淺析畢業生檔案管理工作的問題與對策

程成

摘 要：隨著我國社會經濟的發展和教育改革的推進，大學生就業問題逐漸成為社會關注的熱點話題，然而，在大學生就業過程中發揮重要作用的畢業生檔案卻沒有引起足夠的重視，高校畢業生檔案還存在收集整理不完善，檔案流轉不規范，檔案信息局域化等問題，給人力資源服務中心的畢業生檔案管理工作也帶來了許多困難。本文通過分析畢業生檔案管理過程中存在的問題及其原因，提出完善人力資源服務中心畢業生檔案管理工作的有效途徑，以期探索在新形勢下畢業生檔案管理的發展趨勢，建立健全檔案管理模式，提高現代化檔案管理水平，從而進一步滿足現代社會的發展需要。

關鍵詞：人力資源服務中心；畢業生；檔案管理

畢業生人事檔案由學籍檔案轉變而來，是畢業生個人信息的重要載體，全面、準確地記載著畢業生的經歷、思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業生綜合素質的重要依據。近年來，涌入社會的大學畢業生越來越多，全國各地的人力資源服務中心接收到的畢業生檔案也越來越多，在管理大學畢業生檔案的過程當中出現了很多的問題。因此，不斷加強人力資源服務中心對畢業生檔案的創新管理，提高管理水平和質量，對人才資源開發乃至社會經濟發展都有十分重要的意義。

1 畢業生檔案管理工作中存在的問題

（一）各高校檔案收集整理不規范，裝訂難

由于畢業生檔案來自不同的高校，學生檔案的收集整理不嚴格、不規范的現象較為普遍，不同學校所使用的檔案袋不統一，檔案資料所用的紙張材質、大小也各不相同，因此人力資源服務中心的檔案管理人員在整理這些學生檔案時，出現了裝訂難的問題，在存放檔案時，出現檔案袋入柜難的問題，這給人力資源服務中心對畢業生檔案的管理效率和工作質量造成了很大的影響。

（二）每年畢業季檔案集中到達，錄入難

近年來，涌入社會的大學畢業生越來越多，高校畢業生檔案也越來越多，每到畢業季，集中移交到人力資源服務中心的檔案更是數不勝數，這時候，人力資源服務中心檔案管理工作人員配備不足的情況就更加明顯，加上目前人力資源服務中心的檔案信息化管理水平不高，造成畢業季高校畢業生檔案錄入難的問題。

（三）檔案信息局域化，共享難

目前，大部分畢業生的檔案是直接由學校移交到畢業生戶籍所在地的人力資源服務中心，而很多畢業生并沒有回到戶籍所在地的人力資源社會保障局報到，導致他們的人事檔案被棄置，還有很多畢業生在檔案被轉回戶籍所在地的人力資源社會保障局以后就不再管了，導致他們的人事檔案不能及時更新，造成在人力資源服務中心里，出現大批被遺棄或喪失真正價值的畢業生檔案，給檔案管理帶來極大的不便。

2 畢業生檔案管理中存在問題的原因

（一）高校對學生檔案的管理體制不完善

大學生畢業前檔案的整理、保存是由各高校來完成的，但大多數高校沒有按照“分級管理、分級負責”的原則，導致畢業生檔案的收集整理不標準、不規范。在畢業生檔案的轉寄等方面的工作也不盡完善，一些學校允許學生將檔案自行帶走，在此過程中就可能會發生自行拆封檔案袋的情況，后期畢業生到人力資源服務中心報到或者辦理接轉檔案的時候，還會經常出現代辦的情況，給人力資源服務中心的后續管理造成困難。

（二）畢業生本人對人事檔案不重視

隨著市場經濟的發展和人才流動外部環境的逐步寬松，組織人事政審工作相對減少，不少畢業生就認為人事檔案的作用不大了，一些在私企、民企、外企等沒有人事主管權的單位就業的大學生，更是抱著一種人事檔案可有可無的態度置之不理，殊不知將來政審、調資、出具證明、職稱晉升等均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的錯誤認識，導致畢業生檔案內容不能及時更新，甚至出現大批棄置檔案，給人力資源服務中心的檔案管理帶來了混亂。

（三）檔案管理信息化水平相對落后

目前，人力資源服務中心的檔案管理仍然以傳統的手工操作為主，整檔工序繁瑣復雜，加之每年都有大批新的畢業生檔案及材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量重復性的勞動，使得檔案管理人員根本沒有時間和精力來考慮開發檔案的卷內信息。即使使用計算機管理，也僅限于名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力不能完全發揮出來，沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低下等問題。

3 完善畢業生檔案管理工作的對策與措施

（一）提高畢業生檔案的信息化管理水平

第一，人力資源服務中心檔案管理部門的工作人員在最初接收畢業生檔案時就要把畢業生檔案中的相關信息都錄入到計算機的檔案管理系統中；第二，在平時對畢業生檔案的管理過程中，如果有畢業生提取過存檔檔案或者在這期間又提交了后續檔案材料等，檔案管理人員應該在計算機的檔案管理系統中及時對存檔的學生檔案進行增減或修改；第三，人力資源服務中心的財務和主管部門都要提高對畢業生檔案管理工作的重視程度，加大資金投入，加強硬件和軟件的完善，實現人力資源服務中心檔案管理的信息化建設。

（二）充足人力，增加檔案管理專業人員

一是根據實際需要，適當的增加人力資源服務中心畢業生檔案的管理人員，積極引進專業的管理人才，真正解決畢業季檔案集中到達，錄入難的問題；二是加強對學生檔案管理人員的信息技術培訓，提高檔案管理人員的專業素養和業務水平，只有檔案管理人員成為具備熟練的信息技術水平、豐富的工作經驗以及全面的專業素養的全能型人才時，才算是檔案管理人員的綜合素質和專業素養得到了整體的提高，才能夠加快實現畢業生檔案的高效管理。

（三）強化檔案流轉過程的規范性和嚴密性

一方面要建立健全檔案管理工作的責任追究制度并嚴格執行，嚴格按照相關的手續和流程把畢業生檔案管理的責任追究制度落實到位，對于檔案流轉過程當中出現的違規行為要嚴肅處理，追究責任。另一方面，人力資源服務中心要提高檔案管理效率，減輕工作壓力，提高服務質量，就要加強對畢業生檔案管理工作的宣傳力度，提高高校和畢業生對人事檔案重要性的認識，從而提高對檔案的重視程度。

（四）進一步完善檔案管理方式

要想實現對畢業生檔案管理的規范化，就要實現檔案管理人員對檔案管理方式的統一化，實現檔案管理的一致性、規范性。檔案管理人員可以根據時間來對畢業生檔案進行歸類，如果畢業生檔案數量很大的話，還可以采用分級分類的方法進行歸類，如可以先將檔案按照檔案所投的時間歸一次類，再根據檔案的來源地區進行二次歸類，從而方便查找。在完善了檔案管理方法之后，人力資源服務中心對畢業生檔案的管理工作的效率和質量就能得到很大的提高。

4 結語

隨著經濟社會的快速發展和高等教育水平的不斷提高，對畢業生檔案管理工作的要求必將越來越高，人力資源服務中心作為畢業生檔案的管理部門，只有堅持不懈的創新與發展，在新形勢下探索完善畢業生檔案管理的有效途徑，建立健全檔案管理制度，建立高效的檔案管理模式，加強對畢業生檔案管理重要性的宣傳，不斷提高人力資源服務中心畢業生檔案管理工作的效率和質量，才能使畢業生檔案發揮其真正的作用，為社會人力資源建設提供更加有效的保障。

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