試論企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理研究

摘 要：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案記錄了企業(yè)自身在生產(chǎn)運(yùn)營過程中的經(jīng)濟(jì)狀況，是企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料。具有一定的經(jīng)濟(jì)利益和法律意義。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸以及保管工序在進(jìn)行過程會(huì)形成新的特點(diǎn)，因此我們在工作中需要進(jìn)行分析和總結(jié)，研究檔案的經(jīng)濟(jì)利益和法律意義。分析會(huì)計(jì)的檔案工作的要組成部門，對(duì)管理方式進(jìn)行研究，填補(bǔ)檔案管理工作中的漏洞，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的工作流程。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；管理

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的涵蓋范圍較廣，管理方向和管理特征具有一定的包含性。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告都屬于專業(yè)的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理資料。是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，在應(yīng)用過程中也反應(yīng)出資源和證據(jù)等重要因素。會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃而言至關(guān)重要。它為企業(yè)投資人員提供詳細(xì)的檔案管理資料，一方面保證企業(yè)決策的正確性，為決策投資以及資金運(yùn)算提供數(shù)據(jù)資料，另外也維護(hù)企業(yè)的健康發(fā)展。綜上所述，對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作十分重要。

1 會(huì)計(jì)檔案管理的概念

1.1 管理內(nèi)容

企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理過程中，需要了解企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況、在運(yùn)行過程中了解企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)決策提供參考依據(jù)，對(duì)企業(yè)的運(yùn)行狀況以及工作記錄做出分析，進(jìn)而將財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行貫徹，順利完成財(cái)務(wù)管理報(bào)告，將管理憑證、涉稅資料進(jìn)行記錄，這對(duì)企業(yè)的管理運(yùn)營至關(guān)重要。

1.2 工作特點(diǎn)

（1）整體性：進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，需要對(duì)企業(yè)的各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)做出分析，了解企業(yè)在工作過程中的業(yè)務(wù)往來，以季度以及年度作為分類標(biāo)準(zhǔn)，貫徹企業(yè)的檔案管理理念。企業(yè)的會(huì)計(jì)憑證不是獨(dú)立的，而是企業(yè)在年度生產(chǎn)中的會(huì)計(jì)檔案整體工作內(nèi)容，它也是實(shí)踐會(huì)計(jì)檔案管理工作的工作內(nèi)容和工作前提。

（2）規(guī)律性：企業(yè)按照一定規(guī)律進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，對(duì)運(yùn)營活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，制作報(bào)表。在進(jìn)行會(huì)計(jì)活動(dòng)是，需要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性，經(jīng)營過程中，準(zhǔn)確掌控?cái)?shù)據(jù)資料，分析企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的數(shù)據(jù)資料。在這種狀況下，會(huì)計(jì)檔案管理工作和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之間就存在一定的聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，相互依存。

（3）穩(wěn)定性：檔案管理具有穩(wěn)定性，管理方式復(fù)雜，管理內(nèi)容種類繁多?？偟膩碚f，基本組成成分主要分為以下幾個(gè)方面，那就是會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及會(huì)計(jì)報(bào)表。從在使用功能的角度來說，它具有較好的穩(wěn)定性，這和企業(yè)其它檔案的屬性有著很大的不同。

（4）特殊性：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案具有一定的工作特殊性，它記錄了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，反饋出了企業(yè)在經(jīng)營管理過程中的歷史資料，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作而言，很多數(shù)據(jù)都是不可再生的。它有著特定的格式和固定的條例，這是和其它檔案管理項(xiàng)目的有很大區(qū)別性。在企業(yè)的檔案管理工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作也是極為特殊的存在。

2 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的歷史遺留問題

2.1 會(huì)計(jì)檔案的保管方式不規(guī)范

很多企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案沒有按照企業(yè)的檔案管理要求進(jìn)行檔案歸檔，檔案由會(huì)計(jì)人員或是檔案管理人員自行保管。部分單位沒有成立綜合檔案室，這樣就造成企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作人員來說，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類，之后交由專人審核，進(jìn)行檔案歸檔。在在實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)程中，由于企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的理解不夠深刻，為了減少工作中出現(xiàn)的麻煩，就要求會(huì)計(jì)人員自行的進(jìn)行檔案管理，另外由于個(gè)別單位的檔案管理箱不夠充足，就容易造成檔案隨意存放的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

