新形勢下規劃檔案管理的思考與發展

馬奇敦

摘 要：隨著國家經濟的不斷發展，城鎮建設的步伐也不斷的向前邁進，這對規劃設計院的發展提出了更高的要求，也對規劃檔案管理工作提出了新的要求。如何利用規劃檔案資料為城市規劃設計發展，是當前規劃設計檔案的重要職能。本文筆者就當前規劃檔案管理的現狀，結合自身的一些思考和想法，談談新形式下如何有效做好規劃檔案管理工作，希望對規劃檔案管理工作的發展提供一些淺顯的幫助和參考。

關鍵詞：新形勢；規劃；管理；發展

1 引言

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

2 當前規劃檔案管理工作的現狀

2.1 管理行為與過程缺乏規范

據筆者查閱相關的資料和調查研究，我國很多規劃設計單位，對于城鎮規劃設計檔案的管理缺乏有效的管理行為制度與措施。很多規劃設計單位，雖然在檔案管理的制度上有較為嚴謹的管理框架，然而很多時候這樣的管理制度和規范往往成為了規劃設計單位對外展示的“花瓶”。管理行為與過程缺乏規范性，是制約當前規劃設計單位檔案管理長效發展的重要因素。

2.2 管理思維與模式僵化

新形勢下，中國的發展正處在一個關鍵的時期，所在在規劃的檔案管理中，應該切實的以當前我們發展的情況和現實要求為基礎，來不斷的完善相關的工作內容。然而，在很多工作的過程中，相關的檔案管理工作人員思維與模式相對僵化，未能因地制宜的靈活開展工作。傳統的管理模式與思維依然是很多檔案管理人員思維的重點，數字化、信息化、電子化的檔案管理思維與理念需要進一步的提高和落實。

2.3 檔案管理隊伍建設的亟待性

新世紀以來，我國城鎮建設的量和質在不斷的提高，對于規劃的工作也提出了更多的要求。然而，很多地方的規劃缺乏專業素質高、檔案管理能力強的高素質檔案管理隊伍，這是制約當前規劃檔案管理成效的重要因素。由于缺乏專業的檔案管理模式和隊伍，很多時候一些重要的檔案資料和文件往往面臨這損毀和丟失的風險；檔案管理過程經常會出現問題。

3 新形勢下規劃檔案管理的發展

3.1 強化思想認識，提高檔案認知

規劃相關主管部門要強化相關檔案管理人員的思想認識，提高檔案管理人員對于檔案管理的認知，鼓勵和引導他們為規劃檔案管理工作提出建議和意見，推動規劃檔案管理的健康持續發展。只用從思想上把檔案管理人員的認知提高，才能從行動上促進檔案管理人員落實檔案管理工作職責和職能。思想認識是行為開始的源泉，實踐證明，只有充分的提高了每一個管理人員的思想認識，才能不斷的提高他們對于檔案管理的認知和感知度。

3.2 落實規劃檔案管理制度，創新檔案管理工作模式

作為設計院本身，要充分的落實檔案管理制度，用制度管人，用制度約束人，推動檔案管理工作的穩步推進。激發和鼓勵檔案管理工作人員創新工作模式，對于在工作中有突出表現的應給予肯定和獎勵，規范設計院檔案管理工作流程，落實設計院對于檔案管理的基本要求。比如設計院可以定期或者不定期的組織各種檔案管理類的講座、競賽活動，并且嘗試著“走出去”，與其他相關單位檔案管理人員一起，分享檔案管理的心得體會、交流檔案管理中遇到的問題和阻礙、探討如何有效的提高檔案管理成效等，這樣的管理制度與過程有利于設計院檔案管理人員全面的拓展自身的檔案管理思維，創新檔案管理工作模式。

3.3 制定并落實科學的考核和評價制度

任何管理工作都離不開良好的制度和規范作為保障。在規劃檔案管理工作中，相關的主管部門應該切實的制定和落實相關的制度和規范措施，規劃在檔案管理工作中，要科學的制定和落實考核和評價制度。要把設計院檔案管理人員的工作內容、工作態度、職能表現、業務創新能力、檔案管理能力、服務精神等都納入到考核和評價制度中去，并且把考核的結果與職稱、晉升等關系到管理人員切身利益的事項聯系起來，全面的推動設計院檔案管理穩步推進。在落實考察制度時，要切實轉變傳統過程中的評價模式，避免好的制度最后成為“花瓶”淪為形式主義。

3.4 信息時代下檔案管理人員的成長與發展

新形勢下，信息科技的發展，對各行各業的發展都帶來了深遠的影響。信息時代，檔案管理人員可以利用豐富的在線教育資源、方便的在線教育平臺、多元化的信息資源等為提高自身檔案管理素養、優化檔案管理模式、豐富檔案管理閱歷等服務。比如，現在檔案管理人員可以利用信息時代的優勢，不僅可以參與在線的檔案管理課程教育，還可以通過互聯網與全國各地的檔案管理人員交流檔案管理過程、分享檔案管理心得，全面的提高自身的檔案管理能力，為推動規劃設計院檔案管理隊伍的建設與發展做出貢獻。

4 結語

總之，提高當前規劃檔案管理工作成效至關重要。作為一名規劃檔案管理人員，一定要腳踏實地，從崗位要求和職責入手，充分發揮自身的主觀能動性和工作積極性，樹立良好的工作認識，結合新形勢下檔案管理的發展和優勢，不斷的創新自身的工作模式和工作過程，為規劃檔案管理工作的發展打下堅實的基礎。

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