探討信息時代的檔案電子化管理

蔡建軍

摘 要：本文首先簡要介紹了檔案信息電子化的概念，然后分析了電子化檔案的主要特點，再次針對現階段我國電子化檔案信息管理工作所面臨的普遍性問題，最后就其問題擬出對應完善措施，以備參考。

關鍵詞：信息；檔案；電子化；管理；分析

實現檔案信息的電子化管理顯然已經成為一種必然性的發展趨勢，這種檔案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特點，能夠更好的滿足當代檔案管理工作需求。但是求目前我國各地區檔案信息的電子化管理工作還面臨著很多問題。因此還需我們在實踐的過程中不斷發掘問題進行進行解決和完善。

1 檔案信息電子化的具體概念分析

檔案信息電子化的意識指的是針對傳統的紙質檔案通過計算機網絡技術進行規范性的收集、整理和歸檔，繼而使其轉變成一種以計算機軟件形式進行應用的操作過程。檔案信息的電子化轉換工作需要很強的技術性，同時還需要相關部門的積極配合與協作才能實現。隨著世界性經濟與科技的迅速發展，計算機網絡技術已經基本實現了普及，辦公自動化、無紙化、信息電子化已成為當今政治、經濟、文化等各領域的普遍現象。相關信息的歸檔以及管理工作應用的手段正在發生不斷地變化，這種變化主要體現在從紙質材料向電子材料的轉換以及更專業的技術性等[1]。

2 檔案信息電子化的主要特點分析

2.1 檔案信息電子化具有更高的密度性、快捷性以及共享性

在計算機網路技術的應用條件下，檔案信息的錄入手段多種多樣，并且形式特征也在不斷發生變化，通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，信息的檢索更加準確便捷。用戶可以按照其個性化需求進行信息的組合與分類，這樣就可以通過信息承載介質的改變而更加準確便捷的實現信息檢索。同一份信息檔案可以通過計算機網絡在多個端口進行操作，促進了信息利用率的提升。

2.2 檔案信息電子化具有非直讀性的優點

整理電子檔案時，工作人員為了更好的區分種類會在每份文獻上都加上固定的編碼。光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的，因此相關信息就能夠進行加密等相關技術處理，在不了解加密與解壓等技術的情況下就無法進行其中信息的讀取操作。

2.3 檔案信息電子化后，內容信息可與其載體分離

它可以從這臺計算機傳輸到另一臺計算機，可以從一個載體復制到另一載體。電子檔案的內容是以數字符號的方式存在于不同存儲空間，不同于傳統的紙質檔案是原件，對傳統的檔案觀念提出了挑戰。

3 現階段我國檔案信息電子化管理工作面臨的主要問題分析

3.1 片面強調開發，忽略應用環節

一些部門過于注重電子檔案館藏數量，在相關工作開展之前并沒有做好檔案信息的分類等處理工作，在這種情況下就將檔案信息籠統的入檔保存，這樣以來，就為信息的后續檢索與使用造成了很大的麻煩，用戶需要浪費不少時間在信息的檢索以及分類上。

3.2 建設資金投入有限

充足的資金投入是保證所有工作順利完成的基本保障，但是現階段依然有很多部門不重視檔案管理工作，對其實現電子化建設的資金投入微乎其微，影響了檔案管理向電子化轉變的效率。

3.3 推廣的管理軟件品種過多

專業管理軟件過多首先對各地區檔案管理工作的統一與規范工作帶來了極大的困難，并且在信息共享方面也會產生一定程度的影響，現階段而我國應用軟件市場中所流通的檔案信息管理軟件多為單機版，這種軟件雖然占據價格上的優勢，但是卻無法與逐漸發展的信息化建設趨勢相適應。特別是那些在其推廣的軟件，目前來看嚴重缺乏網絡使用的拓展功能。

3.4 工作人員技術水平整體性不足

目前國內從事檔案管理工作的人員只有部分接受過專業性技能培訓，因此，專業技術整體水平還需要提升，很多基礎操作以及技術應用根部無法滿足工作要求，從而對檔案信息的電子化發展產生一定的不良影響[2]。