2.2 會(huì)計(jì)檔案在立卷上的工作失誤

對(duì)于一些單位而言，部分檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理裝訂存在工作誤區(qū)。又沒有很好的對(duì)檔案進(jìn)行封貼，蓋章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目也存在填寫不全的現(xiàn)象。這樣就會(huì)讓很多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件等資料出現(xiàn)混亂放置的現(xiàn)象。活頁賬簿沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行封面填寫，會(huì)計(jì)報(bào)表在各月分散存放，沒有建立清晰的會(huì)計(jì)賬目，也沒有在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行移交時(shí)按冊進(jìn)行清點(diǎn)，這樣就造成檔案出現(xiàn)管理漏洞和管理誤區(qū)。會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行移交和查閱等工作時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一定的工作困難。另外企業(yè)對(duì)部分無用檔案的銷毀不及時(shí)會(huì)造成企業(yè)管理工作過程中的工作檔案累積過多，檔案無處存放的現(xiàn)象。

3 提升企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理水平的有效策略

3.1 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷

對(duì)企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。按照會(huì)計(jì)憑證對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類裝訂，封貼裝訂線，在封貼處加蓋會(huì)計(jì)檔案管理人員的印章。另外進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要保證檔案封皮表面內(nèi)容的完整性，進(jìn)行檔案裝訂時(shí)，需要按照月份依次進(jìn)行檔案裝訂。將裝訂憑證放入檔案盒中，認(rèn)真記錄檔案盒中的工作管理內(nèi)容，按照年度對(duì)方案進(jìn)行封存。

將活頁賬簿的空白頁取出，在已設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)科目中對(duì)無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁進(jìn)行保留，由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行核對(duì)，完成核對(duì)后對(duì)賬頁進(jìn)行保留，按年度將會(huì)計(jì)報(bào)表順利編寫，在編寫過程中分別填寫會(huì)計(jì)月報(bào)表以及會(huì)計(jì)決算表，分別按照保管期限做出區(qū)分，最后裝訂成冊。

3.2 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管方式

對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管時(shí)，需要規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管方式，建立綜合的會(huì)計(jì)檔案保管科室，由財(cái)務(wù)部門對(duì)辦理相關(guān)的工作手續(xù)，進(jìn)而完成檔案的移交工作。企業(yè)需要建立綜合檔案管理科室，這樣可以對(duì)企業(yè)的檔案管理方式進(jìn)行更好的經(jīng)營，由專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

另外進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要配置專門的柜箱進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，保證檔案在被使用過程中的防盜、防火、防霉工作，防止檔案遭到非人為因素的破壞。對(duì)已離任的檔案管理人員進(jìn)行工作確認(rèn)。保證會(huì)計(jì)檔案管理部門順利的將檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，做好會(huì)計(jì)檔案的管理移交，檔案室或財(cái)務(wù)部門不得單獨(dú)進(jìn)行檔案保管存放，而檔案部門進(jìn)行檔案管理時(shí)也需要進(jìn)行業(yè)務(wù)核對(duì)，將會(huì)計(jì)檔案交局檔案室進(jìn)行保管。進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，制定嚴(yán)格的檔案移交手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作順利完善的落實(shí)下去。

3.3 會(huì)計(jì)檔案保管期限的設(shè)定

設(shè)定合適會(huì)計(jì)檔案保管期限，單位各部門執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理辦法，在檔案保管期限內(nèi)，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行工作規(guī)定。在會(huì)計(jì)檔案保管期滿后，需要及時(shí)對(duì)多余會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀。由本單位的會(huì)計(jì)部門出具銷毀意見，由會(huì)計(jì)科室的工作人員共同進(jìn)行鑒定。經(jīng)過嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案審核時(shí)，需要經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行嚴(yán)格審查，由上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后處理銷毀檔案，銷毀前對(duì)檔案進(jìn)行反復(fù)校對(duì)，避免漏銷，錯(cuò)銷的會(huì)計(jì)檔案管理工作失誤出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，需要注意財(cái)務(wù)管理工作中的工作細(xì)節(jié)，對(duì)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)做出分析，分析工作中容易出現(xiàn)的失誤，探索工作管理環(huán)節(jié)，提升會(huì)計(jì)人員的綜合管理素質(zhì)。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，它是企業(yè)的一種工作文化也是企業(yè)特有的工作形式。加強(qiáng)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理方式可以提升企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平，讓企業(yè)在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下更好的發(fā)展。

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作者簡介

吳燕（1964-），女，漢族，黑龍江省五常市人，黑龍江省大慶市第一采油廠信息中心，會(huì)計(jì)檔案員，助理館員職稱，主要從事研究方向：會(huì)計(jì)檔案管理。endprint