信息時代對科技檔案信息化管理的思考

摘 要：當前我國處于信息化高速發(fā)展的時代，科技檔案信息化管理與現(xiàn)階段信息化時代檔案管理要求之間存在相應的差距。本文通過對信息時代對科技檔案信息化管理的思考，探析信息時代開展科技檔案信息化管理中存在的主要問題，并對信息化管理的做法進行分析，以此來提高科技檔案信息化管理的實際水平，促進科技檔案信息化管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：信息時代；科技檔案；信息化管理

當前科技管理水平的提升需要通過科技檔案管理來加強，隨著現(xiàn)階段我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理中得到有效應用，使得檔案管理的基本要求也發(fā)生了相應的變化。通過信息網(wǎng)絡技術(shù)來加強科技檔案管理，能夠有效提高檔案管理水平，是現(xiàn)階段科技檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文以下首先對現(xiàn)階段科技檔案管理的基本現(xiàn)狀展開分析，再對檔案信息化管理的主要措施展開探析，有針對性地提升當前科技檔案信息化管理水平。

1 現(xiàn)階段科技檔案管理的基本現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段我國社會各個領(lǐng)域發(fā)展較快，科技檔案管理能夠真實記錄一個單位內(nèi)部科技發(fā)展的主要歷程，儲備了較多的重要數(shù)據(jù)信息，在分析科技發(fā)展以及未來科技綜合方面的建設具有重要作用。科技檔案管理的綜合效率以及管理水平能夠真實展現(xiàn)出組織管理效率，是新時期不同行業(yè)進行檔案管理的創(chuàng)新所在。隨著我國科學技術(shù)的快速發(fā)展，當前我國已經(jīng)邁入了知識經(jīng)濟的時代，科技檔案信息管理的重要性不斷顯現(xiàn)，在檔案管理以及相關(guān)制度完善等方面得到了有效加強。但是根據(jù)當前相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析可以看出，目前大多組織科技檔案信息化管理水平較低，還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，有大多數(shù)檔案因為受到傳統(tǒng)管理方式的限制，自身的社會價值得不到有效展示，不方便相關(guān)部門對其進行有效管理，長期發(fā)展下去，各類科技檔案資源得不到有效應用，從而導致資源大量浪費，逐步發(fā)展下去便很難適應信息化時代對檔案信息化管理的基本要求。

從當前信息化時代科技檔案信息化管理實情中可以看出當前管理工作中存在以下的主要問題。首先科技檔案管理模式較為落后，已經(jīng)不能全面適應新時期檔案管理工作的基本要求，此外信息化時代下大多單位檔案管理都加強了資金的投入，完善了硬件設施和軟件設施的配備。加上當前社會發(fā)展的各個領(lǐng)域?qū)τ谥R科技的要求較高，科技檔案的分類以及歸檔等實際工作任務較重，還是采取過去傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展的基本需要。其次當前科技檔案管理方法較為落后，科技檔案管理的主要內(nèi)容是對大多單位科研工作的內(nèi)容進行管理，科研工作自身具有較強的周期性以及長期性等基本特征，與科學研究、項目試驗等環(huán)節(jié)相互聯(lián)系，所聯(lián)系的內(nèi)容學科較多。在這樣實際情況下如果不通過科學化的案例，會使得檔案管理工作出現(xiàn)混亂無序的局面，影響管理工作的有序開展。

最后，科技檔案管理的專業(yè)化能力較低，目前科技檔案的完整性主要表現(xiàn)在真實記錄了相關(guān)科學研究活動的全過程，加上當前信息化手段在檔案管理工作中的全面應用，使得傳統(tǒng)檔案的記錄方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，開始通過錄像、圖像、設計圖等全新的方式進行記錄。此類新形勢的出現(xiàn)為管理活動帶來了巨大壓力，使得管理工作的專業(yè)化能力有效提升，但是現(xiàn)階段大多單位的科技檔案管理能力還存在較大不足。通過對以上基本現(xiàn)狀要素進行綜合分析，科技檔案管理工作中實際管理能力較差，檔案管理工作實際投入不足，人力資源較為短缺等問題[1]。

2 信息時代對科技檔案信息化管理的措施探析

信息時代背景下加強科技檔案信息化管理的主要目的是通過網(wǎng)絡、計算機以及海量的數(shù)據(jù)信息等，在符合國家相關(guān)規(guī)定的前提下，通過各類信息技術(shù)來全面提升科技檔案的管理能力，使得科技檔案資源能夠有效整合、開發(fā)和利用，現(xiàn)階段要想更好地提升科技檔案信息化管理能力，可以從以下的內(nèi)容進行[2]。

