檔案管理工作與討論

王淑軍

摘 要：檔案工作是各項管理工作的重要組成部分，中央領(lǐng)導同志曾經(jīng)指出“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。”這充分說明了檔案工作在建設(shè)中國特色社會主義事業(yè)中的重要地位、重要使命和重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；責任

近年來，根據(jù)形勢發(fā)展和工作要求，堅持一切從實際出發(fā)，明確分級管理責任，制定和執(zhí)行工作計劃，并認真組織實施，全面、準確、真實地整理保存好各種檔案。切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，確保就業(yè)失業(yè)人員檔案管理工作順利和深入的開展，本人就檔案管理工作做一總結(jié)。

1 歸檔與整理情況

檔案管理是用文字、標本、影像等手段對事物的歷程及發(fā)展進行記錄、搜集、分類、整理、存放、保管、查詢等方面的綜合體現(xiàn)，做好檔案管理工作是十分重要的。

本人自參加工作以來，與檔案管理工作就有千絲萬縷的聯(lián)系，特別是自2004年以來，本人從事和分管就業(yè)人員登記、失業(yè)職工檔案審核管理、就業(yè)前失業(yè)后人員的職業(yè)技能培訓、開發(fā)就業(yè)崗位安置就業(yè)困難人員、靈活就業(yè)人員檔案代理、核發(fā)符合條件人員補貼等工作。這些工作的開展都離不開檔案。

1、培訓檔案方面

職業(yè)培訓檔案是反映參培人員技能水平和申請培訓補貼的可靠依據(jù)，在審計工作中發(fā)現(xiàn)檔案材料分類不明確、張頁缺失、記錄不全等問題，為規(guī)范管理，下決心整順檔案，我單位向檔案局領(lǐng)導匯報后，區(qū)檔案局派技術(shù)人員來我中心定點培訓機構(gòu)，手把手進行指導，歷時一月有余，從考勤、試卷、課時、教師聘請、學員登記、證書發(fā)放、補貼申請等每一方面進行材料收集、分類、裝訂、歸檔等工作，按照標準共立卷200余份。在后期的審計和上級業(yè)務(wù)部門工作檢查中，檔案工作得到了肯定和表揚，并被上級業(yè)務(wù)部門樹立為標桿，接待各縣市區(qū)培訓機構(gòu)學習交流30余次。到目前培訓機構(gòu)標準立卷800余卷。

2、失業(yè)職工檔案方面

企業(yè)職工失業(yè)后，檔案轉(zhuǎn)移到失業(yè)職工管理科管理，因企業(yè)職工失業(yè)后，國家為保證符合條件人員在失業(yè)的一定時期內(nèi)享受到培訓補貼和生活補助等優(yōu)惠政策，由于歷史原因，在繳納社會保險上，又分為實行全員合同制前的統(tǒng)籌繳納和實行全員合同制后的單位繳納、個人繳納部分，這在計算待遇上就要分清視同繳納和實際繳納的分界線，由于企業(yè)檔案管理水平的差異，在移交檔案時存在檔案記錄缺少、檔案重復、整理凌亂等現(xiàn)象，在使用檔案核定待遇上帶來了很多不便和麻煩，針對存在的諸多問題，單位領(lǐng)導決定抽調(diào)專門人員，在區(qū)檔案局技術(shù)人員的指導下，首先整理出樣本，對現(xiàn)存檔案逐一梳理，同時制定了檔案接收、整理、歸檔制度，統(tǒng)一檔案袋、統(tǒng)一順序、統(tǒng)一目錄、借閱轉(zhuǎn)移記錄明確的，部分信息錄入計算機，通過以上措施為日后工作帶來了極大便利，為服務(wù)群體節(jié)省了時間，現(xiàn)存失業(yè)職工檔案5600余份，年流轉(zhuǎn)3500余份。

3、代理人員檔案方面

代理人員檔案范圍，主要包括靈活就業(yè)人員、大中專畢業(yè)生、企業(yè)整體代理人員。這部分人就業(yè)方式多樣，流動性大；有的大中專畢業(yè)生就業(yè)后學生檔案覺得無關(guān)緊要，不與就業(yè)檔案一起存放；有的檔案在此，異地就業(yè)。所以死檔、重復建檔嚴重，檔案內(nèi)容記錄不全。針對實際，我們首先分類分片存放；并參照失業(yè)職工檔案標準統(tǒng)一進行了整理、歸檔；對檔案重復的張頁予以剔除，剔除張頁單獨存放，做好記錄，便于以后查找；對于缺失的予以補齊；對新接收的檔案要求企業(yè)或個人按標準整理好，給以接收存檔。現(xiàn)存代理人員檔案23000余份，年流轉(zhuǎn)檔案3000余份。

4、檔案室建設(shè)及檔案管理制度建立

在檔案局技術(shù)人員的指導下，依據(jù)檔案室創(chuàng)建標準，購置檔案密集架80余組，并購置配備了除塵、除濕、防火、攝影、攝像、計算機、復印、打印等設(shè)備設(shè)施，并按照標準統(tǒng)一歸檔存放，制定了人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項制度，完善了各種登記薄和臺帳。現(xiàn)存代理檔案23000余份，年流轉(zhuǎn)3000余份。被評為省級一級檔案室。

2 存在的問題

1、檔案管理人員人手缺少

由于隨著社會的發(fā)展，人們對檔案的認識越來越重，建立檔案的人員越來越多，加重了檔案管理人員的工作負擔，現(xiàn)有人員已滿足不了檔案份額的增速。

2、檔案室使用面積狹小

由于各類檔案歸檔數(shù)量大量增加，檔案室使用空間越來越窄。

3、流動人員檔案歸檔范圍、收集方式缺乏創(chuàng)新

由于部分檔案托管人員，需要時尋找查閱檔案，不需要就置之不理，對自己的工作信息不能及時進入檔案，使用時查找不到。

3 建議與設(shè)想

1、全區(qū)整合資源，各部門、各單位檔案存放統(tǒng)一場所，檔案管理人員統(tǒng)一分配使用，搭建統(tǒng)一的管理平臺，建立電子檔案，逐步實現(xiàn)信息資源共享。

2、積極引導各單位密切配合，互通信息，減少一人多檔、重復建檔現(xiàn)象，充分使用場地、空間。

3、加大政府投入，增加和培訓檔案專業(yè)人才。endprint