中小學檔案實現電子化管理的分析

摘 要：計算機技術領域發展使檔案管理逐漸向現代化和科技化方向邁進，目前我國中小學階段檔案管理也應用了此項技術，并且取得了一定成績。本文就當前我國中小學階段檔案管理中存在的校領導對檔案管理重視程度不夠、檔案管理工作規范水平較低以及檔案管理資金投入力度較差等方面問題進行了簡單介紹，重點對中小學檔案管理電子化發展進行分析，希望能為關注這一領域的人士提供一些參考意見。

關鍵詞：中小學檔案管理；管理資金；電子化管理

隨著我國國民經濟的發展以及科學技術水平的提高，社會各領域對于檔案管理電子化發展領域的重視程度也越來越高。當前我國中小學檔案管理已經被納入學校工作規劃以及管理制度體系當中，并且檔案管理相關領域部門以及工作人員已經明確了崗位職責。重點加強中小學檔案管理的布置、驗收、檢查和總結等任務，全面強化中小學檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率，優化檔案管理工作成果。

1 中小學檔案管理現存的問題

1.1 中小學校領導對檔案管理重視程度不夠

學校檔案見證了學校的發展歷史，是學校各項活動的真實記錄，也是廣大師生的真實縮影。因此，學校檔案管理工作十分重要。但目前我國大部分地區許多中小學學校領導對于學校檔案管理重視程度不夠，尤其是學生檔案的建設。大部分地區中小學學校通常將工作重點放在了教學環節，將學生的學習成績和升學率放在首位，忽視對學生檔案管理的地位。因此大部分地區的中小學形成了“抓升學不遺余力，抓教學滿腔熱情，抓檔案管理淺嘗輒止”的現象。雖然個別領導在口頭上重視中小學檔案管理，但在實際工作環節未能真正做到提高檔案管理在教學工作領域的工作力度，甚至在實際工作環節檔案管理工作沒有專門人員進行操作[1]。

1.2 中小學檔案管理工作規范水平較低

近年來，國家教育委員會已經制定出了《關于普通高等學校檔案管理辦法》等相關規定，對普通高校中的學生檔案管理工作進行了詳細的規定，但對于中小學檔案管理項目還沒有十分明確的規定和要求。因此，我國部分省市和地區相關教育行政部門僅憑借以往的工作經驗，對中小學檔案進行相應的管理。雖然一些地區已經針對中小學教師業務以及檔案信息收集等方面下發了相關的文件，但對于學生檔案管理環節仍存在較大的缺失。例如，一些偏遠地區中小學校內沒有專門的檔案管理室，依靠各班班主任對學生檔案進行管理，容易造成檔案遺失。

1.3 中小學檔案管理資金投入力度較差

目前在我國大部分地區中小學辦學投資力度不足現象較為普遍，尤其在偏遠地區和農村地區的中小學建校問題都很難得到解決。據相關資料顯示，我國農村地區中小學辦學資金短缺問題十分嚴重，在我國某省市的有超過三千名小學生背著課桌去上學，這充分體現了中小學教育資金十分匱乏。此類學校學生上課需要自備桌椅，由此可以推斷出，學生檔案管理工作更無法得到有效保障。中小學學校缺少辦學資金，直接導致檔案管理工作無法順利開展。

2 中小學檔案管理電子化分析

2.1 加強檔案管理組織領導

根據國家教育委員會對于中小學檔案管理的工作要求，中小學檔案管理工作必須被全面納入到學校辦學和相關工作計劃當中，同時需要在管理制度當中明確檔案管理工作相關工作人員的工作職能和責任。要想確保中小學檔案管理相關工作順利進行，就必須加強學校領導對于此環節的重視力度。例如，我國某地區的中小學檔案管理相關工作進行時，校領導就嚴格按照相關要求，設立檔案室及指定專人負責檔案工作，以及配備檔案室的防火、防盜、防潮、防塵以及防蟲等相關設備。做到有校領導牽頭，有專人負責，確保檔案工作科學規范運作，分步實現中小學檔案電子化管理。此外，該地區中小學校領導還對檔案管理電子化作出相應調整，將檔案管理逐步納入到學校電子信息自動化管理網絡系統當中，為檔案管理配備最高端的電子信息數字化管理系統，完善校內電子化信息網絡環境，為檔案管理創造出最適合的電子信息化網絡。同時，該地區校領導還對檔案管理相關電子計算機設備進行更新換代，以先進的設備配合中小學檔案管理系統，在機型的選擇方面滿足同校內網絡自動化信息管理系統相一致的原則，選擇容量大的機型設備，提高中小學電子檔案網絡管理效率，確保中小學檔案安全性與保密性[2]。

