如何進(jìn)行高效式檔案管理

孫江麗

摘 要：近年來，隨著檔案數(shù)目越來越多，在管理檔案方面的工作始終得不到有效的改進(jìn)。時代發(fā)展越來越快速化，檔案管理所需要的工作只會越來越多，越來越繁瑣。我們在發(fā)展的同時，也不能忘記制度的改革推進(jìn)工作。檔案管理制度如何順應(yīng)時代的潮流，檔案管理的工作內(nèi)容及管理范圍，如何更為高效和有效地對檔案進(jìn)行收集，如何科學(xué)合理的運用好檔案，已經(jīng)成為專業(yè)研究的目標(biāo)。本文以此對怎樣進(jìn)行高效式的檔案管理提出了淺要觀點，希望可以為下一步的檔案管理工作添油加碼，推動其快速改革。

關(guān)鍵詞：高效式；檔案；管理

1 引言

很多的企業(yè)、學(xué)校及事業(yè)單位都在時代經(jīng)濟(jì)的雙重發(fā)展之下，慢慢建立起自己的特有模式，但在檔案的管理工作上都存在一個共同的問題點，即在工作開展的時候，都會遇到很多來自于檔案管理工作上的困難和阻礙。這些不利因素的影響，對企業(yè)或者學(xué)校等單位的發(fā)展都是十分不利的。因此，越來越多的單位及企業(yè)都開始重視起檔案管理的培訓(xùn)工作，并且希望可以通過這種改進(jìn)制度模式的方式，使以后的工作得到切實的進(jìn)展。本文闡述了現(xiàn)存于檔案管理工作中所遇到的困難問題，并給予了相應(yīng)的解決策略。

高校檔案：在學(xué)校的辦學(xué)活動中，對社會及學(xué)校有著一定參考價值的各種聲像、文字、圖表等的各種載體，這些載體在教學(xué)、管理及科研活動中所產(chǎn)生的歷史記錄即為高校檔案。它是從學(xué)校最開始成立就產(chǎn)生的，其內(nèi)容經(jīng)過日漸累積與豐富，把學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展歷程都真實的記載了下來，從中我們可以明確的了解到學(xué)校的發(fā)展思路與辦學(xué)理念。高校檔案的存在對于高校來說具有十分重大的意義，可以幫助高校回顧歷史及規(guī)劃未來，也可以對高校的指導(dǎo)工作產(chǎn)生積極的影響，是高校文明與精神財富的象征。目前，處于新形勢下的高等教育，怎樣進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作的建設(shè)，讓其更好更高效化的服務(wù)于教育事業(yè)，已經(jīng)成為了高校的時代新命題。

2 我國高校的檔案管理現(xiàn)狀

我國高等教育事業(yè)在近年來突飛猛進(jìn)跨越，檔案工作已經(jīng)轉(zhuǎn)變成學(xué)校統(tǒng)領(lǐng)全局工作的重要組成部分，學(xué)校也更為重視它的存在，當(dāng)然，也確實取得了不小的進(jìn)步與發(fā)展。然而，一些頑固性的制約發(fā)展因素仍舊存在，關(guān)于高校檔案面臨的問題，主要體現(xiàn)在以下方面：

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對其重視力不足

很多的高校領(lǐng)導(dǎo)都對檔案工作的認(rèn)識不夠，其認(rèn)為隨便找一些“老弱病殘”的職工來管理檔案，為其添置“養(yǎng)老單位”就可以了。但實際上，檔案管理是屬于業(yè)務(wù)及政策性都較強(qiáng)的重要性工作，其因為一直都受到傳統(tǒng)觀念、思維習(xí)慣及性格閱歷等主觀因素的影響，所以這項工作一直沒有受到足夠的重視，它也常常不被帶進(jìn)學(xué)校的日常議程上。領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定職工干部的態(tài)度。在這種長期以往的非良性循環(huán)下，管理檔案的工作人員越來越少，再加上陳舊的設(shè)備所造成的尷尬局面，導(dǎo)致高校檔案工作沒有辦法順利開展，受到嚴(yán)重的制約。

2.2 沒有較強(qiáng)的檔案意識

因為檔案管理本身的工作性質(zhì)就是默默無聞，它的作用是隱形的，需要很長一段時間或是若干年后才可以顯示出來，其功效的發(fā)揮過程就是一個循序漸進(jìn)的慢性“動作”，也因此會被領(lǐng)導(dǎo)跟群眾所忽略掉，檔案工作地位不高，作用不大的錯誤觀念，一直都是難以消除的根本問題。

