淺析如何做好采供血機構的檔案管理工作

張紅

摘 要：檔案管理是采供血管理工作的一個重要環節。檔案的零散殘缺會導致管理單位無法追溯血液來源，使日常管理陷于被動；檔案的混亂更會導致管理單位無法進行采供血量、檢驗合格率、血液報廢率等的分析，工作質量無法提高。本文主要就采供血檔案管理存在的問題及如何規范優化作一次嘗試性的論述。

關鍵詞：采供血；檔案管理；對策

1 采供血檔案管理中存在的問題

1、檔案管理重要性未引起足夠重視。采供血管理部門往往重視保障臨床供血以及血液質量，而對相應檔案管理的作用和地位缺乏了解，認識不足。單位缺少檔案管理工作崗位，也嚴重缺乏專職的檔案管理人員。專業文件檔案資料往往是單位下屬各部門各自為政，不成體系；存檔也只是流于形式，集中堆放，不能物盡其用。

2、檔案管理體系不明晰、不完整。完整的檔案種類繁多，但往往缺乏科學的檔案目錄框架體系作支撐，檔案資料處于多而無序的狀態。同時，隨著采供血計算機檔案管理軟件的逐步運用，專業文件檔案的類別和軟件中模塊的分類往往不能呼應，給檔案的查詢和校核造成了困難。

3、采供血檔案管理缺乏統一的規范標準。不同地區的采供血管理部門往往采用各自不同的檔案管理方式，分類方式、操作細則、考核辦法等也各不相同。不利于采供血檔案的規范化管理；也不利于資源整合，無法建立采供血數據分析體系，對采供血全過程進行動態監控；更難以找出存在的問題及發現潛在的風險，及時采取措施，達到持續改進的目的。

2 做好采供血檔案管理工作的對策

1、強化檔案管理意識

檔案管理是采供血系統管理不可或缺的重要組成部分，發揮著不可替代的重要作用。因此，采供血管理部門必須廣泛宣傳檔案工作的重要性，增強全體采供血工作人員的檔案管理意識，使大家充分認識到檔案工作關聯著采供血體系的每一個環節，關聯著對采供血數據的分析和潛在問題的及時發掘。采供血管理單位要從實際出發，創造條件，安排專職人員，從事檔案管理工作，負責對接采供血各階段、各部門在日常工作中產生的檔案資料，并進行及時的整合和處理，從檔案管理的角度把采供血的全過程有機地整合起來，充分發揮檔案資料的積極作用。采供血管理單位要加強對檔案管理人員的定期培訓，及時學習先進的管理理念和具體做法，更好地完善檔案管理工作，防患于未然。

2、推廣計算機管理軟件輔助檔案管理

采供血管理單位要在紙質檔案為主，手工操作的基礎上，推廣運用計算機軟件檔案管理輔助系統，充分利用計算機管理的優勢，實現檔案管理的自動化、網絡化和現代化。計算機輔助系統檢索快捷，只要輸入檔案關鍵詞，就能及時得到結果；管理方便，能夠幫助檔案管理人員整理、組卷、編制目錄，提高工作效率，減少工作差錯；借閱靈活，借閱單位、借閱人、及借閱期限的查詢管理靈活便捷；便于保存，不需要接觸檔案原件，有效地避免了原始檔案的損傷，延長了原始檔案的壽命。同時計算機輔助系統也能簡單便捷地進行采供血數據整合和分析，是對傳統檔案管理模式的有效補充。采供血管理單位只有在紙質檔案和計算機軟件相輔相成的基礎上，才能有針對性的、更智能地做好檔案管理工作。

3、細化檔案管理的立卷分類工作

采供血管理單位日常工作中形成的檔案資料種類繁多，系統復雜，為了做好檔案管理工作，應該事先就明確好檔案的分類大綱及立卷類目等，做到有的放矢。總的來說，采供血管理單位涉及的比較完整的檔案分類一般包括文書檔案、專業檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案及電子檔案等。而以其中的專業檔案為例，也應該明確地下分為業務綜合類、血源管理類、血液檢測類、成分單采類、成分制備類、質量管理類、血液供應類、血液采集類等等。只有分類明確清晰，才能做好日常資料文件的對號入座，避免檔案管理雜亂無章的局面。

4、計算機管理模塊需服從檔案分類體系

采供血檔案管理計算機輔助軟件目前種類不多，但沒有統一的標準，往往是根據管理部門的不同需求而設計出的不同的產品。而管理部門、編程單位主觀上對檔案分類認識的差異性，直接導致了輔助軟件中模塊設置的偏差，也很容易造成模塊中電子文檔資料與專業文件資料各自為政，成為兩個獨立系統，不能發揮兩者相輔相成的作用。可見，計算機輔助系統中的模塊必須在認真科學確定檔案分類體系的基礎上，一一對應地來設立，既可以優化采供血的管理體系，又能在應對法律糾紛時，便捷地找到計算機系統中的電子檔案，從而便捷地找到該電子檔案所對應的專業文件檔案，提供有效的法律證明材料。

5、采供血檔案管理宜統一標準

目前，各中心血站及基層血站采供血檔案管理模式、水平參差不齊、隱患較多、無章可循的狀態。而我國關于采供血的規范、辦法中對檔案管理的具體要求也較少提及，例如，在《血站質量管理規范》中僅有11.1條款中提及“應建立、實施記錄管理程序和檔案管理程序?！焙?1.3條款中提及“獻血、檢測和供血的原始記錄應至少保存十年”。針對此類情況，建議采供血上級主管部門對此類情況進行調研摸底，在現有相關法律法規的基礎上，整理出臺采供血檔案管理的操作細則，將各地有差別、有爭議的一些做法進行磨合統一。例如，明確采供血過程中每一個環節需要歸檔的內容明細以及保管期限、明確檔案收集制度、明確采供血計算機檔案管理軟件模塊的規范化設置、明確保密管理要求，明確針對采供血管理部門的考核辦法等等。

3 結語

采供血檔案檔案管理工作是一項專業性、機密性較強的工作，是獻血者及血液信息的重要載體，是采供血管理單位的主要信息來源。我們必須重視采供血檔案管理工作，不斷規范管理水平，提升管理質量，高效、協調、有序地管好用好檔案，才能在更大程度上為臨床醫院決策、應用提供重要的基礎依據，才能有效地提高醫療管理水平、促進整個采供血機構的發展。

參考文獻

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