關于企業文書檔案的管理實施研究

摘 要：在社會經濟的不斷發展中，各個領域的企業建設都取得了全新的突破，擁有了更好的發展機遇和前景。對于企業而言，檔案管理現代化是提升檔案管理質量，拓寬管理途徑的主要方式，而企業文書是企業檔案管理中的一項關鍵組成，所以就要強化企業文書檔案的管理，確保企業文書檔案管理能夠緊跟時代的發展步伐和方向，為企業的管理提供更多的可能，從而促進企業實現可持續發展。

關鍵詞：企業文書；檔案管理；研究與分析

企業文書檔案是企業檔案管理中的一項重要組成部分，在企業的工作和發展中具有十分重要的作用。在開展企業文書檔案管理工作中，要創建健全的檔案文書工作機制，這樣就能夠降低檔案管理人員的勞動強度，促進工作效率，確保企業文書檔案管理能夠緊跟時代的發展趨勢，促進企業更好更快的發展。

1 增強企業文書檔案管理意識

當前的企業檔案管理意識實質上指的是創新和優化意識，這也是其在社會檔案意識中的關鍵部分，企業檔案意識的主要來源就是員工對檔案的認知程度，以及對檔案的需求程度。企業檔案意識是實現企業檔案管理最優化的基礎，其中主要包括三個等級：第一是企業決策層，企業的決策層能夠為檔案管理工作在物質、組織等方面提供支持，決策層對檔案管理的政策方針以及支持程度等方面都與企業檔案管理的深度有著直接的影響和關聯；第二是中層領導干部，他們對企業文書檔案工作具有一定的理解，對檔案工作存在的價值和作用以及管理方式掌握的比較具體，也是決定文書檔案管理的主要力量；第三是檔案管理人員，他們是檔案的主要管理者和維護者，同其他部門的聯系和溝通也最為頻繁，對檔案的重要作用也有一定的認知，能夠掌握和理解文書檔案的各項需求和管理方式，他們的意識和工作能力等對企業檔案管理質量有著決定性的影響。

2 增強文書檔案管理水平

2.1 強化規范性管理

實現檔案工作管理的規范性是檔案管理工作的重點，也是加強檔案事業不斷發展的確切保障，做好文書處理工作實質上就是促進檔案工作規范化的前提和基礎。所以，要做好文書工作與檔案工作的規范性連接，強化部門間的溝通與協作，充分的做好收集等方面的工作，創建科學合理的管理機制在工作程序中著手。具體而言，首先要將公文制法把握好，公文制發是促進方案工作規范性的基礎條件，公文是檔案的前身，而檔案室公文的歸宿，二者之間是相輔相成的關系。所以，要加強公文的制作，嚴格的按照公文的制定和相關要求來發送公文。其次，要加強檔案的分類管理工作，對文書檔案歸檔和整理嚴格的執行，進而提升歸檔的質量。最后，要根據企業的實際情況，合理的利用計算機技術，強化文書檔案管理和歸檔工作的有序進行。

2.2 強化信息化管理

現階段，計算機技術取得了快速的發展，計算機技術在企業的工作中也得到了更好的應用，對促進檔案管理實現現代化具有重要的意義。企業檔案管理信息化程度與企業檔案管理信息化建設之間有著必要聯系。企業文書檔案管理人員在實際的工作中樂意運用計算機技術來創建健全的信息，利用系統，實現檔案圖、聲、文的一體化歸檔、整理、存儲和傳輸，縮小了企業檔案的占用空間。將已經存在的檔案目錄進行數字化整理，建成目錄查詢系統，結合檔案用戶的實際需求來自行選擇，更好的實現資源的共享。利用計算機技術也能夠將檔案案卷題名、存儲位置、借還時間等及時且準確的記錄，實現檔案流通全過程的自動化。此外，通過建立網上檔案服務平臺，在信息預覽條件允許的基礎上，就能夠實現企業內部資源的運用和查閱，創建有利的條件，提升企業文書檔案管理水平。

2.3 一體化管理

企業文書檔案一體化管理實際上就是結合文件運動周期理論，將已經完成的文件管理以及項目檔案管理歸檔在一個系統中，按照統一的標準和規劃來進行，建立緊密的關聯，實現相互促進，相互發展的目的。從文件材料形成開始，就要結合檔案管理的各項要求來進行，更好的保證文件案卷的質量。文檔管理一體化對于企業文書檔案管理而言，具有十分關鍵的作用，能夠促進檔案的收集更加完整、準確和安全，能夠實現對文檔超前的合理控制，提升信息檢索的有效性，促進工作效率，增強人、財、物的有效運用，也是日后文書檔案管理的發展趨勢。所以，現代化的文書檔案管理中要實現電子文件和紙質文件的同時歸檔，這樣就能夠相互促進，實現文書檔案管理的現代化。

3 增強企業文書檔案管理的重要作用分析

3.1 是提高企業經營質量的關鍵

對于企業而言，要想實現企業經營質量的穩定和提升，就要實現對企業各項信息的綜合性管理，不斷的提升信息管理程度，滿足企業在發展中的實際需要。根據現階段企業文書檔案管理的具體情況來看，文書檔案已經逐漸成為企業提高經營質量的關鍵，對整個企業的經營都具有實質作用，確保企業經營管理的成效。

3.2 對提升文件管理水平具有重要意義

企業文書檔案管理主要針對的是重要文件，這些重要文件直接決定了企業未來的發展走勢，對提升企業管理質量，促進企業發展而言具有重要的作用。所以，現階段企業文書檔案管理中，文件管理質量與文書檔案管理質量之間有著必然的聯系，對提升文件管理質量而言具有重要意義。

4 企業文書檔案管理的要點分析

4.1 企業文書檔案管理要主次分明

為了進一步提升企業文書檔案管理的質量，要在重點文件管理中實行分類管理，保證在文書檔案管理過程中的主次分明，進而更好的滿足企業的實際需要。根據這一情況，在開展企業文書檔案管理工作中，要進行文件的梯度管理和分類管理，滿足文書檔案主次分明的實際要求，提高企業檔案管理的整體效果，實現企業的全面發展。

4.2 要做好重點文件的管理

結合企業文書檔案管理的能力情況以及企業文書檔案管理所容納的限度，在實際的企業文書檔案管理工作中不可能對每項管理的面面俱到。根據這種情況，企業方面要對文書檔案管理做好重點文件的管理工作，對文件按照實際需求以及重要程度上做出考量，進行確切的劃分，提出具有針對性的具體對策，從而提升重點文件的管理質量水平，滿足企業的實際需求，促進企業的更好更快發展。

5 結束語

綜上所述，在企業的實際管理工作中，要想促進經營管理，就要結合企業的實際情況，認真的開展文書檔案管理工作，將文書檔案工作進行細致的劃分，強化對這項工作的理解和認識，將企業的發展作為文書檔案管理的具體目標，在實際的管理過程中做好規劃，充分的利用先進技術，做到管理的規范性和一體化，這樣就能夠促進企業實現可持續發展。

參考文獻

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作者簡介

張艷（1971-），女，漢族，黑龍江省大慶市人，黑龍江省大慶市第一采油廠信息中心，文書檔案員，助理館員職稱，主要從事研究方向：文書檔案管理。endprint