2.3 沒有足夠的創(chuàng)新能力

知識經(jīng)濟(jì)與信息時代的到來，對檔案學(xué)和管理工作都產(chǎn)生了新的要求，傳統(tǒng)的手工模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)在的檔案管理工作。現(xiàn)在都是以計算機(jī)為代表的新型檔案管理模式，高校的檔案管理部門，因為缺乏改革精神與時代觀念的原因，沒有挑戰(zhàn)新機(jī)遇與困難的信心勇氣，只能抱著默守陳規(guī)，吃老本的傳統(tǒng)觀念，繼續(xù)著陳舊的工作模式，造成了檔案資源開發(fā)不夠，難以二次利用，難以被有效共享的局面，這些都是不適應(yīng)高校檔案管理與信息時代肩并肩的潮流趨勢的。

2.4 缺乏團(tuán)隊穩(wěn)定性

雖然我國的檔案工作地位在近年來已經(jīng)明顯被改善，也有所提高，但是很多高校干部沒有在潛意識里真正的意識到深層次的檔案工作。在學(xué)校里，檔案管理相對于科研、管理、教學(xué)等其他單位，都處于弱勢地位，從事檔案工作的管理人員往往水平與能力都不高，整個檔案工作部門給人的感覺就是缺乏事業(yè)的激情與熱度，這也是為何檔案管理人員會覺得自己比人“低一頭”的感覺，往往小有抱負(fù)的同志都不愿意被安排進(jìn)入檔案部。這些因素都使得檔案部門引不來人，也留不住心。長期以往，學(xué)校就不可能建立穩(wěn)定性的檔案管理團(tuán)隊，最后成為惡性循環(huán)。

3 對檔案管理的思考及應(yīng)對策略

3.1 領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作的堅實保障

既然檔案工作是學(xué)校的重要組成部分，就應(yīng)該受到足夠的重視，關(guān)鍵還在于領(lǐng)導(dǎo)的支持與推動作用，這樣才可以確保檔案工作具有運行機(jī)制的優(yōu)先權(quán)。第一，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該主動對檔案部門的建設(shè)情況及工作開展進(jìn)度表示關(guān)心，積極為檔案人員創(chuàng)設(shè)“雙優(yōu)”工作環(huán)境。第二，高校的檔案管理部門，應(yīng)該對各種時機(jī)及各種渠道加以把握，讓學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和干部職工，都從實際出發(fā)點出發(fā)，充分認(rèn)識到檔案管理在學(xué)校建設(shè)時所擔(dān)任的重要作用，顯示地位的重要性，讓他們自發(fā)支持檔案工作。第三，本著有作為才有地位的宗旨，檔案管理者有必要把自身的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)提升起來，多多學(xué)習(xí)檔案管理知識，開發(fā)出更多的檔案信息功能，提高管理質(zhì)量。

3.2 把管理檔案的工作機(jī)制落實好，實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理

想要做好檔案工作，基本保障要做好，一定要完善管理機(jī)制，以學(xué)校的自身情況為出發(fā)點，做到檔案工作在實際管理中有章可循，有法可依。與此同時，應(yīng)該考慮健全檔案管理的崗位責(zé)任制，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，各級領(lǐng)導(dǎo)指派專人進(jìn)行本部門的檔案信息收集工作，從歸納到管理，再到最后的檢查驗收工作，都應(yīng)該實行集中統(tǒng)一的管理制度，如果哪個環(huán)節(jié)出錯，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相對的責(zé)任。

3.3 注重檔案人才的培養(yǎng)

建立高素質(zhì)的檔案工作團(tuán)隊，是高校檔案工作不可或缺的一步，人才所具備的充足動力，以及他們所具有的資源優(yōu)勢，都可以使檔案工作保持長久有效的發(fā)展。因此，培養(yǎng)檔案人才團(tuán)隊，必不可少。

3.4 創(chuàng)新管理，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

信息時代的到來，我國高校也伴隨著社會的發(fā)展，在檔案工作上的需求越來越多，檔案工作也日漸彰顯出它的重要作用。檔案部門必須除陳去舊，更新管理觀念與方法，積極勇于創(chuàng)新，這樣才能滿足新時期形勢下，社會對檔案工作的高要求，也讓高校檔案館，真真正正的成為全方位的學(xué)校信息庫和愛國愛校的教育基地。

5 總結(jié)

綜上所述，檔案管理在手段和制度上的落后，是可以嚴(yán)重影響到企業(yè)或?qū)W校的發(fā)展前景的，在一定程度上，產(chǎn)生著制約限制的不良影響。檔案是最基本的東西，如果連檔案都難以進(jìn)行嚴(yán)格有效的管理，就更難保證其他工作的進(jìn)展到位。所以，不管是企業(yè)也好，高等院校也好，任何具有規(guī)模化，組織化的紀(jì)律性機(jī)構(gòu)，都應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況，建立起高效化的檔案管理制度，繼續(xù)增設(shè)一些信息化技術(shù)設(shè)備，便于更好的管理檔案。雖然目前來看，檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，但是希望經(jīng)過本文的建議性策略，可以改變現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀，其擁有更好的發(fā)展方向，走上正軌道路。

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