試論高校檔案管理存在的問題及解決措施

謝連賜

摘 要：高校檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，在高校管理中具有重要意義。高校檔案管理工作可以對學校處于各個階段的教學科研、編史修志以及行政管理等進行全方面的真實反映，有利于高校更好的發(fā)展。本文針對目前高校檔案管理中存在一些問題進行分析，并且提出了有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；問題；解決措施

1 高校檔案管理工作的重要意義

高校檔案管理工作在高校的日常管理中占有重要地位，可以說，高校檔案管理的水平和質(zhì)量直接影響了高校的辦學質(zhì)量。高校檔案可以為編史修志提供符合實際的材料，可以為教學評估和評價提供原始的數(shù)據(jù)，可以為教職員工宣傳教育教學提供有力的素材，可以說，高校檔案管理工作跟高校的發(fā)展具有密切聯(lián)系。現(xiàn)代社會講究依法辦事，根據(jù)規(guī)章制度辦事，高校檔案真實的反映了學校教職員工的各種信息，為依法辦事、依據(jù)規(guī)章制度辦事提供了依據(jù)，對于學校提高教學質(zhì)量具有重要意義。高校檔案相當于高校教職員工的憑證，具有權(quán)威性和真實性，可以為學校的教學建設(shè)、科學研究、教學質(zhì)量評估等等提供真實可靠的參考依據(jù)，高校檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)關(guān)系到高校管理能否正常實現(xiàn)，高質(zhì)量的高校檔案管理是高校管理工作的重要保障，高校檔案管理工作的優(yōu)化可以促進高校管理進程的加快，提高高校的辦學質(zhì)量和教學水平，有助于提升高校在社會中的競爭力，對于促進社會的全面發(fā)展具有重要意義。

2 高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理對于高校的長遠發(fā)展來說具有重要意義，為了提升高校在社會中的競爭力，必須要做好高校檔案管理工作，但是目前高校檔案管理工作中還存在一些問題，制約了高校檔案管理工作水平的提升。

1. 高校領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視程度不夠

高校檔案管理工作應該是一項長期性、連續(xù)性的工作，但是目前高校檔案管理工作缺乏這一發(fā)展原則，這主要是高校領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視程度不夠。在高校開展檔案管理達標工作時，工作人員加班加點的對檔案進行整理和升級，但是一旦達標任務完成，檔案管理工作馬上恢復到之前不管不問的狀態(tài)。還有一些高校領(lǐng)導對于檔案管理工作認識不清，參與程度不夠，沒有意識到檔案管理工作對于高校發(fā)展的重要性，有些人甚至錯誤的認為檔案管理就是保存一些沒什么用處的資料，并沒有認識到檔案室的實際作用，正是這種錯誤的認識阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展。

2. 高校檔案管理工作 的管理程序不完善

高校檔案管理工作中還存在缺乏制度化管理程序的問題，主要表現(xiàn)在以下四個方面：首先是對檔案的收集不規(guī)范，高校檔案管理的工作人員在收集檔案時，沒有一個完善系統(tǒng)的檔案收集制度，工作存在隨意性，教職員工檔案相交就交，不想交就不交，造成了高校檔案收集工作存在許多的漏缺。其次是檔案整理不規(guī)范，近年來高校發(fā)展十分迅速，教職員工的數(shù)量在不斷的增加，檔案管理工作越來越繁重，因此檔案管理部門也引進了一批新的檔案管理工作人員，但是這些剛進入的工作人員專業(yè)素質(zhì)水平不同，有的缺少實踐經(jīng)驗，造成了檔案管理過程中出現(xiàn)了很多問題。第三是高校檔案管理工作的領(lǐng)導設(shè)立不規(guī)范，現(xiàn)在高校檔案管理體系大多是獨立存在的，不受行政部門的管理，因為檔案管理部門的人員在進行某項工作時，需要直接向上級主管領(lǐng)導進行匯報，而一般高校檔案管理的主管領(lǐng)導都是由學校其他領(lǐng)導兼任的，本身的各項工作比較忙碌，檔案管理工作人員與領(lǐng)導溝通的時間有限，造成了許多檔案管理工作開展困難。最后是檔案利用管理不規(guī)范，主要是檔案外借之后，沒有如期歸還，這給其他工作帶來了困難。

