淺談有效提升初中學校檔案管理效能的對策

田園

摘 要：一般而言，初中學校的檔案管理主要有收集資料、整理、鑒定、歸檔等幾個方面的內容，其主要目的是為學校教師、學生等提供可信的檔案信息服務。新的時代背景下，檔案管理工作已成為較為專業化、復雜化的系統工作，尤其在檔案管理現代化的發展要求下，初中學校檔案管理工作面臨著新的挑戰和機遇。

關鍵詞：初中學校；檔案管理；效能提升；有效對策

1 前言

檔案工作是辦好一所學校的重要基礎性工作。它是反映學生和教師在校期間各方面情況的第一手資料庫，它是學校從事教學活動、學校管理，發展教育事業的基石。為此，我們既要充分認識檔案工作的重要作用，又要研究當前初中檔案工作中普遍存在的問題，制定做好學校檔案工作的對策，有效提升學校檔案管理水平與效能。

2 有效提升初中檔案管理效能的對策

中學檔案管理能反映學生生活的完整性，為學校的日常管理提供幫助，加強學生的思想工作，把握學校教育的方向，促進學校管理水平的提高起著重要的作用。同時，檔案資料也為職工的績效考核提供了客觀、有效的依據。它促進了學校的公開公平競爭，調動了職工的積極性和主動性。隨著教育事業的不斷發展和進步，檔案工作得到了進一步的鞏固和加強。檔案管理不僅為學校領導的決策提供依據，而且在外部信息交流中發揮著重要作用。只有做好檔案管理工作，才能保證檔案工作與教學管理的緊密銜接，有效地做好各項服務工作。

2.1 加強重視，提升檔案管理水平

首先，學校要重視，充分認識到檔案管理是學校的一項基礎性工作，及時制定一套學校檔案管理的規章制度。第二，學校應確保行政部門負責根據實際情況提交檔案，并負責及時記錄本科生宿舍的日常記錄。再次，學校檔案工作人員要加強監管，常規文件，負責會議的部門檔案人員學習會，學習有關檔案管理文件和檔案，并提出根據要求的新情況、新問題，工作中出現，使他們逐漸熟悉文件管理、更科學、更規范的檔案工作奠定基礎的學校。

2.2 建立健全學校檔案管理制度

在初中檔案管理工作中，管理體制極為重要，它關系到檔案管理工作的順利、規范、高效開展。因此，初中學校應建立系統的工作，人的觀念，在他們的基本需求的全面分析，建立和完善檔案管理制度，并采取相應的措施，實現了系統，讓學校檔案管理系統可以保證標準化和檔案管理的可行性。另一方面，初中應建立檔案管理責任制，不同的檔案管理工作劃分為相應的員工手中，并不斷強調員工崗位意識、監督管理工作中玩忽職守，責任現象，做出相應的處罰，當管理人員完成工作任務制定相應的獎勵當。另一方面，建立完善的聘任制，在選拔人才、引進競爭、綜合人才方面更加完善。本文試圖招聘高素質、高技能的人事檔案管理人員，以確保檔案管理工作能夠實現現代化和信息化。在選擇一個崗位的領導時，讓全體員工競爭，選擇最佳，實現崗位匹配。

總之，在新的時代背景下，在新的初中檔案管理發生了變化，傳統的粗放型管理系統已經不再適用，對初中相關領導應充分認識到這一點，建立健全檔案管理制度，加強執法，讓管理系統應有的功能，促進檔案管理的規范化和理性發展，提高整個學校的可持續發展。

2.3 創新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術的飛速發展，使傳統的生產方式和生產方式發生了巨大的變化，傳統的檔案管理模式和檔案管理平臺已不能適應社會發展和時代的需要。對現代科技文明的積極利用，數字檔案管理的創新手段，提高檔案管理的信息化水平，是必經之路實現檔案管理的可持續發展，是提高服務質量和效率的重要途徑。

初中檔案管理信息化的目的是充分利用現代信息技術輔助學校檔案的管理更加科學，合理和有效，減少重復勞動，提高質量和效率的檔案管理。學校檔案管理工作量大，勞動強度高，重復性工作枯燥，通過信息技術可以解決這些重復的、經常性的數據和信息管理，保證信息過程的正確性和及時性。同時，學校檔案管理信息化也有效地降低了檔案管理成本，檔案保存要求更加寬松，便于檔案的檢索和應用，具有良好的經濟效益和使用效率。

2.4 拓展檔案管理平臺，構建檔案信息數據庫

檔案信息數據庫是計算機存儲設備中合理存儲、共享、共享和組織的一組相互關聯的信息文件。檔案信息數據庫平臺建設是充分利用數字信息技術，實現學校檔案數字化、網絡信息傳輸和信息資源共享，進一步提高檔案管理水平，檔案管理是一個重要的措施來促進現代化和信息化改造。

首先，通過數字檔案館的過程，將檔案信息轉化為計算機識別二進制代碼，并將這些數字代碼統一存儲，在一個文本文件格式中，將圖像文件格式、音頻文件格式或視頻文件格式轉換為數字信息。其次，將數字化的信息轉換成數據庫管理平臺，進一步進入機器可讀的數據錄入，校對過程需要嚴格的檢查，以保證數據庫中存儲的數據的準確性，完全是計算機的識別。第三、數據庫文件的業務方面的內部調整（1），包括簡化固結，采用一系列的方法來簡化文件有序，從而解決了系統要求和檔案管理混亂的利用之間的矛盾，容易找到和使用檔案管理單位；（2）深化搜索工作，提供高效便捷的檔案信息服務；（3）數據存儲和保護，數據庫存儲載體應配備防塵、防塵、抗磁性和電力設施，嚴格防范計算機病毒，保證數據的安全性。

3 結語

隨著時代的進步和形勢的變化，檔案管理工作也要順應社會信息化的發展。管理者應借鑒現代管理理念，提高技術和管理知識水平，要為檔案利用創造條件，使學校檔案資源成為社會的寶貴財富，促進學校的發展，學校的歷史顯示提供了有價值的信息。

參考文獻

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