新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策

趙容

摘 要：近年來，隨著經濟的發展和時代的進步，各個行業都在發生變化，需要人們去變革。對于單位檔案管理工作也是如此，隨著新形勢的到來，一些管理方式出現了問題，例如管理工作得不到領導和工作人員的重視、缺乏專業的管理體制等等。面對這些問題，作為單位最重要的一項工作，需要管理者及時的發現問題，并予以重視，盡快解決問題，從而促進檔案管理工作的進行，提高檔案管理水平。本文就新形勢下檔案管理工作進行探究，首先闡述了新形勢下做好檔案管理的重要意義，其次，指出了新形勢下檔案管理工作中存在的問題，最后，針對這些問題，提出了一些相應的解決措施，以供參考。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；存在的問題；對策

伴隨著社會的發展，現在信息量大大增加，檔案管理工作壓力增大，其工作量也逐年增大。為了更好的提高管理水平，應對新形勢下的管理問題，管理者應該提高管理素質，增強管理意識，加大管理力度，以保證管理工作的效率，保證檔案的科學管理。另外，檔案管理工作作為單位發展過程的重要組成部分之一，其出現的問題不容領導人員忽略。因此，在新形勢下，為了提高檔案管理工作的效率，促進其規范化進行，就要采取一些措施解決這些問題。

1 新形勢下做好檔案管理的重要意義

在新的形勢下，對于一個單位而言，做好檔案管理工作極為重要與關鍵。這是因為，檔案管理是單位日常工作和管理的重要組成部分，也是提高單位工作質量和效率的首要前提與基礎，更是維護單位發展進程真實面貌的集中體現。而對檔案進行科學化、規范化的管理，則是衡量一個單位管理水平和發展成果的重要標準。一般而言，單位檔案資料都詳細記載了單位在發展進程中的成果、經驗與不足，對于研究本單位的發展成果、經驗和全面發展提供了第一手詳細的資料，也是科學分析，揚長避短，研究制定單位科學發展的重要依據。只有做好了檔案管理工作，才能為單位的領導者、決策者和管理者及時了解單位整體情況，及時調整發展戰略等提供準確詳細資料，為促使單位全面快速發展提供決策依據。另外，在新的形勢下，做好檔案管理工作，有利于社會各方面更加準確地認識、了解單位的發展情況，為單位與社會各方面進行協調、溝通與交流夯實基礎。由此可見，做好新形勢下的檔案管理工作，對于促進經濟社會全面快速發展、不斷提升單位的市場競爭能力等具有積極的作用。

2 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視，人員變動頻繁

由于受固有觀念和傳統思想的束縛，有相當一部分領導對檔案工作重視不夠，往往是口頭重要，行動上次要，對檔案工作的開展造成了相應的難度。一些基層單位對檔案工作不抓不管，放任自流，整個工作全憑管理人員的自覺性。一些單位對檔案工作所需經費難解決檔案工作設備得不到更新，用品、用具得不到保證，甚至一些單位對檔案工作的規定視而不見，遲遲不能按規定配備工作人員，導致單位檔案工作人員換了一茬又一茬。人員變動頻繁，對業務素質提高造成了極大的影響。

2.2 檔案管理體制不健全

在新的形勢下，很多單位往往只重視日常管理以及其它業務工作管理，從而忽視了單位的檔案管理工作，導致單位本身在檔案管理方面存在敷衍應付、流于形式等不良現象。另外，由于一些單位對檔案管理的重要性認識不夠，并沒有把檔案管理納入單位的日常工作來進行管理，造成了單位在檔案管理體制上較為滯后。值得一提的是，一些單位沒有配備專門的檔案管理人員，體制機制也不夠健全完善，監督檢查和督促指導明顯不夠，檔案管理與單位日常工作存在脫節等現象，管理機制也必然不盡健全完善。

2.3 檔案管理人員缺乏專業知識，素質較低

目前，很多從事檔案管理人的員都缺乏專業的管理知識、技術和理念，對現代化的信息技術知之甚少，也缺乏能力去接受、學習、掌握這些技術。而且，還有很多檔案管理人員都只是滿足于現狀，管理能力和業務水平等也都遲遲不能提高。這也是導致檔案管理工作效率低的主要原因之一。

3 新形勢下提高檔案管理工作效率的相應措施

3.1 強化單位檔案管理意識，提高其重視程度

一是單位領導首先要重視檔案管理工作，從而分配工作能力強、具有高度責任意識的人員進行檔案管理，并制定相應的崗位責任制度。適當加大資金的投入力度，將檔案管理需要的基礎設備落實到位。二是檔案管理者要強化業務培訓，提升對檔案管理的認識。三是檔案部門要強化宣傳工作，一方面讓所有員工都重視檔案管理工作，并給予一定的支持和配合，另一方面要呼吁社會各界支持檔案的管理工作，全面強化對檔案管理的認識。

3.2 建立健全檔案管理制度，促進其完善

完善的檔案管理制度是開展檔案管理工作的有效保障，是充分發揮檔案利用價值重要基礎。檔案管理部門應該依照國家檔案管理的有關原則和規定，再結合自身的實際發展情況，制定相應的檔案管理原則和管理制度：依照《檔案法》和《保密法》制定《檔案管理工作崗位職責》、《檔案管理制度》、《檔案保密制度》以及《檔案借閱制度》等，依照制度明確檔案管理每位工作人員的職責和權限，確保檔案管理工作順利開展，一旦出現問題也能及時找到相應負責人。嚴格要求所有工作人員將各項制度貫穿到檔案工作的始終，并鼓勵檔案工作人員相互監督，確保所有制度都能落到實處，發揮出相應的作用，為檔案管理工作的順利、高效開展奠定基礎。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓力度，促進其素質的提高

檔案管理員素質、能力的高低對檔案管理工作有很大影響，所以必須要強化檔案管理人員的培訓工作。一是培養檔案管理人員的素質，規范他們在檔案管理工作中的行為，并樹立科學的檔案管理理念和思想。二是強化對檔案管理業務的培訓，讓管理員認識到此工作的重要性，給予他們更多的實踐機會，提升他們檔案管理業務水準。三是培養檔案管理人員的能力，主要是對計算機、辦公軟件、網絡等的使用能力，進而不斷提升檔案管理的效率和質量。

4 結束語

總而言之，檔案管理工作在單位的發展過程中起到十分重要的作用，因此該工作需要引起領導的重視，同時為了促進檔案管理工作的規范和高效，還應該提高管理人員的素質。另外，為了適應新形勢下檔案管理工作的需求，還要建立健全檔案管理制度，進而使得圖書檔案管理工作切實做到有效化與規范化，最終達到檔案管理的根本目標。

參考文獻

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