3. 缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行改造

隨著科技的進步，我們的日常工作生活已經(jīng)離不開計算機，但是在高校檔案管理工作中，還是缺乏對辦公自動化軟件的應用，檔案管理和提供利用中對計算機網(wǎng)絡(luò)化的應用還比較少，落后的檔案管理手段給現(xiàn)代高校檔案管理工作帶來了困難。高校檔案管理工作中缺乏運用辦公自動化改造的原因主要有兩點：第一是部分高校領(lǐng)導對于檔案管理重要性認識不夠，在檔案管理辦公自動化改造方面投入較少，導致了高校檔案管理遲遲沒有實現(xiàn)辦公自動化，檔案管理工作效率低下。第二是檔案管理的工作人員大多年紀比較大，即使學校購買了先進的檔案管理設(shè)備，工作人員也不能夠熟練的掌握和操作這些設(shè)備，最后還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理辦法進行檔案管理工作，無法實現(xiàn)檔案管理的辦公自動化。

4. 高校檔案管理的人才匱乏

高校檔案管理中存在人才匱乏的問題，目前我國大多數(shù)高校檔案管理工作中都存在這一問題，這主要是因為早期高校對于檔案管理工作不重視，沒有注意培養(yǎng)檔案管理專業(yè)的人才，負責檔案管理工作的領(lǐng)導大多是其他崗位領(lǐng)導人兼任的，這就造成了目前高校檔案管理工作中存在很多不具備檔案管理專業(yè)素質(zhì)的人，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓，不能夠積極主動的學習新的檔案管理方法，造成了高校目前無法建立起一支高素質(zhì)、技術(shù)型的檔案管理人才隊伍，人才匱乏給高校的檔案管理工作造成了影響。

3 提高高校檔案管理工作水平的措施

1. 加強高校領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度

提高高校檔案管理的水，首先要做的就是加強學校領(lǐng)導對檔案管理工作的重視程度，讓領(lǐng)導意識到高校檔案管理對于高校發(fā)展的重要性，這樣才能夠?qū)⑦@種檔案精神傳達給教職員工。其次還要做好宣傳工作，向?qū)W校教職員工和學生普及檔案管理的重要性，讓大家都能夠積極配合高校檔案管理工作。還要做到完善高校檔案管理工作制度，讓檔案管理工作做到有法可依，有章可循，根據(jù)規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理工作，減少檔案管理工作中各種問題的出現(xiàn)，建立起從上到下層層監(jiān)督的體制。最后，要加強檔案服務意識，高校檔案管理工作具有重要意義，其主要原因就是檔案對于教職員工的發(fā)展非常重要，通過檔案可以清除的了解到教職員工和學生的個人履歷信息，通過檔案服務，實現(xiàn)各類檔案信息的資源共享，從而更好的促進學校人才儲備工作的發(fā)展，提高學校的社會競爭力。

2. 提高高校檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平

提高高校的檔案管理工作的水平，要注意提高高校檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平。檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，對高校檔案管理工作具有非常重要的作用，而要建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，就必須要加強對現(xiàn)在高校檔案管理工作人員的培訓，提高他們檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平，定期對管理人員進行新的管理方法和管理理念的培訓，不斷的豐富他們檔案管理的知識和方法。除了提高管理人員的專業(yè)技能之外，還要注意提高他們的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神，檔案管理工作對于高校的發(fā)展具有重要作用，工作人員必須要重視檔案管理工作，積極地投身到工作之中去，認真負責的對待自己的工作，不敷衍、不應付。

3. 規(guī)范高校檔案管理工作的標準

提高高校檔案管理工作的水平，還應該規(guī)范高校檔案管理工作的標準。規(guī)范高校檔案管理工作的標準程序，首先從收集檔案開始，就要有標準化的規(guī)范，對教職員工和學生的檔案收集進行明確的規(guī)定，杜絕出現(xiàn)檔案隨意不提交的現(xiàn)象，其次是對檔案進行整理組合，實現(xiàn)案卷的規(guī)范化，重新對檔案進行分類整理。最后對檔案的題名進行規(guī)范，保證檢索時查準率，按照規(guī)范序號進行查找，提高檔案利用的效率。

參考文獻

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