2.2 加大檔案管理資金投入

中小學檔案管理效率的提高，除了提高中小學學校領導對于檔案管理工作的重視程度，還需要在資金和設備上加大投入，確保檔案管理工作能順利進行。中小學基礎教育是我國教學體系中的重要組成部分之一，處于教育體系中的關鍵位置。因此將中小學教育工作真正落到實處，切實完善中小學教育體系和教育制度，能為社會的發展以及民族的進步輸送大量高素質的復合型人才，全民解決我國國民經濟發展以及社會進步中人才短缺的問題。因此，在中小學教育階段，需要重視對學生的管理力度，從學生檔案管理工作著手，強化學校的辦學能力，提高中小學辦學水平和辦學效益。例如，我國某地區的中小學就增設專項資金，加大對學校檔案管理工作的投入力度，優化校內資源的配置，提高中小學校內檔案管理工作的能力。此外，該地區學校還利用專項資金，對中小學檔案管理相關工作人員進行培訓，以確保工作人員對現代化的檔案管理系統和檔案管理設備操作能力得到有效提升。中小學學校通過加大資金投入力度，可以全面優化學校對于檔案管理工作的能力，促進中小學學校更加電子化、規劃化、制度化、系統化、科學化和人性化的檔案管理工作。

2.3 動員社會關心中小學檔案管理工作

國家在“十二五”計劃當中已經全面指出要加強對中小學教育管理力度，并且明確指出對中小學教育工作關心有利于提高我國文化強國發展目標。據教育部2016年全國教育事業發展統計公報顯示，全國共有中小學25.45萬所，學生人數更是達到1.6億以上。因此，面對數量和規模都十分龐大的中小學在校生數量，其檔案管理工作量也相應變得十分巨大，需要社會各界積極配合，幫助各地區的中小學檔案管理工作順利開展。教育行政部門和相關組織單位需要全面提高社會各界以及新聞媒體對于中小學教育的關注力度，同時對社會群體的教育觀、用人觀和成才觀進行優化引導，促進教育理念的創新。社會各界對于中小學教育工作重視程度的提高，有利于學校在進行檔案管理工作時，提高可操作性全面升級檔案管理電子化程序。例如，我國某地區企業就積極響應國家號召，將企業內部淘汰的計算機經過維修仍能繼續使用的機型，免費贈送給偏遠地區的中小學檔案室；還有一部分地區企業為當地中小學檔案管理室研發配套檔案管理系統，提高檔案管理的科學性和電子化程度。通過將企業中先進的技術設備應用到中小學檔案管理工作當中，可以促進中小學檔案管理工作有效性提高。

3 總結

綜上所述，現階段我國中小學檔案管理已經基本實現電子化管理，雖然在應用過程中已經實現了普遍性和應用性，但仍然存在著諸多問題。中小學對傳統檔案管理的科學性進行了提升，擺脫了傳統整卷查找檔案管理的工作弊端，有效提高了中小學檔案管理的工作效率，降低檔案管理人員的工作壓力，為加強檔案管理安全性，建設科學電子檔案管理系統作出新的貢獻。

參考文獻

[1]尉洪信.農村中小學的電子檔案管理[J].科技資訊，2011，（25）：241.

[2]謝憶靜.學生電子學籍應實行檔案化管理[J].浙江檔案，2009，（02）：41-42.

作者簡介

余志勇（1978-）男，廣東臺山人，職稱：檔案系列館員，研究方向：中小學檔案管理。endprint