4 完善我國檔案信息電子化管理的具體措施分析

4.1 提高信息化建設意識

就目前而言，很多部門的檔案管理工作都面臨著建設資金短缺以及見效慢等相關問題，部分領導層對檔案信息電子化的建設工作缺乏了解，甚至覺得根本沒有改革的必要，這就為相關工作帶來了很大的難度。基于此，應通過各種宣傳方式來對此項工作所帶來的利益進行全面性的宣傳，以此為大家塑造器新興信息服務業的良好形象，從而提高當地社會公眾的檔案信息化意識。

4.2 拓寬資金投入渠道

我國的檔案工作具有很強的事業性，因此建設費用的投入主要來自于財政預算，想要拓寬資金渠道首先應從預算方面入手，將其列入地方信息化或電子政務建設規劃以獲得更多資金支持。但是通過這種方式獲取的資金支持畢竟有限，所以檔案管理部門還應想盡一切辦法，轉變投入機制，充分動員社會力量， “多元化”地建設檔案信息化工程。例如，通過和當地電信部門之間的溝通、交流與協作，取得網絡技術方面的無常支持，并爭取和大型IT 企業取得合作，通過該企業的跨地區形象及政策優惠獲取其資金、技術和資源服務等。

4.3 推廣規范化檔案管理軟件

軟件產品的選購與其他實物類產品的選購相比而言具有很大的差別，檔案管理工作軟件要具有足夠的市場穩定性和地區適應性，同時還要滿足實時升級需求。在軟件本市符合設計與應用標準的前提下對軟件所要應用地區的地方工作特色進行把握，保證兩者相匹配。隨著館內局域網、政務網、Internet 的迅速發展，檔案管理軟件越來越需要能夠適應網絡化操作。如果相關檔案管理部門依然應用單機版管理軟件，那么在OA 系統進行初期的電子信息的采集工作后想要完成后續的信息歸檔和信息管理工作，就一定要于單機版軟件和OA之間設置專用數據接口。但是現階段很多檔案管理部門所應用的信息管理軟件當中有很多都不具備這項擴展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網絡版檔案管理軟件勢在必行[3]。

4.4 對檔案信息管理工作的安全性加以注意

由于檔案信息的電子化管理具有一定的技術性，因此有必要做好信息安全的技術措施。特別是那些涉及到國家安全、商業秘密以及個人隱私等內容的檔案，針對這樣的檔案信息，首先在進行信息錄入工作的過程中一定要格外留心。同時還要注意提高操作系統和數據庫的使用安全，必要情況下要將相關檔案文件進行異地備份。維護數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞造成信息丟失。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目錄管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，從機制上提高檔案信息安全和檔案信息共享能力。

4.5 提高工作人員的專業技能

人員是技術的載體，針對工作人員技術水平不足的問題應通過加強專業技術培訓等方式予以有效解決，并在培訓過程中設置階段性技術考核，只有通過考試才能允許其重回崗位參與工作。以此提高工作人員的工作積極性與公祖熱情，通過計算機網絡專業技術的提高來實現傳統檔案管理向信息化檔案管理方式的快速轉型。

5 結語

綜上所述，實現檔案信息的電子化管理顯然已經成為一種必然性的發展趨勢，這種檔案信息管理方式具有高密度性、高快捷性以及高共享性等很多突出性特點，能夠更好的滿足當代檔案管理工作需求。但是求目前我國各地區檔案信息的電子化管理工作還面臨著很多問題。因此還需我們在實踐的過程中不斷發掘問題進行進行解決和完善，從而全面提高檔案信息管理工作的質量與效率，促進檔案管理事業得以更好的發展。

參考文獻

[1]趙弋戈.信息時代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010，（10）：34-35.

[2]王巖松.信息時代檔案電子化管理芻議[J].中國管理信息化，2015，18（13）：204-205.

[3]于柏云.淺議信息時代的檔案電子化管理[J].蘭臺世界，2012，（S4）：127-128.endprint