“錯殺”不通過，再放行的辦法來處理畢業生的離校手續辦理，導致一些畢業生的手續辦理進度緩慢。比如以本科畢業生的教材問題在離校系統中的離校手續辦理為例，學生在大一新生入校時，學校采取集中教材配發方式，給學生以班級為單位發放教材。然而教材費的回款就沒教材發放那么容易了，部分學生拖到畢業的那天，都未繳納教材費。因而出版社的教材科給所有本科畢業生都增加教材費的離校手續辦理環節，將所有本科畢業生都列為辦理對象。而實際上欠費的學生比例不到的10%。諸如此類現象的還有組織關系辦理、后勤能源中心的學生宿舍水費收取等，尤其是湘雅醫學類學生畢業管理，極其復雜，再加上醫學類學生存在長學制（七年制本碩連讀、八年制本碩博連讀）現象，畢業生的管理及離校手續辦理更加復雜、系統設置繁雜艱巨。

不僅如此，現有離校系統架構的思想基礎是紙質離校單的電子化，同一類型畢業生的離校單上的項目是完全一樣的，離校手續辦理操作基本靠工作人員登錄離校系統手工錄入、審核、操作辦理，存在速度慢、數據準確性不高等情況。對離校系統管理員設置離校項目要求高，數據及賦權麻煩，且不支持各學院增加自己的審核項目。

學生通過離校系統完成離校過程，理清在校期間與學校的各部門之間發生的各項聯系，學校通過離校系統可以管理和服務好學生的各環節。離校系統是一個典型的跨部門綜合類應用，需要協調多部門人員、流程及數據。要解決這些問題，必須對現有的離校系統進行流程再造及重新設計。

1 離校系統業務、流程再造

1.1 要梳理好各個業務流程，形成業務與數據流流程

學生的畢業流程如圖1所示，所有學生畢業時都要經過離校流程如圖2所示。本科生與研究生的畢業證學位證分別由各學院相應的本科生與研究生教務管理人員發放。

圖1：畢業流程

圖2：離校流程

我校與學生離校工作相關的主要部門有：計劃財務處、后保部的物業中心、圖書館、學工部、組織部、團委、各二級學院，除此之外還有后保部的能源中心（水電中心）、出版社的教材科、湘雅醫院、湘雅附二醫院、湘雅三醫院、腫瘤醫院等。涉及到學校利益或服務項目的種類有學費、補考費、圖書借還及罰款、論文提交（研究生）、住宿費、學生宿舍水費、貧困生貸款手續確認、組織關系遷移等。有的部門涉及一項利益或服務項目，有的涉及到幾項，這些利益及服務都是學生要完成的。經過整理及研究后，我們把離校項目進行了分別對待，把可能涉及到每個學生的手續，如學費、住宿費、圖書借還、論文提交（研究生）這四項形成固定離校項目，其它項目不是每個畢業生都會涉及，把它們形成動態離校項目，固定項目每個畢業生的離校清單都會出現，動態項目只有涉及到的學生才會在離校清單中出現，這樣就形成了個性化離校清單。

1.2 由于學生歸屬管理關系復雜，完全由信息與網絡中心完全來協調處理、設置權限關系，容易出錯

我們擬采用二種方式結果來處理這個事情，一是學生歸屬管理關系非常明確的，由系統根據部門屬性，自動將學生匹配到至學院管理。對于歸屬管理權不明顯的，或變化比較頻繁的學生，主要包含湘雅幾個醫院的研究生、長學制學生（七年制、八年制學生的臨床類學生），同一專業的學生分班到幾個不同醫院去學習，還在幾個醫院之間定時輪流學習。畢業發證時，這些學生由誰發畢業證、學位證，醫院里的學工老師也不是特別清楚，三個醫院的老師還要相互協調才行。

對于湘雅三個醫院的學生畢業領證分配管理權，我們采取由醫院學工部門提供所管理學生的名單方式設置管理權，也就是誰申請，誰管理。另外長學制（七年制、八年制學生）在校期間經歷了本科、碩士、博士三個階段，不同階段培養管理的部門也不一樣。本科階段由本科生院管理，到碩士、博士階段本應該由研究生院管理，但學校培養部門在這個銜接上出了問題，出現了沒有培養部門管理的真空現象，才導致這些學生的管理沒有納入管理體系。然而令人遺憾的是，湘雅幾個附屬醫院對學生的管理水平也是欠缺的，沒有建立一個有效的完整的學生數據管理系統。

