檔案數字化建設實踐與發展策略

程秀艷

摘 要：近年來，我國社會經濟發展速度不斷加快，信息、計算機技術應用的范圍也在不斷擴大，而這也為我國檔案建設工作提出了創新的必然要求。檔案數字化是檔案管理的未來發展趨勢，也是信息時代提出的必然要求，能進一步推動我國檔案管理工作的發展。本文從檔案數字化建設的意義入手，對現階段我國檔案數字化建設實踐中存在的問題進行分析，并提出相關針對性建議使其得到更好的發展。

關鍵詞：檔案；數字化建設；實踐與發展

在我們日常生活中，檔案是記錄我們人生中重要生產生活時間最基本的一種信息資源，也是組成國家信息資源的重要成分。上世紀90年代，由于計算機的應用不斷廣泛，促使世界各國實行了數字化的檔案管理。數字化檔案管理的實行不但是信息時代提出的必然要求，也是其發展的必然趨勢。大量實踐表明，我國檔案數字化建設實踐與發展中仍有不足存在，這也要求我們必須制定針對性解決措施使其穩定發展。

1 檔案數字化建設的意義

（一）有效保護檔案原件

傳統檔案管理中對于檔案的管理、分類和檢索等工作都是依靠工作人員手工完成的，對于檔案資料查閱過程中破損、丟失等問題無法有效避免。而檔案數字化是在計算機中存儲檔案信息，通過計算機等網絡工具進行查閱，能對檔案信息提供有效保護，避免破損、丟失發生。

（二）提高檔案工作人員的工作效率

傳統檔案是以紙質作為信息記錄的主要材質，大量的檔案信息所需的存儲空間、數量和質量就變得十分龐大。而檔案工作人員在整理、分類、保管檔案的工作量也變得很繁瑣、復雜。檔案數字化中，檔案管理人員能夠借助現代化技術管理檔案，從而減少管理所需的時間，使得工作質量和效率得到提升。

（三）提高檔案的使用效率

傳統的檔案管理工作中，一份檔案信息同時只能由一人查看，查閱時間和空間也有所限制。而檔案數字化管理中，可實現多人同時查閱一份檔案[1]，也不會在時間、空間上存在限制，需求者能隨時查閱自己所需檔案內容。這樣一來，檔案的利用空間和使用效率便得到了一定程度的提升。

2 檔案數字化建設實踐中存在的問題

（一）管理不夠規范

現階段，任職檔案管理的人員年齡通常偏大，對于計算機無法靈活使用，再加上受傳統觀念的影響，導致他們無法很好的了解、接受新信息與新事物，在工作過程中他們無法遵循信息時代的發展要求加大對檔案數字化管理的重視力度。而部分單位盡管擁有懂得操作計算機的人員，但是卻缺乏數字化專業知識，導致檔案數字化建設得不到很好的實踐。

（二）應用尚不廣泛

現階段，人們對于檔案仍習慣使用紙質類，而我國大部分地區所采用的檔案管理方式是以目錄、框架式為主，不但占用了大量的空間，同時還使成本的要求提高，并且在保存檔案時也有不利因素存在。另一方面，盡管有部分單位在記錄檔案時是通過計算機完成的，但是卻并未完全將檔案轉化為數字信息，而是以打印的方式進行保存，這對于信息的采集來說十分不利。再者，由于對信息化的要求不斷上升，大部分單位也有“數字檔案館”盲目建設的現象出現，在后期缺乏足夠的資金投入導致“數字檔案館”未能取得預期效果，即便好一點的單位也僅能對部分目錄查看而不能整體查閱檔案信息。

（三）建設經費不足

近年來，盡管政府財政部每年都對檔案數字化專項經費進行了預算，但是由于受政府財力有限的影響，對資金的投入力度仍有部分差距存在[2]，再加上檔案部門實際情況中“軟”“硬”件無法很好滿足信息化建設需要的影響，使得檔案部門在引進專業人才和技術方面受到了很大的約束。

