優(yōu)化檔案管理工作 提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

陳利花

摘 要：企業(yè)檔案在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛以及追蹤產(chǎn)品質(zhì)量等方面具有極其重要的作用。文章從企業(yè)檔案的內(nèi)涵角度出發(fā)，通過(guò)分析檔案管理可以產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益及其特點(diǎn)，探索優(yōu)化檔案管理工作的措施，意在從優(yōu)化檔案管理的角度出發(fā)，挖掘企業(yè)新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 經(jīng)濟(jì)效益 措施

中圖分類號(hào)：F270；G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2017）10-243-01

企業(yè)是社會(huì)結(jié)構(gòu)的重要組成部分，在其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，既是企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展的真實(shí)記錄，也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)在一定的歷史時(shí)期內(nèi)成長(zhǎng)、發(fā)展和壯大的歷史記錄。在完善社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的過(guò)程中，企業(yè)檔案在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛以及追蹤產(chǎn)品質(zhì)量等方面起著重要的憑證、依據(jù)和參考作用。

一、企業(yè)檔案的內(nèi)涵

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面取得的成果的歷史記錄，它反映的是企業(yè)的發(fā)展歷程和發(fā)展現(xiàn)狀，它本身所包含的一些科技、管理信息能夠?yàn)槠髽I(yè)的持續(xù)發(fā)展提供事實(shí)依據(jù)和技術(shù)支撐。根據(jù)實(shí)際需求，通過(guò)信息加工、技術(shù)轉(zhuǎn)讓和咨詢利用等方式，可以將檔案轉(zhuǎn)化成經(jīng)濟(jì)效益。

企業(yè)檔案是一種知識(shí)性產(chǎn)品。企業(yè)的檔案主要包括人事、科技、會(huì)計(jì)等類型。人事檔案記錄的是員工的受教育狀況、從業(yè)經(jīng)歷、歷史業(yè)績(jī)等，它能夠?yàn)槠髽I(yè)合理配置人力資源，挖掘員工潛能提供重要的參考。科技檔案主要是記錄企業(yè)的技術(shù)革新成果，具有顯著的知識(shí)性和信息性，它可以為企業(yè)技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)提供科學(xué)依據(jù)和豐富經(jīng)驗(yàn)。會(huì)計(jì)檔案反映的是企業(yè)的生產(chǎn)效益。它能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理模式、解決經(jīng)濟(jì)糾紛等提供證據(jù)。科學(xué)的檔案管理能夠不斷開(kāi)發(fā)企業(yè)的潛在效益，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)提供服務(wù)。

二、檔案管理工作可以產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益及其特點(diǎn)

良好的檔案管理對(duì)加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)，提高企業(yè)管理水平和抗風(fēng)險(xiǎn)能力，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要作用。因此，做好檔案管理工作，能為企業(yè)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益有如下特點(diǎn)：

1.廣泛性。從一個(gè)企業(yè)的角度看，做好檔案管理工作，能在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的過(guò)程中節(jié)省大量的人力、時(shí)間和資金，因?yàn)樵诋a(chǎn)品研發(fā)、包裝設(shè)計(jì)、質(zhì)量管控和生產(chǎn)過(guò)程等方面，企業(yè)檔案都能提供相應(yīng)的歷史數(shù)據(jù)。此外，檔案也可以為企業(yè)解決各種產(chǎn)權(quán)和經(jīng)濟(jì)糾紛提供依據(jù)。

2.多重性。檔案資料不是一次性資源，它具有重復(fù)性和共享性的特點(diǎn)。許多重要的檔案會(huì)被多次查閱借用，為不同時(shí)期內(nèi)的不同事件提供幫助。比如建筑圖紙，可以為建筑物的前期施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收提供依據(jù)，加快建設(shè)，縮短工期；也可以為若干年后建筑物的維護(hù)修繕提供依據(jù)，便于企業(yè)盡快做出預(yù)算，還可以為建筑物的租賃、轉(zhuǎn)讓、抵押提供依據(jù)，便于企業(yè)盡快達(dá)成協(xié)議。

3.潛在性。檔案經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生，通常存在于企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益之中，不容易單獨(dú)分割。只有在檔案起決定作用的憑證使用或技術(shù)轉(zhuǎn)讓時(shí)，檔案明顯、直接地產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益。但在大多數(shù)情況下，利用檔案所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益，是被包含在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的總經(jīng)濟(jì)效益中，呈現(xiàn)出潛在性的特點(diǎn)。

三、優(yōu)化檔案管理工作的措施

檔案管理工作有著豐富的經(jīng)濟(jì)內(nèi)涵，我們應(yīng)遵循客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律，全面挖掘檔案的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更大的效益做好服務(wù)。針對(duì)檔案管理目前存在的一些問(wèn)題，現(xiàn)提出以下優(yōu)化措施。

1.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。企業(yè)要定期開(kāi)展培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要使新入行的員工了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案，使原有的檔案管理人員不斷提高檔案管理水平，提高對(duì)檔案管理系統(tǒng)的處理和應(yīng)對(duì)能力。通過(guò)培訓(xùn)，檔案管理人員不僅要認(rèn)識(shí)和學(xué)會(huì)使用制作檔案所需要的各種工具、了解工程圖紙的折疊規(guī)范、財(cái)務(wù)檔案的整理要領(lǐng)，檔案軟件的安裝和使用方法等基礎(chǔ)知識(shí)，還要了解檔案管理的流程、設(shè)計(jì)思路、企業(yè)檔案的應(yīng)用和維護(hù)等。培訓(xùn)還可以為檔案管理人員提供同行間的交流平臺(tái)，優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.學(xué)習(xí)法規(guī)，完善規(guī)章制度。企業(yè)要及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國(guó)家與檔案管理新出臺(tái)的法律規(guī)定，對(duì)檔案工作的有關(guān)規(guī)章制度不斷完善，提高檔案管理的工作效率和工作方法的準(zhǔn)確性。

3.重視管理，加強(qiáng)保密工作。企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和宣傳，要召開(kāi)專題會(huì)議，集中學(xué)習(xí)檔案管理的原則和方法，加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的重視，維護(hù)企業(yè)的技術(shù)機(jī)密，保障企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益不受損害。

4.系統(tǒng)升級(jí)，實(shí)行信息化管理。企業(yè)的檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理才能夠提高企業(yè)對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)和利用水平。因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一定的資金和技術(shù)投入，進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，使檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，使企業(yè)信息化覆蓋檔案信息化，進(jìn)一步完善企業(yè)的檔案管理工作，間接提高經(jīng)濟(jì)效益。

總而言之，企業(yè)的檔案管理工作和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高是分不開(kāi)的。一個(gè)企業(yè)要重視檔案工作，它的檔案就一定會(huì)使企業(yè)獲得新的活力。因此，企業(yè)一定要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，持續(xù)不斷地優(yōu)化檔案管理工作，使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益實(shí)現(xiàn)最大化。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)性[J].中外企業(yè)家，2015（11）

（作者單位：山西潞安礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 山西長(zhǎng)治 046204）

（責(zé)編：玉山）endprint