圖3

1.3 對學院管理授權下放

由于一些大的學院跨校區存在，在離校手續辦理時，為了方便學生離校領證，需要授權多名管理員辦理同一離校手續，新離校系統設計把這個權限給了各二級學院，由二級學院自行授權老師參與，信息與網絡中心只負責授權校級部門工作人員的工作，極大地減輕了本中心的在離校系統的人員權限設置壓力。

1.4 允許二級學院及部門自行新增離校項目，也就是動態新增離校項目，新增動態離校項目管理權限歸項目設置部門

比如學生在學院借了教學儀器，可以在離校系統新增“教學儀器借還”項目，等該學生要進行畢業離校時，離校系統就會在“黑名單”里檢查該畢業生是否存在相關未完成的項目，然后自動推送到學生的離校清單里，增加了離校系統項目設置的靈活性，有效避免了某些附屬醫院在離校手續辦理過程中，仍然出現和存在紙質離校單辦理離校手續的情況。部門與學院可以把離校系統當作“黑名單”記賬系統使用。

1.5 組織關系及戶籍的處理

組織關系主要包括黨員組織關系和團員組織關系，這兩種離校項目可以根據學生的政治面貌來自動分類處理。目前大學生政治面貌情況主要三種：黨員、共青團員、群眾，黨員和共青團員才需要辦理組織關系轉移手續，因此離校系統可以根據畢業生的政治面貌自動設置相應組織關系項目，并要求畢業生辦理。戶籍在我校的離校過程中未作強制要求，新生入學時戶籍關系遷移就已經不作要求，由學生自行選擇，因此離校手續清單沒有戶籍辦理項目。

2 技術實現思路

2.1 技術架構升級

要對離校系統的數據架構進行改進，把現有離校系統數據架構從老的數據中心架構體系升級到新的架構體系；把不同系統直接對接方式過渡到與數據中心數據對接，改變數據導入、導出方式，建立起以數據中心為基礎、數據交換系統為紐帶的基礎架構，如圖3所示。學生的基本信息來源主要有兩個，一個是本科生教務管理系統，另一個是研究生教務管理系統。通過數據交換系統，把學生的姓名、學號、性別、院系部門、班級（專業）等基本信息抽取到數據中心，在數據中心建立起學生綜合數據體系，進而在此基礎上形成其它的跨部門的校級應用，如學生注冊系統、門戶統一認證系統、迎新系統、離校系統等。

離校系統采用了兩個教務管理系統中，審核通過了的畢業生名單數據。

2.2 認證機制及權限設置

離校工作需要各部門工作人員參與，采用統一身份認證系統，能有效提高工作效率。認證系統認證機制如下：

（1）在認證服務器上登記離校系統，新增該系統對應接口，分配應用系統對應序號及服務目錄，如：http://ca.csu.edu.cn/home/login/ lxxt，這個lxxt目錄，就是離校系統在認證系統登記的系統名。

（2）認證時，如果在認證服務器認證，則認證服務驗證用戶名、密碼之后，向離校系統發送一個post請求，post包含兩個參數：tokenid、account（職工號）。

（3）離校系統服務器收到這個請求后，再把這兩個值以及自己的應用服務名通過Webservice接 口U_validate(tokenid,account,'lx xt')，返回給認證服務器，服務器再對返回的三個參數驗證核對校驗，正確的返回pass，否則返回其它值，這樣完成認證過程。

2.3 與微信企業號及學校APP對接

由于手機移動終端幾乎人手一臺，且可以隨時隨地連網訪問，非常適宜利用碎片時間及短小時間處理工作與問題，利用微信與學校APP能讓學生隨時隨地查看離校手續辦理進度情況。

（1）與微信企業號對接，主要是采用騰訊公司提供微信SDK或API進行交互，實現認證、消息推送、數據傳輸及業務對接。

（2）跟學校APP對接與微信類似，這里不再復述。

2.4 業務自動處理

離校系統不僅要根據各業務系統的手續辦理情況，及時變更畢業生離校手續數據狀態。同時也還存在數據自動推送的問題，如圖書館實現畢業生的讀者自動注銷功能，需要圖書館提供相應的WebService服務，這些都是比較成熟的技術。

離校系統的一些部門手續對數據的實時性要求不是特別高，數據通過數據交換系統進行定時傳輸，交換頻率不要設置很高，一般設置每1小時進行1次交換即可。

2.5 沒有信息系統的單位

對于還沒有建立信息系統的單位、部門，就只能提供手工錄入或數據導入、導出功能，方便工作人員辦理離校手續。

2.6 校友

畢業生離校后，名單將進入校友系統。

作者單位中南大學信息與網絡中心 湖南省長沙市410083