（四）技術設備不完善

我國檔案數字化建設相對來說起步較晚，再加上國家并未給予檔案數字化建設足夠的經費投入，使得檔案部門并未擁有完善的技術和設備。不達標的技術通常會導致檔案信息出現丟失、被盜或是病毒侵入等問題。而過于落后的設備會對檔案管理的工作效率造成嚴重影響，設備不夠齊全使得檔案無法有效進行數字化建設。而檔案數字化建設這一工程較為系統化，對于信息的收集、整理、錄入、審核等過程必不可缺。

3 檔案數字化建設實踐中發展策略

（一）規范化管理模式，加強人員的培訓

目前，大部分企業事業單位對于檔案管理工作仍不夠完善，甚至有部分地區檔案管理工作相對落后，缺乏規范性。造成這類問題的首要原因是未能建立健全檔案管理模式、機制。對此，必須將檔案數字化管理模式、機制建立并完善，這也是檔案數字化工作得以順利開展的基礎保障。當企業擁有了完善的檔案管理模式和機制，其工作流程也會更加規范；其次，檔案管理工作人員專業度不足。招聘者在招聘管理人員時應以專業性人才為主，而對于工作多年的老員工應為他們提供專業性培訓活動的機會，將他們的知識、技能增強。另外，也應為專業性人才提供實踐操作培訓機會，這類人盡管有著扎實的理論知識，但是缺乏實踐，無法很好的將理論與實踐相結合。故而，給予不同員工針對性的培訓方式十分重要。

（二）有選擇的進行檔案數字化建設

目前，越來越多的人對于檔案數字化建設都已給予了足夠的重視，故而在未來檔案管理工作必然會得到快速發展，而針對這養的發展趨勢，我們就必須充分重視著作權，這不但是檔案數字化建設的基礎，同時也是社會集體所關注的要點[3]。在檔案數字化建設過程中對于相應的著作法和檔案法必須嚴格遵守。我國有關法律中明確指出，檔案數字化這一內容是對紙質檔案進行復制的行為，故而在這項工作執行過程中，應將一定的報酬支付于原作者，否是便是對他人著作權的侵犯行為。另外，在傳播檔案信息的過程中，也要對原作者著作權是否遭受侵害進行充分考慮，以免承擔相關法律責任。

（三）完善保障機制，加大資金投入

檔案事業若想得到發展就必須進行信息化建設，而數字化工作又是檔案數字化建設得以實現的重要基礎。而檔案數字化快速發展的實現又與資金投入關系密切，若想加強檔案數字化軟件、硬件設施的建設，就必須加大資金投入力度，在政府財政預算中添加長效的檔案數字化經費機制，每年定期足量劃撥，確保專款專用。

（四）解決技術性問題

檔案數字化建設中技術的支持十分重要，這就要對技術與適用的聯系進行充分考慮。檔案數字化建設需求技術支持，而技術需要大量資金支持，然而當檔案部門資金與技術都不足時，就必須借助技術外包從而獲取相應的支持，通常都是修改直接購買來的已開發的軟件，隨后偶以自身發展要求為根據開放這些軟件。而另一種外包技術形式指的是將檔案數字化建設的所有工作外包給某個企業，而這種方法所需支付給企業的費用十分龐大。故而，檔案管理部門在進行數字化建設時所采取外包形式的內容都僅僅是一部分，同時在進行外包建設前還要制定完整的規劃，便于對外包工作進行有效管理。另外，檔案管理部門還可以與各個部門積極建立合作關系，并在加強自身數字化技術建設能力的情況下共同完成建設工作。

4 結語

在檔案管理部門中，檔案數字化建設這一工程龐大且繁瑣，對于我國傳統檔案管理方式而言充滿了挑戰性。而在信息技術時代背景下，積極創新檔案管理方式、加強檔案數字化建設不但能對社會資源優化配置的實現和檔案管理工作效率的提升產生一定的幫助，同時還能有效地將信息傳輸所需的成本降低。與此同時，我們還應對檔案數字化建設實踐與發展過程中出現的問題給予足夠的重視，并積極、及時的進行總結分析、制定策略，確保檔案數字化建設順利進行。

參考文獻

[1]白海珍.探析我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J].新校園（上旬），2017，（01）：175.

[2]武巖.淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J/OL].品牌，2014，（10）：18.

[3]劉丹.我國檔案數字化建設實踐與發展策略初探[J].黑龍江科技信息，2016，（13）：174.endprint