首先，可以借助信息化的手段實現(xiàn)科技檔案的檢索、立卷以及標引等工作。信息時代實現(xiàn)科技檔案管理的自動檢索和編目使信息化管理的基本要求，其中科技檔案的自動編目使將科技信息通過收集進行整合錄入到數(shù)據(jù)庫中。不同檢索工具能夠生產(chǎn)不同的目錄和索引，通過信息技術(shù)能夠提高編目的速度，使得管理工作的質(zhì)量有效提升。自動化檢索是通過對檔案進行分類編號，創(chuàng)建相關(guān)搜索的關(guān)鍵詞等，使得相關(guān)人員能夠在最快的速度下獲取所需的資料，實際檢索的準確性更高，能夠使得使用人員的各方面需要有效滿足。當前借助計算機能夠進行自動立卷，是計算機對檔案目錄中的相關(guān)文件數(shù)據(jù)等聯(lián)系在一起綜合組成案卷，對案卷中的不同文件進行排列編號，從而使得立卷的速度和質(zhì)量全面提升，增強了檔案管理的整體效率。當前對科技檔案進行自動標引主要是通過計算機對檔案的信息進行劃分，對檔案不同的內(nèi)容進行分析，提出具體的分類號，通過自動標引能夠適度檔案管理工作效率顯著提升，對于數(shù)據(jù)庫的建設也至關(guān)重要[3]。

其次，通過信息時代的相關(guān)技術(shù)手段能夠?qū)n案管理工作中借閱、編制以及實際保管等工作實現(xiàn)自動控制。科技檔案的實際借閱以及統(tǒng)計工作任務量較重，不便于相關(guān)工作人員展開管理工作。通過信息化的方式能夠?qū)崿F(xiàn)自動借閱管理，對檔案實際使用情況進行全面記錄、歸檔等，根據(jù)記錄的情況來加強自動化管理。通過信息技術(shù)，使得當前科技檔案的借閱管理工作更加完善，不僅全面提升了相關(guān)從業(yè)人員的工作效率，更便于檔案的借閱管理，其中工作的重點主要在以下的環(huán)節(jié)中。通過信息化計算機技術(shù)，能夠進一步加強對科技檔案的管理以及編輯分析，對所管理檔案的原文內(nèi)容進行分類和檢索，能夠更好地促進文字編輯等工作的有效開展，加強對檔案資料編制和研究工作的開展。在對不同的科技檔案進行管理的過程中，加強檔案管理的實際控制也至關(guān)重要，計算機技術(shù)能夠?qū)n案進行自動化管理，使得管理數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容更加完善。此外當前信息技術(shù)能夠建立有效監(jiān)控管理系統(tǒng)，當檔案管理環(huán)境中發(fā)生了相應故障之后能夠進行及時反饋，便于自動化檢測與管理系統(tǒng)的有效構(gòu)建[4]。

最后，相關(guān)單位需要進一步加強信息檔案管理人才的培育，信息時代不斷提升科技檔案管理的效率則需要不斷強化信息人才教育。基礎(chǔ)人才是提高管理工作的前提也是實現(xiàn)資源價值提升的主要力量，也能夠促進信息時代科技檔案管理工作長遠發(fā)展的主要推動力量。所以目前需要加強人才的培育，使得各項管理活動有序開展，這不僅能夠科技檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，還能起到一定的社會效益[5]。

3 結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段我國信息技術(shù)發(fā)展較快，目前科技檔案管理工作中將不斷融入信息技術(shù)的實際應用，所以相關(guān)檔案管理部門需要積極采取各項有效措施，加大相關(guān)資金的投入，完善配套的硬件設施和軟件設施，使得信息檔案能夠有效保存，并且使各項數(shù)據(jù)資料在后續(xù)的工作中能夠得到全面的開發(fā)和利用，使得科技檔案管理的現(xiàn)代化水平有效提升，對于各行業(yè)的整體發(fā)展具有重要意義，此外也能進一步提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻

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[4]蘇美玲.信息時代科技檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務，2017（7）：86，88.

[5]付琳琳.電子信息時代如何加強檔案信息化建設[J].黑龍江科技信息，2015（27）：155-155.

作者簡介

鐘鋮（1978-），漢族，男，山東臨沂人，本科，助理館員，研究方向：醫(yī)院綜合檔案管理。endprint